Ein Kunde bestreitet eine Rechnung von vor drei Jahren. Was können Sie beweisen?

Bei einer bestrittenen Rechnung stellen sich vier Fragen, und jede Frage verlangt einen eigenen Nachweis. Hat sich die Rechnung seit dem Versand nicht verändert? Haben Sie sie wirklich versendet? Hat Ihr Kunde sie erhalten? Und hat die Lieferung stattgefunden? Nach drei Jahren weiß das niemand mehr aus dem Kopf. Was Sie dann haben, ist das, was Sie damals festgehalten haben. Dieser Artikel geht die Einwände durch, die ein Kunde erheben kann, und zeigt zu jedem Einwand, welcher Nachweis ihn beantwortet.

Was das Gesetz bereits von Ihnen verlangt

Eine drei Jahre alte Rechnung müssen Sie noch haben. In den Niederlanden bewahren Sie Rechnungen 7 Jahre auf, in Deutschland 8 Jahre und in Frankreich steuerlich 6 Jahre. Siehe die Aufbewahrungsfristen nach Land.

Aufbewahren allein reicht nicht. Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU (2006/112/EG, Artikel 233) verlangt, dass „die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit“ gewährleistet sind, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Wie Sie das tun, legen Sie selbst fest. Die Richtlinie nennt als Mittel „jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren […], die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können“.

Dieser Prüfpfad ist genau das, was Sie bei einem Streit brauchen.

Vier Fragen, vier Arten von Nachweis

Jeder Nachweis beantwortet eine Frage. Wer sie verwechselt, glaubt mehr belegen zu können, als er hat.

Was Sie belegen wollen	Womit	Was es nicht belegt
Die Rechnung hat sich seit einem bestimmten Zeitpunkt nicht verändert	ein Hash, zu diesem Zeitpunkt festgehalten, mit einem Zeitstempel eines Dritten	dass der Kunde sie erhalten hat oder dass die Lieferung stimmte
Sie haben die Rechnung versendet	eine Aufzeichnung von Zeitpunkt, Adresse und Datei	dass der Kunde sie erhalten oder gelesen hat
Ihr Kunde hat die Rechnung erhalten	etwas von der Seite des Kunden: eine Antwort, eine Zahlung, eine Empfangsbestätigung	was genau in der Datei stand
Die Lieferung hat stattgefunden	Angebot, Arbeitsschein, Lieferschein oder Fotos	dass die Rechnung seitdem unverändert ist

„Diese Rechnung habe ich nie bekommen“

Hier vermischen sich zwei Fragen: Haben Sie die Rechnung versendet, und hat Ihr Kunde sie erhalten? Das sind zwei verschiedene Dinge.

Für den Versand zählt: welche Rechnung, an welche Adresse, zu welchem Zeitpunkt. Eine E-Mail in Ihrem Gesendet-Ordner ist dafür ein schwacher Nachweis. Diesen Ordner können Sie selbst bearbeiten, und der Anhang ist nicht nachweisbar derselbe wie die Datei in Ihren Unterlagen. Stärker ist eine Aufzeichnung außerhalb Ihres eigenen Postfachs, mit dem Versandzeitpunkt, der Adresse und einem Verweis auf genau die Datei, die versendet wurde.

Eine solche Aufzeichnung beweist den Versand, nicht den Empfang. Ob Ihr Kunde die Rechnung bekommen hat, zeigt sich an etwas von seiner Seite: einer Antwort auf die E-Mail, einer Zahlung oder einer Empfangsbestätigung. Kommt dieser Einwand häufig vor, sehen Sie sich Peppol an. Dort geht die Rechnung direkt in die Buchhaltung Ihres Kunden und nicht in ein Postfach.

„Das ist nicht die Rechnung, die wir bekommen haben“

Jetzt geht es um die Unversehrtheit des Inhalts: Ist diese Datei noch genau das, was Sie damals versendet haben?

Das Änderungsdatum eines PDF beweist das nicht, und ein PDF, das PDF/A entspricht, auch nicht. Eine Datei können Sie bearbeiten und erneut speichern. Was funktioniert:

Ein Fingerabdruck. Ein kryptografischer Hash wie SHA-256 ist eine kurze Zeichenfolge, die aus dem Inhalt der Datei berechnet wird. Ändert sich ein einziges Byte, ändert sich der gesamte Hash. Ein Hash sagt nur, ob zwei Dateien gleich sind. Wann eine Datei entstanden ist, sagt er nicht.
Eine Aufzeichnung, die Sie selbst nicht umschreiben können. Den Zeitpunkt liefert der Ort, an dem Sie den Hash festhalten. In einer Hash-Kette enthält jeder Eintrag den Hash des vorherigen. Wer einen alten Eintrag ändert, bricht die Kette ab dieser Stelle. Halten Sie den Hash so im Moment des Versands fest, können Sie später zeigen, dass die Datei seitdem dieselbe ist. Siehe wie eine Hash-Kette funktioniert.
Ein Zeitstempel eines Dritten. Mit einem Zeitstempel nach RFC 3161 bestätigt ein unabhängiger Dienst, dass ein Hash zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits existierte. Das bindet den Zeitpunkt an den Hash. Die europäische eIDAS-Verordnung (Artikel 41 Absatz 1) bestimmt, dass ein elektronischer Zeitstempel als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb zurückgewiesen werden darf, weil er elektronisch vorliegt. Wie viel Gewicht er bekommt, hängt von der Art des Zeitstempels und von den Umständen ab.

Der Leitfaden wie Sie beweisen, dass ein PDF nicht verändert wurde geht darauf näher ein.

Bei einer E-Rechnung zählt noch etwas. Das strukturierte XML ist die eigentliche Rechnung, und Sie bewahren es in dem Format auf, in dem Sie es versendet haben. Bei einer hybriden Rechnung wie Factur-X steckt dieses XML im PDF selbst. Dann bewahren Sie eine Datei auf, die beides enthält.

„Das haben wir nie bestellt“

Dieser Einwand betrifft nicht die Datei, sondern die Lieferung. Hier hilft der Prüfpfad, von dem Artikel 233 spricht: die Unterlagen, die die Rechnung mit dem verbinden, was Sie tatsächlich geleistet haben.

Das Angebot oder die Auftragsbestätigung, mit dem Preis und der Vereinbarung.
Der Arbeitsschein oder das Abnahmeprotokoll, am besten vom Kunden unterschrieben.
Fotos vom Ergebnis, bei Arbeiten vor Ort.
Der Lieferschein oder der Zustellnachweis, bei Waren.

Senden Sie diese Unterlagen mit der Rechnung mit, in derselben E-Mail. Dann gehört der Nachweis vom ersten Tag an zur Rechnung und liegt nicht irgendwo anders in einem Ordner. Lesen Sie, warum diese Unterlagen neben die Rechnung gehören und nicht hinein.

„Diese Rechnung stimmt nicht“

Manchmal ist der Einwand inhaltlich: ein falscher Steuersatz, eine fehlende USt-IdNr., ein Rechenfehler. Das verhindern Sie am besten vor dem Versand, mit einer Prüfung der Pflichtangaben und der Rechenregeln der europäischen Norm EN 16931. Die Regel BR-CO-10 verlangt zum Beispiel, dass die Summe der Positionsbeträge dem Gesamtbetrag der Positionen entspricht.

Ist eine Rechnung bereits versendet, ändern Sie sie nicht stillschweigend. Senden Sie eine Rechnungskorrektur und, falls nötig, eine neue Rechnung. Dann bleibt der Pfad vollständig: die alte Rechnung, die Korrektur und die neue Rechnung, jede mit eigener Nummer und eigenem Datum.

Was Sie heute regeln, damit Sie es in drei Jahren haben

Bewahren Sie jede Rechnung in dem Format auf, in dem Sie sie versendet haben, bei einer E-Rechnung also das XML.
Halten Sie beim Versand fest, welche Datei an welche Adresse ging, und wann.
Halten Sie von jeder versendeten Datei einen Hash fest, in einer Aufzeichnung, die Sie nachträglich nicht unbemerkt ändern können.
Senden Sie das Angebot, den Arbeitsschein oder die Fotos mit der Rechnung mit.
Korrigieren Sie mit einer Rechnungskorrektur, nie durch Überschreiben einer versendeten Rechnung.
Prüfen Sie jede Rechnung, bevor sie das Haus verlässt.

So hält SealDoc es fest

Beim Erstellen und Versenden einer Rechnung hält SealDoc Folgendes fest:

SealDoc prüft jede Rechnung gegen das Schema und die Regeln des gewählten Formats, bevor sie bereitsteht, und jedes PDF auf PDF/A-3.
SealDoc bettet die E-Rechnung als XML in das PDF/A-3 ein und liefert das XML auch separat. So bewahren Sie die Rechnung in dem Format auf, in dem Sie sie versendet haben.
SealDoc hält von jedem Dokument einen Fingerabdruck fest, als SHA-256 und SHA-384, in einem Protokoll, in dem jeder Eintrag mit dem vorherigen verkettet ist. So zeigen Sie später, dass sich die Datei seitdem nicht verändert hat.
SealDoc versendet die Rechnung mit Ihren Anhängen per E-Mail und hält fest, welche Rechnung mit welchen Anhängen wann an welche Adresse ging. Das ist Ihr Nachweis des Versands.
SealDoc erstellt die Rechnungskorrektur direkt aus der ursprünglichen Rechnung.

Müssen Sie den Nachweis an einen Steuerberater oder einen Anwalt übergeben, laden Sie in den Platform-Paketen, ab Starter, pro Dokument ein Beweispaket herunter: ein ZIP mit dem Dokument, dem Protokoll und einem Manifest mit dem Hash jeder Datei. Lesen Sie, was in einem Beweispaket steckt.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich beweisen können, dass eine Rechnung echt ist?

Während der gesamten Aufbewahrungsfrist. Artikel 233 der Mehrwertsteuerrichtlinie verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Für Rechnungen sind das in den Niederlanden 7 Jahre, in Deutschland 8 Jahre und in Frankreich 6 Jahre.

Ist eine gesendete E-Mail ein Nachweis, dass mein Kunde die Rechnung erhalten hat?

Eine gesendete E-Mail zeigt, dass Sie sie versendet haben, nicht, dass sie gelesen wurde. Halten Sie deshalb den Versandzeitpunkt, die Adresse und die versendete Datei außerhalb Ihres eigenen Postfachs fest.

Beweist ein PDF/A, dass eine Rechnung nicht verändert wurde?

Nein. Bei PDF/A geht es um Lesbarkeit auf lange Sicht. Ein PDF/A können Sie bearbeiten und erneut als gültiges PDF/A speichern. Die Unversehrtheit beweisen Sie mit einem Hash, den Sie im Moment des Versands festhalten.

Darf ich eine versendete Rechnung ändern?

Ändern Sie eine versendete Rechnung nicht. Korrigieren Sie mit einer Rechnungskorrektur und, falls nötig, einer neuen Rechnung, damit die ursprüngliche Rechnung und die Korrektur beide in Ihren Unterlagen bleiben.

Zusammengefasst

Bei einem Streit über eine alte Rechnung zählt, was Sie damals festgehalten haben. Vier Fragen, jede mit ihrem eigenen Nachweis: Ist die Rechnung unverändert, wurde sie versendet, wurde sie empfangen, und hat die Lieferung stattgefunden? Halten Sie fest, was Sie können, in dem Moment, in dem die Rechnung das Haus verlässt, nicht erst, wenn der Kunde anruft. Beginnen Sie mit der Rechnungsstellung in SealDoc, oder sehen Sie sich an, wie SealDoc Nachweise festhält.