Un cliente impugna una factura de hace tres años. ¿Qué puedes demostrar?
Ante una factura impugnada se plantean cuatro preguntas, y cada una pide su propia prueba. ¿Sigue la factura sin cambios desde que la enviaste? ¿La enviaste de verdad? ¿La recibió tu cliente? ¿Y tuvo lugar la entrega? Tres años después, nadie lo recuerda de memoria. Lo que tienes entonces es lo que registraste en su momento. Este artículo repasa las objeciones que puede plantear un cliente y explica qué prueba responde a cada una.
Lo que la ley ya te exige
Una factura de hace tres años todavía tienes que tenerla. En los Países Bajos conservas las facturas 7 años, en Alemania 8 años y en Francia, a efectos fiscales, 6 años. Consulta los plazos de conservación por país.
Conservar no basta. La Directiva del IVA de la UE (2006/112/CE, artículo 233) exige que se garanticen “la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura”, desde su expedición hasta el final del período de conservación. Cómo lo haces lo decides tú. Como medio, la directiva menciona “controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios”.
Esa pista de auditoría es justo lo que necesitas en un litigio.
Cuatro preguntas, cuatro tipos de prueba
Cada prueba responde a una sola pregunta. Quien las confunde cree poder demostrar más de lo que tiene.
| Lo que quieres demostrar | Con qué | Lo que no demuestra |
|---|---|---|
| La factura no ha cambiado desde un momento determinado | un hash, registrado en ese momento, con un sello de tiempo de un tercero | que el cliente la recibiera, o que la entrega fuera correcta |
| Enviaste la factura | un registro del momento, la dirección y el archivo | que el cliente la recibiera o la leyera |
| Tu cliente recibió la factura | algo del lado del cliente: una respuesta, un pago, un acuse de recibo | qué contenía exactamente el archivo |
| La entrega tuvo lugar | presupuesto, parte de trabajo, albarán o fotos | que la factura no haya cambiado desde entonces |
”Esa factura nunca la recibí”
Aquí se mezclan dos preguntas: ¿enviaste la factura, y la recibió tu cliente? Son dos cosas distintas.
Para el envío cuenta qué factura, a qué dirección y en qué momento. Un correo en tu carpeta de enviados es una prueba débil. Esa carpeta la puedes editar tú mismo, y no se puede demostrar que el adjunto sea el mismo archivo que tienes en tu contabilidad. Más sólido es un registro fuera de tu propio buzón, con el momento del envío, la dirección y una referencia al archivo exacto que se envió.
Un registro así demuestra el envío, no la recepción. Si tu cliente ha recibido la factura, lo muestra algo de su lado: una respuesta al correo, un pago o un acuse de recibo. Si esta objeción se repite a menudo, fíjate en Peppol. Allí la factura va directamente a la contabilidad de tu cliente, y no a un buzón de correo.
”Esta no es la factura que recibimos”
Ahora se trata de la integridad del contenido: ¿sigue siendo este archivo exactamente lo que enviaste en su día?
La fecha de modificación de un PDF no lo demuestra, y un PDF que cumple PDF/A tampoco. Un archivo se puede editar y volver a guardar. Lo que sí funciona:
- Una huella digital. Un hash criptográfico, como SHA-256, es una cadena corta de caracteres que se calcula a partir del contenido del archivo. Si cambia un byte, cambia todo el hash. Un hash solo dice si dos archivos son iguales. Cuándo se creó un archivo, no lo dice.
- Un registro que tú mismo no puedes reescribir. El momento lo aporta el lugar donde registras el hash. En una cadena de hashes, cada entrada contiene el hash de la anterior. Quien modifica una entrada antigua rompe la cadena a partir de ese punto. Si registras así el hash en el momento del envío, más adelante puedes demostrar que el archivo sigue siendo el mismo desde entonces. Consulta cómo funciona una cadena de hashes.
- Un sello de tiempo de un tercero. Con un sello de tiempo conforme a RFC 3161, un servicio independiente declara que un hash ya existía en un momento determinado. Eso vincula el momento al hash. El Reglamento europeo eIDAS (artículo 41, apartado 1) establece que un sello de tiempo electrónico no puede ser rechazado como prueba en un procedimiento judicial por el mero hecho de ser electrónico. El peso que reciba depende del tipo de sello de tiempo y de las circunstancias.
La guía cómo demostrar que un PDF no se ha modificado profundiza en esto.
En una factura electrónica cuenta algo más. El XML estructurado es la factura propiamente dicha, y lo conservas en el formato en que lo enviaste. En una factura híbrida, como Factur-X, ese XML va dentro del propio PDF. Así conservas un único archivo que contiene ambos.
”Esto nunca lo pedimos”
Esta objeción no trata del archivo, sino de la entrega. Aquí ayuda la pista de auditoría de la que habla el artículo 233: los documentos que vinculan la factura con lo que realmente hiciste.
- El presupuesto o la confirmación del pedido, con el precio y lo acordado.
- El parte de trabajo o el acta de entrega, a ser posible firmados por el cliente.
- Fotos del resultado, en trabajos realizados in situ.
- El albarán o el justificante de entrega, en el caso de mercancías.
Envía esos documentos junto con la factura, en el mismo correo. Así la prueba acompaña a la factura desde el primer día, y no queda en otra carpeta. Lee por qué esos documentos van junto a la factura y no dentro de ella.
”Esta factura no es correcta”
A veces la objeción es de contenido: un tipo de IVA equivocado, un número de IVA que falta, un error de cálculo. Eso lo evitas mejor antes del envío, con una comprobación de los datos obligatorios y de las reglas de cálculo de la norma europea EN 16931. La regla BR-CO-10, por ejemplo, exige que la suma de los importes de línea sea igual al total de las líneas.
Si una factura ya se ha enviado, no la modifiques a escondidas. Envía una factura rectificativa y, si hace falta, una factura nueva. Así la pista queda completa: la factura antigua, la corrección y la factura nueva, cada una con su propio número y su propia fecha.
Lo que preparas hoy para tenerlo dentro de tres años
- Conserva cada factura en el formato en que la enviaste; en una factura electrónica, por tanto, el XML.
- Al enviar, registra qué archivo fue a qué dirección y cuándo.
- Registra un hash de cada archivo enviado, en un registro que no se pueda modificar después sin que se note.
- Envía el presupuesto, el parte de trabajo o las fotos junto con la factura.
- Corrige con una factura rectificativa, nunca sobrescribiendo una factura enviada.
- Comprueba cada factura antes de que salga.
Así lo registra SealDoc
Al crear y enviar una factura, SealDoc registra lo siguiente:
- SealDoc comprueba cada factura según el esquema y las reglas del formato elegido antes de que esté lista, y cada PDF según PDF/A-3.
- SealDoc incrusta la factura electrónica como XML en el PDF/A-3, y entrega también el XML por separado. Así conservas la factura en el formato en que la enviaste.
- SealDoc registra una huella digital de cada documento, como SHA-256 y SHA-384, en un registro en el que cada entrada está ligada a la anterior. Así demuestras más adelante que el archivo no ha cambiado desde entonces.
- SealDoc envía la factura por correo con tus adjuntos y registra qué factura, con qué adjuntos, fue a qué dirección y cuándo. Esa es tu prueba de envío.
- SealDoc crea la factura rectificativa directamente a partir de la factura original.
Si tienes que entregar la prueba a un asesor contable o a un abogado, en los paquetes Platform, a partir de Starter, descargas por documento un paquete de prueba: un ZIP con el documento, el registro y un manifiesto con el hash de cada archivo. Lee qué contiene un paquete de prueba.
Preguntas frecuentes
¿Durante cuánto tiempo tengo que poder demostrar que una factura es auténtica?
Durante todo el plazo de conservación. El artículo 233 de la Directiva del IVA exige que la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad estén garantizadas desde la expedición hasta el final del período de conservación. Para las facturas, ese plazo es de 7 años en los Países Bajos, 8 años en Alemania y 6 años en Francia.
¿Un correo enviado demuestra que mi cliente ha recibido la factura?
Un correo enviado muestra que lo enviaste, no que se haya leído. Por eso, registra el momento del envío, la dirección y el archivo enviado fuera de tu propio buzón.
¿Un PDF/A demuestra que una factura no ha cambiado?
No. PDF/A trata de la legibilidad a largo plazo. Un PDF/A se puede editar y volver a guardar como PDF/A válido. La integridad la demuestras con un hash que registras en el momento del envío.
¿Puedo modificar una factura enviada?
No modifiques una factura enviada. Corrige con una factura rectificativa y, si hace falta, una factura nueva, para que la factura original y la corrección permanezcan ambas en tu contabilidad.
En resumen
En un litigio sobre una factura antigua cuenta lo que registraste en su momento. Cuatro preguntas, cada una con su propia prueba: ¿sigue la factura sin cambios, se envió, se recibió y tuvo lugar la entrega? Registra lo que puedas en el momento en que la factura sale, no cuando llama el cliente. Empieza a facturar con SealDoc, o consulta cómo registra SealDoc la evidencia.