E-Rechnungen erstellen, ohne Ihre Buchhaltungssoftware zu ersetzen

Sie müssen Ihre Buchhaltungssoftware nicht ersetzen, um E-Rechnungen zu versenden. Ihr ERP kennt Ihre Kunden, Ihre Artikel und Ihre Preise bereits. Was fehlt, ist ein einziger Schritt: aus diesen Daten eine elektronische Rechnung zu machen, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diesen Schritt erledigen Sie mit einem API-Aufruf: In demselben Aufruf erstellt SealDoc die E-Rechnung und prüft sie. Ihre Software bleibt die Quelle.

Warum die Frage jetzt aufkommt

Immer mehr Kunden verlangen eine strukturierte E-Rechnung statt eines PDF in der E-Mail.

Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Lesen Sie, was in Deutschland gilt.
Belgien. Seit dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte E-Rechnung zwischen belgischen Unternehmen Pflicht, mit Peppol als Standardkanal. Lesen Sie, was sich in Belgien geändert hat.
Frankreich. Seit dem 1. September 2026 muss jedes Unternehmen in Frankreich E-Rechnungen empfangen können. Lesen Sie, was sich in Frankreich ändert.

Ein neues ERP auszuwählen und einzuführen ist ein Projekt von Monaten, mit Migration, Schulung und einem Umstellungstermin. Eine Anbindung an die Software, die Sie bereits haben, ist ein viel kleinerer Schritt.

Was Ihre Software schon kann, und was eine E-Rechnung zusätzlich verlangt

Ihre Buchhaltungssoftware weiß, wer der Kunde ist, was geliefert wurde, zu welchem Preis und mit welchem Steuersatz. Damit erstellt sie eine Rechnung, die ein Mensch lesen kann. Eine E-Rechnung verlangt mehr:

Eine feste Struktur. Die EN 16931 legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthält, mit einer Nummer pro Angabe. Die Rechnungsnummer ist BT-1, das Rechnungsdatum BT-2, die USt-IdNr. des Verkäufers BT-31.
Feste Codes. Steuerkategorien, Einheiten, Zahlungsarten und Dokumenttypen stammen aus festen Codelisten. Siehe alle Codes, die eine E-Rechnung braucht.
Eine Syntax und ein Format. Die Daten stehen in XML, als CII oder als UBL, und folgen einem Format wie Factur-X, XRechnung oder Peppol BIS Billing 3.0. Siehe den Unterschied zwischen diesen Formaten.
Hunderte Prüfregeln. Die Regel BR-CO-10 verlangt zum Beispiel, dass die Summe der Positionsbeträge dem Gesamtbetrag der Positionen entspricht. XRechnung ergänzt eigene deutsche Regeln. Siehe jede BR-DE-Regel erklärt.

Genau diese Arbeit übernimmt SealDoc.

So funktioniert die Anbindung

Ihre Software sendet die Rechnungsdaten. Als JSON an einen einzigen Endpoint: Verkäufer, Käufer, Rechnungspositionen, Steuersätze und Zahlungsdaten. Verwendet Ihre Software eigene Rechnungsnummern, übernimmt SealDoc sie.
SealDoc erstellt die E-Rechnung. SealDoc berechnet die Positionsbeträge, die Umsatzsteuer pro Steuersatz und die Summen, baut das XML im gewählten Format und erstellt ein PDF/A-3 mit diesem XML darin.
SealDoc prüft die Rechnung. Jede Rechnung wird gegen das Schema und die Prüfregeln des gewählten Formats validiert, und jedes PDF durchläuft eine PDF/A-3-Prüfung. Stimmt etwas nicht, erhält Ihre Software eine Fehlermeldung mit den Befunden pro Regel und keine Rechnung. Dieser Versuch wird nicht auf Ihr Paket angerechnet.
Ihre Software versendet wie immer. Die Rechnung ist fertig, sobald der Aufruf zurückkommt. Ihre Software holt danach die Dateien ab: das PDF/A-3 und das XML separat. Welche Sie versenden, hängt vom Format ab. Das steht weiter unten.

Drei Dinge, die eine Anbindung zuverlässig machen

Keine doppelten Rechnungen. Sendet Ihre Software denselben Aufruf zweimal, etwa nach einem Timeout, ergibt derselbe Idempotency-Key dieselbe Rechnung. Eine zweite entsteht nicht.
Fehler vor der Ausstellung, nicht danach. Eine Rechnung, die die Prüfung nicht besteht, wird nicht ausgestellt. Ihre Software erhält die Befunde zurück und kann die Anfrage korrigieren.
Ihre Nummerierung bleibt in Ihrer Hand. Ihre Software behält ihren eigenen Nummernkreis, oder Sie lassen SealDoc die nächste Nummer aus einem Nummernkreis vergeben.

Welche Formate

Format	Syntax	Was Ihr Kunde erhält	Was Sie bei SealDoc abholen
Factur-X / ZUGFeRD	CII	das PDF/A-3 mit dem XML darin	das PDF/A-3 mit `factur-x.xml`
XRechnung 3.0	CII	die XML-Datei	das XML separat und ein PDF/A-3 mit `xrechnung.xml` darin
Peppol BIS Billing 3.0	UBL 2.1	die UBL-Nachricht, über das Peppol-Netzwerk	das UBL-XML separat und ein PDF/A-3 mit `peppol-ubl.xml` darin

Bei Factur-X ist das PDF selbst die Rechnung: eine Datei für Mensch und Maschine. Bei XRechnung und Peppol BIS ist das XML die Rechnung. Das PDF/A-3 ist dann die lesbare Fassung, für Ihre eigenen Unterlagen oder zum Mitsenden. XRechnung gibt es in zwei Syntaxen, UBL und CII. SealDoc erstellt XRechnung in CII.

Jedes Format hat seine eigene Prüfung. SealDoc prüft Factur-X gegen das Schema und die Factur-X-Regeln, XRechnung gegen das Schema, die Regeln der EN 16931 und die XRechnung-Regeln, und Peppol BIS gegen das UBL-Schema, die Regeln der EN 16931 und die Peppol-Regeln.

Welches Format Ihr Kunde möchte, hängt von seinem Land und von seiner Buchhaltungssoftware ab. Wissen Sie es nicht, fragen Sie ihn. Ein öffentlicher Auftraggeber in Deutschland verlangt oft XRechnung, ein belgisches Unternehmen empfängt über Peppol.

Ohne Programmierung

Nicht jede Anbindung braucht einen Entwickler. Mit dem SealDoc-Node für n8n erstellen Sie Rechnungen aus Ihren eigenen Workflows, zum Beispiel sobald in Ihrem Webshop oder CRM eine Bestellung eingeht. Folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung, oder sehen Sie sich alle Integrationen an.

Was es kostet

API-Zugang ist in jedem bezahlten Invoice-Paket enthalten, ab Invoice 50 für 7,50 € pro Monat (zzgl. USt.) für 50 Rechnungen. Zum Bauen und Testen gibt es das kostenlose Developer-Paket. Für größere Mengen gibt es Platform, ab Starter: 49 € pro Monat (zzgl. USt.) für 1.000 Dokumente. Siehe alle Pakete.

Häufige Fragen

Muss ich für die E-Rechnungspflicht meine Buchhaltungssoftware ersetzen?

Nein. Die Pflicht betrifft die Rechnung, nicht die Software, die sie erstellt. Ihre bestehende Software liefert die Daten, und ein Dienst wie SealDoc macht daraus eine E-Rechnung, die der EN 16931 entspricht.

Welche Daten braucht die API?

Dieselben wie auf einer gewöhnlichen Rechnung: Name, Adresse und USt-IdNr. von Verkäufer und Käufer, Rechnungsdatum, Positionen mit Beschreibung, Menge, Preis und Steuersatz sowie die Zahlungsdaten. SealDoc berechnet die Beträge und Summen selbst.

Woher weiß ich, dass die E-Rechnung stimmt?

SealDoc prüft jede Rechnung, bevor sie bereitsteht. Möchten Sie eine Rechnung aus einem anderen System prüfen, nutzen Sie den kostenlosen Validator. Er funktioniert ohne Konto.

Kann ich die Anbindung testen, bevor ich bezahle?

Ja. Das Developer-Paket ist kostenlos und bietet API-Zugang. Damit bauen Sie die Anbindung und erstellen Testrechnungen.

Zusammengefasst

Ihr ERP macht weiter, was es gut kann: Ihre Kunden, Ihre Aufträge und Ihre Buchhaltung. SealDoc ergänzt die E-Rechnung: strukturiert nach EN 16931, in dem Format, das Ihr Kunde verlangt, geprüft, bevor sie das Haus verlässt. Sehen Sie sich an, was Entwickler damit machen, oder wählen Sie ein Paket.