E-facturen maken zonder je boekhoudsoftware te vervangen
Je hoeft je boekhoudsoftware niet te vervangen om e-facturen te versturen. Je ERP kent je klanten, je artikelen en je prijzen al. Wat ontbreekt is één stap: van die gegevens een elektronische factuur maken die voldoet aan de Europese norm EN 16931. Die stap zet je met één API-aanroep: in diezelfde aanroep maakt SealDoc de e-factuur en controleert hem. Je software blijft de bron.
Waarom de vraag nu speelt
Steeds meer klanten vragen om een gestructureerde e-factuur in plaats van een PDF in de mail.
- Duitsland. Sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf in Duitsland e-facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen. Lees wat er in Duitsland geldt.
- België. Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde e-factuur tussen Belgische bedrijven verplicht, met Peppol als standaardkanaal. Lees wat er in België veranderde.
- Frankrijk. Sinds 1 september 2026 moet elk bedrijf in Frankrijk e-facturen kunnen ontvangen. Lees wat er in Frankrijk verandert.
Een nieuw ERP kiezen en invoeren is een project van maanden, met migratie, training en een overstapmoment. Een koppeling op de software die je al hebt, is een veel kleinere stap.
Wat je software al doet, en wat een e-factuur extra vraagt
Je boekhoudsoftware weet wie de klant is, wat er geleverd is, tegen welke prijs en met welk btw-tarief. Daarmee maakt hij een factuur die een mens kan lezen. Een e-factuur vraagt meer:
- Een vaste structuur. EN 16931 legt vast welke gegevens een factuur bevat, met een nummer per gegeven. Het factuurnummer is BT-1, de factuurdatum BT-2, het btw-nummer van de verkoper BT-31.
- Vaste codes. Btw-categorieën, eenheden, betaalwijzen en documenttypen komen uit vaste codelijsten. Zie alle codes die een e-factuur nodig heeft.
- Een syntax en een formaat. De gegevens gaan in XML, als CII of als UBL, en volgen een formaat als Factur-X, XRechnung of Peppol BIS Billing 3.0. Zie het verschil tussen die formaten.
- Honderden controleregels. De regel BR-CO-10 eist bijvoorbeeld dat de som van de regelbedragen gelijk is aan het totaal van de regels. XRechnung voegt daar eigen Duitse regels aan toe. Zie elke BR-DE-regel uitgelegd.
Precies dat werk neemt SealDoc over.
Zo werkt de koppeling
- Je software stuurt de factuurgegevens. Als JSON naar één endpoint: verkoper, koper, factuurregels, btw-tarieven en betaalgegevens. Gebruikt je software eigen factuurnummers, dan neemt SealDoc ze over.
- SealDoc maakt de e-factuur. SealDoc rekent de regelbedragen, de btw per tarief en de totalen uit, bouwt de XML in het formaat dat je kiest, en maakt een PDF/A-3 met die XML erin.
- SealDoc controleert de factuur. Elke factuur gaat langs het schema en de controleregels van het gekozen formaat, en elke PDF langs een PDF/A-3-controle. Klopt er iets niet, dan krijgt je software een foutmelding met de bevindingen per regel, en geen factuur. Die poging telt niet mee voor je pakket.
- Je software verstuurt zoals altijd. De factuur is klaar zodra de aanroep terugkomt. Je software haalt daarna de bestanden op: de PDF/A-3, en de XML apart. Welke je verstuurt, hangt af van het formaat. Dat staat hieronder.
Drie dingen die een koppeling betrouwbaar maken
- Geen dubbele facturen. Stuurt je software dezelfde aanroep twee keer, bijvoorbeeld na een time-out, dan levert dezelfde Idempotency-Key dezelfde factuur op. Er ontstaat geen tweede.
- Fouten vóór uitgifte, niet erna. Een factuur die niet door de controle komt, wordt niet uitgegeven. Je software krijgt de bevindingen terug en kan het verzoek verbeteren.
- Je nummering blijft van jou. Je software houdt zijn eigen reeks, of je laat SealDoc het volgende nummer uit een reeks toekennen.
Welke formaten
| Formaat | Syntax | Wat je klant ontvangt | Wat je bij SealDoc ophaalt |
|---|---|---|---|
| Factur-X / ZUGFeRD | CII | de PDF/A-3 met de XML erin | de PDF/A-3 met factur-x.xml |
| XRechnung 3.0 | CII | het XML-bestand | de XML apart, en een PDF/A-3 met xrechnung.xml erin |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL 2.1 | het UBL-bericht, over het Peppol-netwerk | de UBL-XML apart, en een PDF/A-3 met peppol-ubl.xml erin |
Bij Factur-X is de pdf zelf de factuur: één bestand voor mens en machine. Bij XRechnung en Peppol BIS is de XML de factuur. De PDF/A-3 is dan de leesbare versie, voor je eigen administratie of om mee te sturen. XRechnung bestaat in twee syntaxen, UBL en CII. SealDoc maakt XRechnung in CII.
Elk formaat heeft zijn eigen controle. SealDoc toetst Factur-X aan het schema en de Factur-X-regels, XRechnung aan het schema, de EN 16931-regels en de XRechnung-regels, en Peppol BIS aan het UBL-schema, de EN 16931-regels en de Peppol-regels.
Welk formaat je klant wil, hangt af van zijn land en van zijn boekhoudsoftware. Weet je het niet, vraag het dan. Een Duitse overheidsklant vraagt vaak om XRechnung, een Belgisch bedrijf ontvangt via Peppol.
Zonder te programmeren
Niet elke koppeling vraagt een ontwikkelaar. Met de SealDoc-node voor n8n maak je facturen vanuit je eigen workflows, bijvoorbeeld zodra er in je webshop of CRM een order binnenkomt. Volg de stap-voor-stap-handleiding, of bekijk alle koppelingen.
Wat het kost
API-toegang zit in elk betaald Invoice-pakket, vanaf Invoice 50 voor €7,50 per maand (excl. btw) voor 50 facturen. Om te bouwen en te testen is er het gratis Developer-pakket. Voor grotere aantallen is er Platform, vanaf Starter: €49 per maand (excl. btw) voor 1.000 documenten. Zie alle pakketten.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn boekhoudsoftware vervangen voor de e-facturatieplicht?
Nee. De plicht gaat over de factuur, niet over de software die hem maakt. Je bestaande software levert de gegevens, en een dienst als SealDoc maakt er een e-factuur van die aan EN 16931 voldoet.
Welke gegevens heeft de API nodig?
Dezelfde als op een gewone factuur: naam, adres en btw-nummer van verkoper en koper, factuurdatum, regels met omschrijving, aantal, prijs en btw-tarief, en de betaalgegevens. SealDoc rekent de bedragen en totalen zelf uit.
Hoe weet ik dat de e-factuur klopt?
SealDoc controleert elke factuur voordat hij klaarstaat. Wil je een factuur uit een ander systeem controleren, gebruik dan de gratis validator. Die werkt zonder account.
Kan ik de koppeling testen voordat ik betaal?
Ja. Het Developer-pakket is gratis en geeft API-toegang. Daarmee bouw je de koppeling en maak je proeffacturen.
Samengevat
Je ERP blijft doen waar het goed in is: je klanten, je orders en je administratie. SealDoc voegt de e-factuur toe: gestructureerd volgens EN 16931, in het formaat dat je klant vraagt, gecontroleerd voordat hij de deur uitgaat. Bekijk wat ontwikkelaars ermee doen of kies een pakket.