Is XRechnung mandatory for B2B invoices in Germany?

From 1 January 2025, all German VAT-registered businesses must be able to receive structured e-invoices (XRechnung or ZUGFeRD). The obligation to send structured invoices applies to businesses with over 800k EUR turnover from 1 January 2027, and to all businesses from 1 January 2028.

What is the difference between XRechnung and ZUGFeRD?

XRechnung is a pure XML format (UBL or CII syntax) used primarily for B2G invoicing and EDI pipelines. ZUGFeRD is a hybrid format: a PDF/A-3 file with embedded XML. Both implement EN 16931. For human readability, ZUGFeRD is often preferred. For machine processing and B2G submissions, XRechnung is the standard.

How long must invoices be retained in Germany?

German law (HGB 257 and AO 147) requires 10 years of retention for invoices and related accounting documents. The archived document must remain unchanged and verifiable for the entire retention period.

Przeglad e-fakturowania UE

B2G aktywne od 2020 / B2B od 2025

Przewodnik e-fakturowania Niemcy

XRechnung, ZUGFeRD, Leitweg-ID, mandat B2B Wachstumschancengesetz i wymogi przechowywania przez 10 lat. Wszystko, czego potrzebujesz, aby fakturowac niemieckich nabywcow i przestrzegac prawa.

Standard

XRechnung / ZUGFeRD

Podstawa prawna

Wachstumschancengesetz

Obowiázek odbioru

1 Jan 2025

Obowiázek wystawiania

2027 / 2028

Harmonogram mandatu

Aktywne

2020

B2G obowiazkowe (federalne)

XRechnung przez Peppol obowiazkowe dla wszystkich faktur do federalnych organow niemieckich.

Aktywne

1 sty. 2025

B2B obowiazek odbioru

Wszystkie niemieckie firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT musza byc w stanie odbierac ustrukturyzowane e-faktury. ZUGFeRD i XRechnung sa obydwa dopuszczone.

Nadchodzace

1 sty. 2027

B2B obowiazek wystawiania (przychody powyzej 800k EUR)

Firmy z rocznym obrotem powyzej 800k EUR musza wystawiac ustrukturyzowane faktury. Zwykle pliki PDF nie sa juz akceptowane w B2B.

Nadchodzace

1 sty. 2028

B2B obowiazek wystawiania (wszystkie firmy)

Wszystkie niemieckie firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT musza wystawiac ustrukturyzowane e-faktury. Przejscie jest zakonczone.

Exceptions: Wyjatki: faktury ponizej 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen), bilety komunikacji publicznej oraz faktury dla nabywcow niezarejestrowanych jako podatnicy VAT (prywatnych) sa zwolnione z wymogu formatu ustrukturyzowanego.

XRechnung vs ZUGFeRD: ktory potrzebujesz?

Oba formaty implementuja EN 16931 i sa prawnie rownorzedne dla celow B2B zgodnie z Wachstumschancengesetz. Roznica tkwi w strukturze i przypadku uzycia.

XRechnung

+ Czysty XML (skladnia UBL lub CII), idealny do potokoow EDI
+ Wymagany dla B2G (federalny, stanowy, miejski)
+ Przesylany przez siec Peppol lub PEPPOL-DE
- Nieczytelny bez dedykowanej przegladarki
- Wymaga Leitweg-ID dla odbiorcy z sektora publicznego

Waliduj plik XRechnung →

ZUGFeRD / Factur-X

+ PDF/A-3 z osadzonym XML: czytelny dla czlowieka I maszyny
+ Bezposrednia zamiana w istniejacych procesach faktur PDF
+ Akceptowany dla B2B (Wachstumschancengesetz)
- Wiekszy rozmiar pliku niz czysty XML
- Nieakceptowany dla B2G (Peppol wymaga XRechnung)

Waliduj plik ZUGFeRD / Factur-X →

Leitweg-ID: identyfikator routingu sektora publicznego w Niemczech

Kazdy niemiecki organ publiczny posiada Leitweg-ID, ustrukturyzowany identyfikator routingu w formacie XXXXXXXX-YYYY-ZZ. Faktury XRechnung przeznaczone dla nabywcy publicznego musza zawierac Leitweg-ID w polu BT-10 (referencja nabywcy).

Bez waznego Leitweg-ID faktura nie moze byc przesiana przez siec Peppol i zostanie odrzucona przez system odbierajacego organu.

Leitweg-ID sa publiczne i mozna je wyszukac w oficjalnym rejestrze. Wiele niemieckich gmin podaje swoj Leitweg-ID na swojej stronie internetowej w sekcji "Lieferanteninformationen" (informacje dla dostawcow).

Czego nie zapewnia Twoje oprogramowanie ksiegowe

Wygenerowanie strukturalnie poprawnego pliku XRechnung lub ZUGFeRD to nie to samo, co zgodnosc z prawem. Oto luki, ktore wiekszosc niemieckich programow ksiegowych pozostawia otwarte:

Oprogramowanie	Generuje	Czego brakuje
SAP ERP / S/4HANA	XRechnung (z modulem SAP DRC)	Znacznik czasu RFC 3161, lancuch nadzoru, Evidence Pack
DATEV Buchhaltungssoftware	ZUGFeRD 2.x (profile podstawowe)	Zgodnosc PDF/A-3 nie zawsze weryfikowana, brak niezaleznego znacznika czasu, brak obowiazkowego archiwizowania przez 10 lat
Lexware	ZUGFeRD 2.x	Brak walidacji EN 16931 przed wyjsciem, brak niezmienialnego archiwizowania, brak sladu audytu
Sevdesk / Billomat	ZUGFeRD MINIMUM/BASIC WL	Brak XML pozycji (profil EN 16931), brak znacznika czasu RFC 3161, brak polityki przechowywania
Odoo	Factur-X (alias ZUGFeRD)	Edycja spolecznosciowa: walidacja opcjonalna; brak archiwizowania odpornego na manipulacje

Przechowywanie przez 10 lat: HGB 257 i AO 147

Wymog prawny

HGB 257 i AO 147 zobowiázuja firmy do przechowywania faktur przez 10 lat od konca roku podatkowego, w ktorym faktura zostala wystawiona.

Zarchiwizowany dokument musi byc przechowywany w sposob gwarantujacy, ze nie moze byc zmieniony (integralnosc) i moze byc odzyskany i zweryfikowany w dowolnym momencie w okresie przechowywania.

Co zapewnia SealDoc

Znacznik czasu RFC 3161 od zaufanego TSA w momencie pieczetowania
Lancuch hashy SHA-256 potwierdzajacy, ze dokument nie zostal zmieniony
Polityka przechowywania BUSINESS_7Y / niestandardowa egzekwowana na poziomie przechowywania
Legal Hold: zapobiega usunieciu nawet jesli okres przechowywania nie uplynał (wkrótce)
Evidence Pack: pakiet gotowy do sadu ze wszystkimi metadanymi audytu

Czesto zadawane pytania

Czy XRechnung jest obowiazkowy dla faktur B2B w Niemczech?

Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie niemieckie firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT musza byc w stanie odbierac ustrukturyzowane e-faktury (XRechnung lub ZUGFeRD 2.x). Obowiázek wystawiania ustrukturyzowanych faktur dotyczy firm z rocznym obrotem powyzej 800k EUR od 1 stycznia 2027 r., a wszystkich pozostalych firm od 1 stycznia 2028 r.

Czy moge nadal wyslac zwykla fakture PDF do niemieckiej firmy?

Do 31 grudnia 2026 r. tak, za zgoda odbiorcy. Od 1 stycznia 2027 r. firmy przekraczajace prog 800k EUR moga odbierac tylko ustrukturyzowane faktury. Od 1 stycznia 2028 r. zwykle pliki PDF nie sa akceptowane w zadnej transakcji B2B.

Jaka jest roznica miedzy XRechnung a ZUGFeRD dla B2B?

W przypadku fakturowania B2B zgodnie z Wachstumschancengesetz oba sa prawnie rownorzedne: akceptowany jest kazdy format zgodny z EN 16931. XRechnung to czysty XML (lepszy dla EDI), ZUGFeRD to hybrydowy PDF z osadzonym XML (lepszy dla czytelnosci ludzkiej). B2G (sektor publiczny) wymaga XRechnung przez Peppol.

Czym jest Leitweg-ID i czy go potrzebuje?

Leitweg-ID to identyfikator routingu uzywany przez niemieckie organy publiczne. Musi byc zawarty w polu BT-10 faktury XRechnung wystawianej nabywcy z sektora publicznego. Nie jest wymagany dla faktur B2B.

Jak dlugo muszę przechowywac faktury w Niemczech?

Prawo niemieckie (HGB 257 i AO 147) wymaga przechowywania przez 10 lat od konca roku podatkowego. Zarchiwizowany dokument musi byc odporny na manipulacje i mozliwy do odzyskania przez caly okres. W praktyce oznacza to oryginalny plik plus kryptograficzny skrot lub znacznik czasu RFC 3161.

Moj ERP juz generuje ZUGFeRD. Czego jeszcze potrzebuje?

Twoj ERP generuje plik. SealDoc dodaje warstwe prawna: znacznik czasu RFC 3161 od zaufanego TSA, lancuch hashy SHA-256 (integralnosc), Legal Hold do zapobiegania przypadkowemu usunieciu (wkrótce) oraz kompletny Evidence Pack do audytow lub postepowania sadowego.

Zwaliduj teraz swoja fakture XRechnung lub ZUGFeRD

Bezplatnie, natychmiastowo, bez wymaganego konta. Lub generuj zgodne faktury przez API.

Walidator XRechnung Walidator ZUGFeRD Zacznij bezplatnie