Un client conteste une facture vieille de trois ans. Que pouvez-vous prouver ?
Face à une facture contestée, quatre questions se posent, et chacune appelle sa propre preuve. La facture est-elle restée inchangée depuis l’envoi ? L’avez-vous vraiment envoyée ? Votre client l’a-t-il reçue ? Et la livraison a-t-elle eu lieu ? Au bout de trois ans, plus personne ne s’en souvient de mémoire. Ce que vous avez alors, c’est ce que vous avez enregistré à l’époque. Cet article passe en revue les objections qu’un client peut soulever, et indique pour chacune la preuve qui y répond.
Ce que la loi vous demande déjà
Une facture vieille de trois ans, vous devez encore l’avoir. Aux Pays-Bas, vous conservez les factures 7 ans, en Allemagne 8 ans et en France 6 ans sur le plan fiscal. Voir les durées de conservation par pays.
Conserver ne suffit pas. La directive TVA européenne (2006/112/CE, article 233) exige que « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture » soient assurées, depuis l’émission jusqu’à la fin de la période de conservation. La manière d’y parvenir vous appartient. Comme moyen, la directive cite « des contrôles de gestion qui établiraient une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services ».
C’est précisément cette piste d’audit qu’il vous faut en cas de litige.
Quatre questions, quatre types de preuve
Chaque preuve répond à une seule question. Qui les confond croit pouvoir prouver plus que ce dont il dispose.
| Ce que vous voulez démontrer | Avec quoi | Ce que cela ne démontre pas |
|---|---|---|
| La facture n’a pas changé depuis un moment donné | un hachage, enregistré à ce moment-là, avec un horodatage émis par un tiers | que le client l’a reçue, ou que la livraison était conforme |
| Vous avez envoyé la facture | un enregistrement du moment, de l’adresse et du fichier | que le client l’a reçue ou lue |
| Votre client a reçu la facture | un élément venant du client : une réponse, un paiement, un accusé de réception | ce que contenait exactement le fichier |
| La livraison a eu lieu | devis, bon de travail, bon de livraison ou photos | que la facture n’a pas été modifiée depuis |
« Je n’ai jamais reçu cette facture »
Ici, deux questions se mêlent : avez-vous envoyé la facture, et votre client l’a-t-il reçue ? Ce sont deux choses différentes.
Pour l’envoi, ce qui compte : quelle facture, à quelle adresse, à quel moment. Un e-mail dans votre dossier des éléments envoyés est une preuve faible. Ce dossier, vous pouvez le modifier vous-même, et rien ne démontre que la pièce jointe est identique au fichier de votre comptabilité. Un enregistrement en dehors de votre propre boîte e-mail est plus solide, avec le moment de l’envoi, l’adresse et une référence au fichier exact qui a été envoyé.
Un tel enregistrement prouve l’envoi, pas la réception. Si votre client a bien reçu la facture, c’est un élément de son côté qui le montre : une réponse à l’e-mail, un paiement ou un accusé de réception. Si cette objection revient souvent, regardez du côté de Peppol. La facture y arrive directement dans la comptabilité de votre client, et non dans une boîte e-mail.
« Ce n’est pas la facture que nous avons reçue »
Il s’agit maintenant de l’intégrité du contenu : ce fichier est-il encore exactement celui que vous avez envoyé à l’époque ?
La date de modification d’un PDF ne le prouve pas, et un PDF conforme à PDF/A non plus. Un fichier se modifie et s’enregistre à nouveau. Ce qui fonctionne :
- Une empreinte. Un hachage cryptographique, comme SHA-256, est une courte suite de caractères calculée à partir du contenu du fichier. Si un seul octet change, tout le hachage change. Un hachage indique seulement si deux fichiers sont identiques. Il ne dit pas quand un fichier a été créé.
- Un enregistrement que vous ne pouvez pas réécrire vous-même. Le moment est fourni par l’endroit où vous enregistrez le hachage. Dans une chaîne de hachage, chaque ligne contient le hachage de la précédente. Quiconque modifie une ancienne ligne rompt la chaîne à partir de ce point. Si vous enregistrez ainsi le hachage au moment de l’envoi, vous pouvez montrer plus tard que le fichier est resté identique depuis. Voir comment fonctionne une chaîne de hachage.
- Un horodatage émis par un tiers. Avec un horodatage selon la RFC 3161, un service indépendant atteste qu’un hachage existait déjà à un moment donné. Cela lie le moment au hachage. Le règlement européen eIDAS (article 41, paragraphe 1) dispose qu’un horodatage électronique ne peut pas être refusé comme preuve en justice au seul motif qu’il se présente sous forme électronique. Le poids qui lui est accordé dépend du type d’horodatage et des circonstances.
Le guide comment prouver qu’un PDF n’a pas été modifié approfondit ce point.
Pour une facture électronique, un autre élément compte. Le XML structuré est la facture proprement dite, et vous le conservez dans le format dans lequel vous l’avez envoyé. Dans une facture hybride, comme Factur-X, ce XML se trouve dans le PDF lui-même. Vous conservez alors un seul fichier qui contient les deux.
« Nous n’avons jamais commandé cela »
Cette objection ne porte pas sur le fichier, mais sur la livraison. C’est là qu’intervient la piste d’audit dont parle l’article 233 : les pièces qui relient la facture à ce que vous avez réellement fait.
- Le devis ou la confirmation de commande, avec le prix et l’accord.
- Le bon de travail ou le procès-verbal de réception, de préférence signé par le client.
- Des photos du résultat, pour un travail sur site.
- Le bon de livraison ou la preuve de livraison, pour des marchandises.
Envoyez ces pièces avec la facture, dans le même e-mail. La preuve accompagne alors la facture dès le premier jour, au lieu de dormir dans un autre dossier. Lisez pourquoi ces pièces accompagnent la facture au lieu d’y être intégrées.
« Cette facture est inexacte »
Parfois, l’objection porte sur le fond : un mauvais taux de TVA, un numéro de TVA manquant, une erreur de calcul. Le mieux est de l’éviter avant l’envoi, avec un contrôle des mentions obligatoires et des règles de calcul de la norme européenne EN 16931. La règle BR-CO-10, par exemple, exige que la somme des montants de ligne soit égale au total des lignes.
Si une facture est déjà partie, ne la modifiez pas en silence. Envoyez un avoir et, si nécessaire, une nouvelle facture. La piste reste alors complète : l’ancienne facture, la correction et la nouvelle facture, chacune avec son propre numéro et sa propre date.
Ce que vous mettez en place aujourd’hui, pour l’avoir dans trois ans
- Conservez chaque facture dans le format dans lequel vous l’avez envoyée, donc le XML pour une facture électronique.
- À l’envoi, enregistrez quel fichier est parti, à quelle adresse et quand.
- Enregistrez le hachage de chaque fichier envoyé, dans un registre que personne ne peut modifier après coup sans que cela se voie.
- Envoyez le devis, le bon de travail ou les photos avec la facture.
- Corrigez avec un avoir, jamais en écrasant une facture déjà envoyée.
- Contrôlez chaque facture avant qu’elle ne parte.
Comment SealDoc l’enregistre
À la création et à l’envoi d’une facture, SealDoc enregistre ceci :
- SealDoc contrôle chaque facture selon le schéma et les règles du format choisi avant qu’elle soit prête, et chaque PDF selon PDF/A-3.
- SealDoc place la facture électronique en XML dans le PDF/A-3, et fournit aussi le XML séparément. Vous conservez ainsi la facture dans le format dans lequel vous l’avez envoyée.
- SealDoc enregistre l’empreinte de chaque document, en SHA-256 et en SHA-384, dans un journal où chaque ligne est liée à la précédente. Vous pouvez ainsi montrer plus tard que le fichier n’a pas changé depuis.
- SealDoc envoie la facture par e-mail avec vos pièces jointes et enregistre quelle facture est partie, avec quelles pièces jointes, à quelle adresse et quand. C’est votre preuve d’envoi.
- SealDoc crée l’avoir directement à partir de la facture d’origine.
Vous devez transmettre la preuve à un expert-comptable ou à un avocat ? Avec les formules Platform, à partir de Starter, vous téléchargez un dossier de preuve par document : un seul ZIP avec le document, le journal et un manifeste contenant le hachage de chaque fichier. Lisez ce que contient un dossier de preuve.
Questions fréquentes
Pendant combien de temps dois-je pouvoir prouver qu’une facture est authentique ?
Pendant toute la durée de conservation. L’article 233 de la directive TVA exige que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité soient assurées depuis l’émission jusqu’à la fin de la période de conservation. Pour les factures, elle est de 7 ans aux Pays-Bas, de 8 ans en Allemagne et de 6 ans en France.
Un e-mail envoyé prouve-t-il que mon client a reçu la facture ?
Un e-mail envoyé montre que vous l’avez envoyé, pas qu’il a été lu. Enregistrez donc le moment de l’envoi, l’adresse et le fichier envoyé en dehors de votre propre boîte e-mail.
Un PDF/A prouve-t-il qu’une facture n’a pas été modifiée ?
Non. PDF/A concerne la lisibilité à long terme. Un PDF/A se modifie et s’enregistre à nouveau comme PDF/A valide. L’intégrité se prouve avec un hachage enregistré au moment de l’envoi.
Puis-je modifier une facture déjà envoyée ?
Ne modifiez pas une facture déjà envoyée. Corrigez avec un avoir et, si nécessaire, une nouvelle facture, pour que la facture d’origine et la correction restent toutes deux dans votre comptabilité.
En résumé
Dans un litige sur une ancienne facture, ce qui compte, c’est ce que vous avez enregistré à l’époque. Quatre questions, chacune avec sa propre preuve : la facture est-elle inchangée, a-t-elle été envoyée, a-t-elle été reçue, et la livraison a-t-elle eu lieu ? Enregistrez ce que vous pouvez au moment où la facture part, pas quand le client appelle. Commencez à facturer avec SealDoc, ou découvrez comment SealDoc enregistre la preuve.