Cómo crear una XRechnung: campos obligatorios (2026)
Una XRechnung es una factura electrónica conforme al estándar alemán XRechnung: datos de factura estructurados en XML, en sintaxis UBL o CII. La creas con un software que pide los campos obligatorios alemanes y compruebas el resultado con un validador. Es el estándar para las facturas a la administración federal alemana; entre empresas establecidas en Alemania basta cualquier formato que siga la norma europea EN 16931, incluido ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL.
Datos clave (a 21 de septiembre de 2026)
- La versión vigente es XRechnung 3.0, en vigor desde el 1 de febrero de 2024 y al menos hasta el 31 de julio de 2027.
- Desde septiembre de 2025, la administración federal alemana recibe las facturas, por regla general, a través de una plataforma central, OZG-RE.
- Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa establecida en Alemania debe poder recibir facturas electrónicas; basta con un buzón de correo electrónico.
- La obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas alemanas llega por fases: 2027 para las empresas con un volumen de negocio superior a 800.000 euros en el año anterior, 2028 para todas las demás, con excepciones como las facturas pequeñas de hasta 250 euros y los Kleinunternehmer.
- Obligatorio en toda XRechnung: la referencia del comprador (BT-10), un contacto del vendedor con nombre, teléfono y correo electrónico, los datos de pago y las direcciones electrónicas del vendedor y del comprador.
¿Qué es una XRechnung?
XRechnung es el estándar alemán para facturas electrónicas dirigidas a compradores públicos. Implementa la norma europea EN 16931 y añade reglas de negocio nacionales, las reglas BR-DE. Lo mantiene la Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Una XRechnung es un conjunto de datos XML, no un PDF. Se admiten dos sintaxis: UBL y UN/CEFACT CII. Ambas expresan el modelo de datos de la EN 16931. El destinatario genera él mismo una vista legible.
La versión vigente es XRechnung 3.0 (especificación 3.0.2). Está en vigor desde el 1 de febrero de 2024 y, según la KoSIT, lo seguirá estando al menos hasta el 31 de julio de 2027. El 15 de septiembre de 2026 se publicó una versión preliminar de XRechnung 4.0; la KoSIT espera la versión definitiva para la primavera de 2027.
Cuándo necesitas una XRechnung
Facturas a la administración federal alemana (B2G)
Los proveedores de la administración federal deben facturar electrónicamente desde el 27 de noviembre de 2020 (§ 3(1) ERechV). El estándar es XRechnung “en principio”; se admite otro estándar si cumple la norma europea (§ 4(1) ERechV). Los encargos directos de hasta 1.000 euros están entre las excepciones (§ 3(3) n.º 1 ERechV).
La ERechV solo se aplica al nivel federal. Los Länder alemanes regulan la facturación electrónica por su cuenta.
Facturas a empresas (B2B)
Desde el 1 de enero de 2025, la factura electrónica es la regla entre empresas cuando tanto el proveedor como el destinatario están establecidos en Alemania (§ 14(2) UStG). No tiene por qué ser una XRechnung. Según las preguntas frecuentes (FAQ) del Ministerio Federal de Finanzas alemán (BMF), “XRechnung y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 (salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL)” cumplen los requisitos.
La recepción ya es obligatoria. Para ello basta con un buzón de correo electrónico (FAQ del BMF).
¿Se aplica esto a empresas de fuera de Alemania?
La obligación B2B solo se aplica cuando el proveedor y el destinatario están ambos establecidos en Alemania. “Establecido” significa tener allí la sede social, la dirección o un establecimiento permanente que interviene en la venta. Una empresa sin un establecimiento así en Alemania no tiene que emitir una factura electrónica a un cliente empresarial alemán, aunque esté registrada a efectos del IVA en Alemania (apartado 14.1(6) del decreto de aplicación del IVA, en la redacción dada por el BMF el 15 de octubre de 2025, y la FAQ del BMF). Aun así, puede enviarla si el cliente se lo pide.
Las facturas a la administración federal alemana son distintas: la ERechV se aplica a los proveedores sin distinguir dónde están establecidos.
Los plazos
Las reglas transitorias están en el § 27(38) UStG.
| Período | Qué se permite |
|---|---|
| Ventas en 2025 y 2026 | papel o, con el consentimiento del destinatario, otro formato electrónico |
| Ventas en 2027 | lo mismo, pero solo si tu volumen de negocio total del año anterior fue como máximo de 800.000 euros |
| hasta finales de 2027 | EDI con el consentimiento del destinatario |
| desde el 1 de enero de 2028 | factura electrónica para las ventas B2B nacionales, con las excepciones de abajo |
El umbral de 800.000 euros se aplica a la empresa que emite la factura, no al destinatario.
Excepciones
Las facturas pequeñas de hasta 250 euros (§ 33 UStDV) y las facturas de pequeñas empresas acogidas al régimen de Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) pueden enviarse siempre como otro tipo de factura, es decir, como PDF o en papel.
Los campos obligatorios de una XRechnung
El schematron de la KoSIT comprueba qué datos necesita una XRechnung. Las reglas marcadas como “fatal” hacen que una factura no sea válida; “warning” es una advertencia.
| Regla | Qué exige | Nivel |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | referencia del comprador (BT-10); para compradores públicos, la Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-2 | datos de contacto del vendedor (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5, -6, -7 | punto de contacto (BT-41, una persona o un departamento), teléfono (BT-42) y correo electrónico (BT-43) | fatal |
| BR-DE-1 | instrucciones de pago (BG-16) | fatal |
| BR-DE-23-a | para una transferencia (código 30 o 58), los datos de la transferencia (BG-17) | fatal |
| BR-DE-16 | para las categorías de IVA S, Z, E, AE, K, G, L o M: número de IVA (BT-31), número fiscal (BT-32) o representante fiscal (BG-11) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R020 | dirección electrónica del vendedor (BT-34) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R010 | dirección electrónica del comprador (BT-49) | fatal |
| BR-DE-19 | un IBAN válido (BT-84) | warning |
Ambas direcciones electrónicas son obligatorias en XRechnung 3.0; en el schematron CII son fatales desde la versión 2.2.0. Una dirección de correo electrónico es un ejemplo. Si omites la dirección del comprador, la XRechnung no es válida.
Para las facturas a la administración federal, el § 5(1) ERechV añade la Leitweg-ID, los datos bancarios, las condiciones de pago y la dirección de correo electrónico del emisor.
La Leitweg-ID
La Leitweg-ID dirige una factura a la oficina correcta de una autoridad pública. Va en BT-10 y la proporciona el comprador, normalmente en el pedido o en el contrato.
Su estructura, según la especificación de formato 2.0.2 de la KoSIT: una dirección general de 2 a 12 caracteres, una dirección detallada opcional de hasta 30 caracteres y un dígito de control calculado con Modulo 97-10, el mismo método que usa el IBAN.
En B2B, por lo general no se necesita una Leitweg-ID, según el BMF. Aun así, BT-10 es obligatorio (BR-DE-15): introduce la referencia que te da tu cliente. Si no hay ninguna, el BMF también acepta un marcador de posición como ”-”.
Crear una XRechnung en cinco pasos
- Averigua qué exige el destinatario. Administración federal: XRechnung a través de OZG-RE. Empresas: pregunta si basta con ZUGFeRD o si tiene que ser una XRechnung.
- Completa tus propios datos. Dirección, número de IVA o número fiscal alemán, IBAN y un contacto con teléfono y correo electrónico.
- Registra los datos del comprador. La referencia del comprador o la Leitweg-ID para BT-10, y la dirección de correo electrónico del comprador para BT-49.
- Genera la factura. Con una herramienta que pida los campos obligatorios y escriba XRechnung 3.0.
- Valida y envía. Compruébala con el validador de la KoSIT y envíala por el canal que indique el destinatario.
Herramientas por categoría
- Introducción web de OZG-RE. Para facturas sueltas a la administración federal. Se presentan directamente en la plataforma; gratuita, con registro obligatorio.
- Software de contabilidad y facturación. Para empresas con contabilidad continua. XRechnung como XML o ZUGFeRD, según el producto.
- Generadores en línea. Para facturas ocasionales sin software propio. XML o PDF con XML, según el proveedor.
- SealDoc Invoice. Para facturas en el navegador. Un PDF/A-3 con la XRechnung incrustada.
Entre empresas establecidas en Alemania basta cualquier formato que siga la EN 16931. Para OZG-RE, que exige un archivo XML puro, quedan descartadas las herramientas que solo entregan un PDF con XML incrustado.
XRechnung para pequeñas empresas (Kleinunternehmer)
Un Kleinunternehmer según el § 19 UStG (volumen de negocio del año anterior de hasta 25.000 euros, del año en curso de hasta 100.000 euros) no tiene que emitir facturas electrónicas: el § 34a UStDV permite siempre otro tipo de factura. La obligación de recibir facturas electrónicas sigue aplicándose.
Si un cliente exige una XRechnung, la especificación (capítulo 13.3) establece, entre otras cosas, la categoría de IVA E (BT-118), el tipo 0 (BT-119), el importe del impuesto 0 (BT-117) y un motivo de exención en BT-120. BT-121 no se envía. Sin número de IVA, tu número fiscal va en BT-32, porque BR-DE-16 también cubre la categoría E.
Validar una XRechnung
El validador de referencia es el módulo de validación de la KoSIT. Es de código abierto y se ejecuta en local, desde la línea de comandos o como servicio propio: el validador 1.6.3 en github.com/itplr-kosit/validator, con la configuración para XRechnung 3.0 de validator-configuration-xrechnung. El BMF no recomienda ningún validador en particular.
Para una comprobación rápida en el navegador hay validadores en línea gratuitos, como nuestro validador XRechnung. Comprueba con el validador de código abierto Mustang.
Enviar y conservar las facturas XRechnung
La administración federal recibe las facturas a través de una plataforma central, OZG-RE, desde septiembre de 2025, por cuatro canales: introducción web, carga de archivos, Peppol o correo electrónico. Las oficinas con una Leitweg-ID que empieza por 993 usan su propia solución. OZG-RE solo acepta archivos XML puros sin parte visual; para ZUGFeRD, cita el perfil XRECHNUNG como ejemplo.
A las empresas se las envías por el canal acordado; basta con un adjunto de correo electrónico.
Las facturas deben conservarse durante ocho años (§ 14b(1) UStG).
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Obtienes un único archivo: un PDF/A-3 con la XRechnung (versión 3.0, sintaxis CII) incrustada como xrechnung.xml. Antes de generar el archivo, SealDoc pide la referencia del comprador o la Leitweg-ID, un contacto con teléfono y correo electrónico, y el IBAN, e indica qué campo falta. Cada archivo se comprueba con veraPDF según PDF/A-3B antes de que puedas descargarlo. Como Kleinunternehmer eliges el § 19 UStG, y SealDoc incluye en la factura y en BT-120 la mención legal “Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG”.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una XRechnung?
Una XRechnung es una factura electrónica en XML conforme al estándar alemán XRechnung, que implementa la EN 16931. Está pensada para el software; el destinatario genera una vista legible.
¿Tienen las empresas extranjeras que enviar una XRechnung a sus clientes alemanes?
A los clientes empresariales alemanes no, salvo que la empresa tenga en Alemania un establecimiento que intervenga en la venta; la obligación B2B solo se aplica cuando ambas partes están establecidas en Alemania. Las facturas a la administración federal alemana deben ser electrónicas según la ERechV, y allí el estándar es XRechnung.
¿Se acepta ZUGFeRD en lugar de XRechnung?
Entre empresas alemanas, sí: el BMF acepta ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL. La plataforma federal OZG-RE solo acepta XML puro; para ZUGFeRD, cita el perfil XRECHNUNG como ejemplo.
¿Qué es una Leitweg-ID?
El identificador de enrutamiento que usa una autoridad pública alemana para enviar una factura a la oficina correcta. Va en BT-10 y te lo da la autoridad que te hace el pedido.
¿Puedo crear una XRechnung gratis?
Sí. Para las facturas a la administración federal existe la introducción web gratuita de OZG-RE, con registro. SealDoc Invoice crea 5 facturas al mes gratis, como un PDF/A-3 con la XRechnung incrustada.
¿Cómo se valida una XRechnung?
Con el módulo de validación de la KoSIT y la configuración para XRechnung 3.0. Es de código abierto y se ejecuta en local.
¿Cuándo empieza la obligación alemana de facturación electrónica B2B?
La recepción, desde el 1 de enero de 2025. La emisión, desde 2027 para las empresas con un volumen de negocio superior a 800.000 euros en el año anterior, y desde 2028 para todas las demás empresas establecidas en Alemania, con excepciones como las facturas pequeñas de hasta 250 euros y los Kleinunternehmer.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas electrónicas?
Ocho años según el § 14b(1) UStG. En un formato híbrido como ZUGFeRD, el BMF considera los datos XML la parte principal de la factura.
A 21 de septiembre de 2026. Fuentes: § 14, § 14b, § 19 y § 27 UStG; § 33 y § 34a UStDV; ERechV; KoSIT versiones de XRechnung y especificación 3.0.2; schematron de la KoSIT v2.6.0; canales de OZG-RE y FAQ de E-Rechnung Bund; FAQ del BMF sobre la factura electrónica.