¿Cuánto cuesta enviar una factura? Así lo calculas
Enviar una factura en papel cuesta 4,44 €; un PDF por correo electrónico, 2,02 €, y una factura electrónica estructurada, 1,20 €. Del lado de tu cliente la diferencia es aún mayor: procesar un PDF recibido por correo cuesta 7,68 €, y una factura electrónica, 2,27 €. Son las medias del modelo de costes que la Comisión Europea citó en 2024. Lo que le cuesta a tu empresa depende de tu propio coste por hora y de tu propia forma de trabajar. Este artículo muestra de dónde salen los importes y cómo calculas tus propios costes con la misma operación.
¿Cuánto cuesta una factura de media?
En 2024, la Comisión Europea evaluó la directiva sobre facturación electrónica (SWD(2024) 39). El anexo incluye un modelo de costes de la Universidad de Hasselt, que mide el coste de cada factura entre empresas para el emisor y para el destinatario:
| Tipo de factura | Enviar | Recibir |
|---|---|---|
| Papel | 4,44 € | 8,04 € |
| PDF por correo electrónico | 2,02 € | 7,68 € |
| Factura electrónica | 1,20 € | 2,27 € |
Son importes de modelo. La Universidad de Hasselt elaboró el modelo en 2014, a partir de la implantación de la facturación electrónica en Bélgica entre 2012 y 2014, con una tarifa de 35,21 € por hora. Los importes muestran bien cómo se relacionan entre sí los tres tipos. Tus costes reales los calculas tú mismo más adelante.
Llaman la atención dos cosas. Un PDF por correo le ahorra al emisor más de la mitad frente al papel, pero al destinatario casi nada: alguien sigue tecleando los datos en la contabilidad. Es la factura electrónica, con los datos en forma estructurada, la que abarata el proceso para ambas partes.
El mismo informe recoge otra estimación, y esa sale más alta. Automatizar la facturación ahorra 5,28 € por cada factura electrónica enviada y 8,40 € por cada factura electrónica recibida, con un coste salarial de 46 € por hora.
Dónde se va el tiempo
El modelo de Hasselt es un Standard Cost Model. Cuenta cinco pasos por factura:
- Reunir los datos. ¿Qué se ha entregado, a quién y a qué precio?
- Redactar la factura en el software de contabilidad.
- Imprimir y preparar el sobre.
- Enviar.
- Archivar.
Para una factura en papel, los investigadores llegaron a 8 minutos, con una tarifa de 35,21 € por hora para un administrativo, más 0,76 € de franqueo.
En los Países Bajos, Sira Consulting hizo una estimación comparable en 2021, por encargo del Ministerio del Interior neerlandés. La consultora midió el tiempo por factura del emisor al destinatario. Una factura electrónica llevaba 5 minutos; una factura en PDF procesada a mano, 18 minutos.
Lo que cuesta facturar al año
Multiplica los importes por factura por tu número de facturas y verás la diferencia al año. Estos son los costes del lado del emisor, calculados con los importes de modelo de Hasselt. Dan el orden de magnitud, no los costes de tu empresa:
| Facturas al mes | Papel al año | PDF por correo al año | Factura electrónica al año |
|---|---|---|---|
| 50 | 2.664 € | 1.212 € | 720 € |
| 250 | 13.320 € | 6.060 € | 3.600 € |
| 1.000 | 53.280 € | 24.240 € | 14.400 € |
| 5.000 | 266.400 € | 121.200 € | 72.000 € |
Con 250 facturas al mes, pasar del PDF a la factura electrónica te ahorra 2.460 € al año. Tus clientes ahorran juntos otros 16.230 €, porque para ellos el coste baja de 7,68 € a 2,27 € por factura. Por eso cada vez más clientes piden una factura electrónica.
Calcúlalo para tu propia empresa
Las medias son un punto de partida. Tu propia cifra dice más, y la calculas en cuatro pasos con la misma fórmula que el Standard Cost Model.
- Cuenta tus facturas. ¿Cuántas envías al mes? Tu contabilidad lo sabe.
- Mide una factura. Toma una factura normal y cronometra los cinco pasos de arriba, desde reunir los datos hasta archivar. Cuenta también el trabajo posterior: una pregunta del cliente, una corrección, una factura rectificativa.
- Toma tu coste por hora. Usa el coste salarial de quien hace el trabajo, con las cargas sociales del empleador incluidas. Si no lo sabes, calcula con los 46 € por hora del informe de la Comisión.
- Haz la cuenta. Coste por factura = coste por hora × minutos ÷ 60, más costes fijos como el franqueo. Coste al año = coste por factura × facturas al mes × 12.
Un ejemplo. Supón que envías 120 facturas al mes y que una factura te lleva 12 minutos. A 46 € por hora, una factura te cuesta entonces 9,20 €. Al mes son 1.104 €; al año, 13.248 €.
Después tacha los pasos que ya no tienes que hacer a mano y vuelve a calcular. La diferencia es lo que recuperas cada año.
Qué pasos asume SealDoc
SealDoc convierte los datos de tu factura en una factura electrónica conforme a la norma europea EN 16931. El tercer paso, imprimir y preparar el sobre, desaparece. SealDoc asume el trabajo del segundo y del cuarto paso:
- SealDoc asigna el número de factura de la serie que elijas.
- SealDoc calcula los importes de línea, el IVA por tipo y los totales.
- SealDoc comprueba cada factura antes de que esté lista. Una factura que no supera la comprobación no sale.
- SealDoc crea un PDF/A-3 con la factura electrónica dentro como XML. Tu cliente lee el PDF; su contabilidad lee el XML.
- SealDoc envía la factura por correo electrónico con el nombre de tu empresa como remitente y con tus adjuntos, como el parte de trabajo o las fotos, y registra qué se envió y cuándo.
- SealDoc crea una factura rectificativa directamente a partir de la factura original.
Lo que cuesta: empiezas gratis con 5 facturas al mes. Invoice 50 cuesta 7,50 € al mes (sin IVA), y si agotas el paquete sale a 0,15 € por factura. Con Invoice 500, por 29,95 € al mes, son 0,06 € por factura.
Lo que no ves en euros
No todo se expresa en minutos. Sira Consulting calculó con un proceso sin errores, y añadió por su cuenta que con la facturación electrónica la probabilidad de errores es mucho menor. Un error en una factura cuesta una factura rectificativa, una factura nueva y un cliente que paga más tarde.
Y la demanda de los clientes crece. En Bélgica, la factura electrónica estructurada entre empresas es obligatoria desde el 1 de enero de 2026. En Alemania, toda empresa debe poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. El Gobierno neerlandés quiere hacer obligatoria la facturación electrónica entre empresas a partir del 1 de julio de 2030.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta enviar una factura?
Según el modelo de costes de la Universidad de Hasselt, que la Comisión Europea utilizó en 2024: 4,44 € por una factura en papel, 2,02 € por un PDF por correo electrónico y 1,20 € por una factura electrónica. Tus propios costes dependen de tu coste por hora y de cuántos minutos te lleva una factura.
¿Cuánto cuesta procesar una factura recibida?
Según el mismo modelo, 8,04 € por una factura en papel, 7,68 € por un PDF por correo y 2,27 € por una factura electrónica. Un PDF recibido todavía hay que teclearlo o pasarlo por un reconocimiento de texto. Una factura electrónica la importa la propia contabilidad.
¿Cuánto tiempo lleva hacer una factura?
El modelo de Hasselt calcula 8 minutos para enviar una factura en papel. Sira Consulting midió en 2021, en los Países Bajos, el tiempo del emisor al destinatario: 5 minutos para una factura electrónica, 18 minutos para un PDF procesado a mano.
¿Un PDF por correo es una factura electrónica?
No. Una factura electrónica contiene los datos de la factura como datos estructurados conforme a EN 16931, en un formato como UBL o CII, para que el software del destinatario pueda leerlos por sí mismo. Un PDF normal está hecho para leerlo. Puede contener texto en el que se puede buscar, pero no esos datos estructurados. Una factura híbrida, como Factur-X, es ambas cosas: un PDF con el XML dentro.
En resumen
Una factura cuesta más de lo que crees, y la mayor parte está en el trabajo manual. Calcúlalo con tus propias cifras: facturas al mes, minutos por factura y coste por hora. Después tacha lo que ya no haces a mano. ¿Quieres ver lo que queda entonces? Empieza a facturar gratis con SealDoc o consulta los paquetes.