EU-E-Rechnung Uebersicht
B2G aktiv seit 2020 / B2B ab 2025

Deutschland E-Rechnung Leitfaden

XRechnung, ZUGFeRD, Leitweg-ID, das B2B-Mandat des Wachstumschancengesetzes und die 10-jaehrige Aufbewahrungspflicht. Alles, was Sie benoetigen, um deutschen Kaeufer korrekt zu fakturieren und das Gesetz einzuhalten.

Standard

XRechnung / ZUGFeRD

Rechtsgrundlage

Wachstumschancengesetz

Empfangspflicht

1 Jan 2025

Versandpflicht

2027 / 2028

Mandatszeitplan

Aktiv

2020

B2G verpflichtend (Bundesebene)

XRechnung ueber Peppol fuer alle Rechnungen an Bundesbehoerden verpflichtend.

Aktiv

1. Jan. 2025

B2B Empfangspflicht

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland muessen strukturierte E-Rechnungen empfangen koennen. ZUGFeRD und XRechnung sind beide zulaessig.

Bevorstehend

1. Jan. 2027

B2B Versandpflicht (Umsatz ueber 800k EUR)

Unternehmen mit einem Jahresumsatz ueber 800k EUR muessen strukturierte Rechnungen versenden. Einfache PDFs werden fuer B2B nicht mehr akzeptiert.

Bevorstehend

1. Jan. 2028

B2B Versandpflicht (alle Unternehmen)

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland muessen strukturierte E-Rechnungen versenden. Die Umstellung ist abgeschlossen.

Exceptions: Ausnahmen: Rechnungen unter 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen), Fahrkarten des oeffentlichen Nahverkehrs und Rechnungen an nicht umsatzsteuerpflichtige (private) Kaeufer sind von der strukturierten Formatpflicht befreit.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Was benoetigen Sie?

Beide Formate implementieren EN 16931 und sind fuer B2B-Zwecke gemaess Wachstumschancengesetz rechtlich gleichwertig. Der Unterschied liegt in Struktur und Anwendungsfall.

XRechnung

  • + Reines XML (UBL- oder CII-Syntax), ideal fuer EDI-Pipelines
  • + Pflicht fuer B2G (Bund, Laender, Kommunen)
  • + Uebertragung ueber Peppol oder PEPPOL-DE-Netzwerk
  • - Ohne Viewer nicht lesbar
  • - Leitweg-ID fuer oeffentliche Empfaenger erforderlich
XRechnung-Datei validieren →

ZUGFeRD / Factur-X

  • + PDF/A-3 mit eingebettetem XML: fuer Mensch UND Maschine lesbar
  • + Einfacher Ersatz fuer bestehende PDF-Rechnungsworkflows
  • + Fuer B2B zugelassen (Wachstumschancengesetz)
  • - Groessere Datei als reines XML
  • - Nicht fuer B2G zugelassen (Peppol verlangt XRechnung)
ZUGFeRD / Factur-X-Datei validieren →

Leitweg-ID: die Routingkennung fuer den deutschen oeffentlichen Sektor

Jede deutsche Behoerde hat eine Leitweg-ID, eine strukturierte Routingkennung im Format XXXXXXXX-YYYY-ZZ. XRechnung-Rechnungen fuer einen oeffentlichen Kaeufer muessen die Leitweg-ID im Feld BT-10 (Kaeuferreferenz) enthalten.

Ohne gueltige Leitweg-ID kann die Rechnung nicht ueber das Peppol-Netzwerk weitergeleitet werden und wird vom System der empfangenden Behoerde abgelehnt.

Leitweg-IDs sind oeffentlich und koennen im offiziellen Register nachgeschlagen werden. Viele deutsche Kommunen veroeffentlichen ihre Leitweg-ID auf ihrer Website unter "Lieferanteninformationen".

Was Ihre Buchhaltungssoftware nicht leistet

Eine strukturell gueltige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zu erstellen ist nicht dasselbe wie rechtliche Konformitaet. Das sind die Luecken, die die meisten deutschen Buchhaltungsprogramme offen lassen:

Software Erstellt Was fehlt
SAP ERP / S/4HANA XRechnung (mit SAP DRC-Modul) RFC 3161-Zeitstempel, Beweisskette, Evidence Pack
DATEV Buchhaltungssoftware ZUGFeRD 2.x (Basisprofile) PDF/A-3-Konformitaet nicht immer geprueft, kein unabhaengiger Zeitstempel, keine 10-jaehrige Archivierungspflicht
Lexware ZUGFeRD 2.x Keine EN 16931-Validierung vor Ausgabe, keine unverenderliche Archivierung, kein Audit-Trail
Sevdesk / Billomat ZUGFeRD MINIMUM/BASIC WL Kein Positionsartikel-XML (EN 16931-Profil), kein RFC 3161-Zeitstempel, kein Aufbewahrungsrichtlinie
Odoo Factur-X (ZUGFeRD-Alias) Community-Edition: Validierung optional; keine faelschungssichere Archivierung

10-jaehrige Aufbewahrung: HGB 257 und AO 147

Gesetzliche Anforderung

HGB 257 und AO 147 verpflichten Unternehmen, Rechnungen 10 Jahre ab Ende des Geschaeftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, aufzubewahren.

Das archivierte Dokument muss so gespeichert werden, dass es nicht veraendert werden kann (Unveraenderlichkeit) und waehrend der gesamten Aufbewahrungsfrist abgerufen und verifiziert werden kann.

Was SealDoc bietet

  • RFC 3161-Zeitstempel einer vertrauenswürdigen TSA zum Zeitpunkt des Siegelns
  • SHA-256-Hash-Kette, die beweist, dass das Dokument unveraendert ist
  • BUSINESS_7Y / individuelle Aufbewahrungsrichtlinie auf Speicherebene
  • Legal Hold: verhindert Loeschung auch bei nicht abgelaufener Aufbewahrungsfrist (in Kürze)
  • Evidence Pack: gerichtstaugliches Paket mit allen Audit-Metadaten

Haeufig gestellte Fragen

Ist XRechnung fuer B2B-Rechnungen in Deutschland verpflichtend?
Ab dem 1. Januar 2025 muessen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD 2.x) empfangen koennen. Die Pflicht zur Versendung strukturierter Rechnungen gilt fuer Unternehmen mit einem Jahresumsatz ueber 800k EUR ab dem 1. Januar 2027, und fuer alle anderen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028.
Kann ich noch eine einfache PDF-Rechnung an ein deutsches Unternehmen senden?
Bis zum 31. Dezember 2026 ja, mit Zustimmung des Empfaengers. Ab dem 1. Januar 2027 duerfen Unternehmen ueber der 800k-EUR-Schwelle nur noch strukturierte Rechnungen empfangen. Ab dem 1. Januar 2028 werden einfache PDFs fuer keine B2B-Transaktion mehr akzeptiert.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD fuer B2B?
Fuer die B2B-Fakturierung gemaess Wachstumschancengesetz sind beide rechtlich gleichwertig: jedes EN 16931-konforme Format wird akzeptiert. XRechnung ist reines XML (besser fuer EDI), ZUGFeRD ist ein hybrides PDF mit eingebettetem XML (besser lesbar fuer Menschen). B2G (oeffentlicher Sektor) erfordert XRechnung ueber Peppol.
Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Routingkennung, die von deutschen Behoerden (Kommunen, Bundesbehoerden, Landesbehoerden) verwendet wird. Sie muss im Feld BT-10 einer XRechnung angegeben werden, die an einen oeffentlichen Kaeufer gesendet wird. Fuer B2B-Rechnungen ist sie nicht erforderlich.
Wie lange muss ich Rechnungen in Deutschland aufbewahren?
Das deutsche Recht (HGB 257 und AO 147) sieht eine 10-jaehrige Aufbewahrungspflicht ab Ende des Geschaeftsjahres vor. Das archivierte Dokument muss faelschungssicher und abrufbar sein. In der Praxis bedeutet das die Originaldatei plus einen kryptografischen Hash oder RFC 3161-Zeitstempel.
Mein ERP erstellt bereits ZUGFeRD. Was brauche ich noch?
Ihr ERP erstellt die Datei. SealDoc fuegt die rechtliche Ebene hinzu: RFC 3161-Zeitstempel einer vertrauenswürdigen TSA, eine SHA-256-Hash-Kette (Faelschungssicherheit), Legal Hold zum Schutz vor versehentlichem Loeschen (in Kürze) und ein vollstaendiges Evidence Pack fuer Pruefungen oder Gerichtsverfahren.

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