Jak utworzyć XRechnung: pola obowiązkowe (2026)
XRechnung to faktura elektroniczna zgodna z niemieckim standardem XRechnung: ustrukturyzowane dane faktury w formacie XML, w składni UBL albo CII. Tworzysz ją w oprogramowaniu, które pyta o niemieckie pola obowiązkowe, a wynik sprawdzasz walidatorem. To standard dla faktur wystawianych niemieckiej administracji federalnej; między przedsiębiorstwami z siedzibą w Niemczech wystarczy każdy format zgodny z europejską normą EN 16931, w tym ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL.
Najważniejsze fakty (stan na 21 września 2026 r.)
- Aktualna wersja to XRechnung 3.0, obowiązująca od 1 lutego 2024 r. i co najmniej do 31 lipca 2027 r.
- Od września 2025 r. niemiecka administracja federalna odbiera faktury co do zasady przez jedną centralną platformę, OZG-RE.
- Od 1 stycznia 2025 r. każde przedsiębiorstwo z siedzibą w Niemczech musi być w stanie odbierać e-faktury; wystarczy do tego skrzynka e-mail.
- Obowiązek wystawiania e-faktur między niemieckimi przedsiębiorstwami wchodzi etapami: w 2027 r. dla przedsiębiorstw z obrotem powyżej 800 000 euro w poprzednim roku, w 2028 r. dla wszystkich pozostałych, z wyjątkami, takimi jak faktury o niskiej wartości do 250 euro i Kleinunternehmer.
- Obowiązkowe w każdej XRechnung: referencja nabywcy (BT-10), kontakt sprzedawcy z nazwą, telefonem i adresem e-mail, dane płatności oraz adresy elektroniczne sprzedawcy i nabywcy.
Czym jest XRechnung?
XRechnung to niemiecki standard faktur elektronicznych dla nabywców publicznych. Wdraża europejską normę EN 16931 i dodaje krajowe reguły biznesowe, czyli reguły BR-DE. Utrzymuje go Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
XRechnung to zbiór danych XML, a nie PDF. Dopuszczalne są dwie składnie: UBL i UN/CEFACT CII. Obie wyrażają model danych EN 16931. Czytelny widok tworzy sam odbiorca.
Aktualna wersja to XRechnung 3.0 (specyfikacja 3.0.2). Obowiązuje od 1 lutego 2024 r. i według KoSIT pozostaje w mocy co najmniej do 31 lipca 2027 r. Wersja wstępna XRechnung 4.0 została opublikowana 15 września 2026 r.; KoSIT spodziewa się wersji ostatecznej wiosną 2027 r.
Kiedy potrzebujesz XRechnung
Faktury dla niemieckiej administracji federalnej (B2G)
Dostawcy administracji federalnej muszą fakturować elektronicznie od 27 listopada 2020 r. (§ 3 Abs. 1 ERechV). Standardem jest „co do zasady” XRechnung; inny standard jest dopuszczalny, jeśli spełnia normę europejską (§ 4 Abs. 1 ERechV). Do wyjątków należą zamówienia bezpośrednie do 1000 euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
ERechV dotyczy wyłącznie szczebla federalnego. Niemieckie kraje związkowe regulują fakturowanie elektroniczne samodzielnie.
Faktury dla przedsiębiorstw (B2B)
Od 1 stycznia 2025 r. e-faktura jest regułą między przedsiębiorstwami, gdy zarówno dostawca, jak i odbiorca mają siedzibę w Niemczech (§ 14 Abs. 2 UStG). Nie musi to być XRechnung. Według FAQ niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów (BMF) wymagania spełniają „XRechnung oraz ZUGFeRD od wersji 2.0.1 (z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL)”.
Odbiór jest już obowiązkowy. Wystarczy do tego skrzynka e-mail (FAQ BMF).
Czy dotyczy to firm spoza Niemiec?
Obowiązek B2B obowiązuje tylko wtedy, gdy dostawca i odbiorca mają siedzibę w Niemczech. „Siedziba w Niemczech” oznacza tu siedzibę statutową, miejsce zarządu lub stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w sprzedaży. Firma bez takiego miejsca prowadzenia działalności w Niemczech nie musi wystawiać e-faktury niemieckiemu klientowi biznesowemu, nawet jeśli jest zarejestrowana do VAT w Niemczech (sekcja 14.1(6) okólnika w sprawie stosowania ustawy o VAT, w brzmieniu zmienionym przez BMF 15 października 2025 r., oraz FAQ BMF). Może jednak ją wysłać, jeśli klient o to poprosi.
Inaczej jest z fakturami dla niemieckiej administracji federalnej: ERechV obowiązuje dostawców bez względu na to, gdzie mają siedzibę.
Terminy
Przepisy przejściowe znajdują się w § 27 Abs. 38 UStG.
| Okres | Co jest dozwolone |
|---|---|
| Sprzedaż w 2025 i 2026 r. | papier lub, za zgodą odbiorcy, inny format elektroniczny |
| Sprzedaż w 2027 r. | to samo, ale tylko jeśli Twój łączny obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 800 000 euro |
| do końca 2027 r. | EDI za zgodą odbiorcy |
| od 1 stycznia 2028 r. | e-faktura dla krajowej sprzedaży B2B, z wyjątkami opisanymi poniżej |
Próg 800 000 euro dotyczy przedsiębiorstwa, które wystawia fakturę, a nie odbiorcy.
Wyjątki
Faktury o niskiej wartości do 250 euro (§ 33 UStDV) i faktury od małych przedsiębiorstw objętych zwolnieniem Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) zawsze mogą być wysyłane jako inna faktura, a więc jako PDF lub na papierze.
Pola obowiązkowe XRechnung
Schematron KoSIT sprawdza, jakich danych wymaga XRechnung. Reguły oznaczone jako „fatal” sprawiają, że faktura jest nieprawidłowa; „warning” to uwaga.
| Reguła | Czego wymaga | Poziom |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | referencji nabywcy (BT-10); w przypadku nabywców publicznych Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-2 | danych kontaktowych sprzedawcy (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5, -6, -7 | punktu kontaktowego (BT-41, osoby lub działu), telefonu (BT-42) i adresu e-mail (BT-43) | fatal |
| BR-DE-1 | instrukcji płatniczych (BG-16) | fatal |
| BR-DE-23-a | przy przelewie (kod 30 lub 58): danych przelewu (BG-17) | fatal |
| BR-DE-16 | przy kategoriach VAT S, Z, E, AE, K, G, L lub M: numeru VAT (BT-31), numeru podatkowego (BT-32) lub przedstawiciela podatkowego (BG-11) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R020 | adresu elektronicznego sprzedawcy (BT-34) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R010 | adresu elektronicznego nabywcy (BT-49) | fatal |
| BR-DE-19 | prawidłowego numeru IBAN (BT-84) | warning |
Oba adresy elektroniczne są obowiązkowe w XRechnung 3.0; w schematronie CII mają poziom fatal od wersji 2.2.0. Przykładem takiego adresu jest adres e-mail. Pomiń adres nabywcy, a XRechnung będzie nieprawidłowa.
W przypadku faktur dla administracji federalnej § 5 Abs. 1 ERechV dodaje Leitweg-ID, dane bankowe, warunki płatności i adres e-mail wystawcy.
Leitweg-ID
Leitweg-ID kieruje fakturę do właściwej komórki organu publicznego. Wpisuje się ją w BT-10, a pochodzi od nabywcy, zwykle z zamówienia lub umowy.
Jej struktura według specyfikacji formatu KoSIT 2.0.2: adres ogólny od 2 do 12 znaków, opcjonalny adres szczegółowy do 30 znaków oraz cyfra kontrolna obliczana metodą Modulo 97-10, tą samą, której używa IBAN.
Według BMF w B2B Leitweg-ID co do zasady nie jest potrzebna. Pole BT-10 nadal jest obowiązkowe (BR-DE-15): wpisz referencję, którą podaje Ci klient. Jeśli jej nie ma, BMF akceptuje także symbol zastępczy, taki jak „-”.
Tworzenie XRechnung w pięciu krokach
- Ustal, czego wymaga odbiorca. Administracja federalna: XRechnung przez OZG-RE. Przedsiębiorstwa: zapytaj, czy wystarczy ZUGFeRD, czy musi to być XRechnung.
- Uzupełnij własne dane. Adres, numer VAT lub niemiecki numer podatkowy, IBAN oraz kontakt z telefonem i adresem e-mail.
- Wprowadź dane nabywcy. Referencja nabywcy lub Leitweg-ID dla BT-10 oraz adres e-mail nabywcy dla BT-49.
- Wygeneruj fakturę. Narzędziem, które pyta o pola obowiązkowe i zapisuje XRechnung 3.0.
- Zwaliduj i wyślij. Sprawdź fakturę walidatorem KoSIT, a następnie wyślij ją kanałem wskazanym przez odbiorcę.
Narzędzia według kategorii
- Formularz webowy OZG-RE. Do pojedynczych faktur dla administracji federalnej. Fakturę wprowadza się bezpośrednio na platformie; bezpłatnie, wymagana rejestracja.
- Oprogramowanie księgowe i do fakturowania. Dla firm prowadzących bieżącą księgowość. XRechnung jako XML lub ZUGFeRD, w zależności od produktu.
- Generatory online. Do okazjonalnych faktur bez własnego oprogramowania. XML lub PDF z XML, w zależności od dostawcy.
- SealDoc Invoice. Do faktur w przeglądarce. PDF/A-3 z osadzoną XRechnung.
Między przedsiębiorstwami z siedzibą w Niemczech wystarczy każdy format zgodny z EN 16931. W przypadku OZG-RE, które wymaga czystego pliku XML, narzędzia dostarczające tylko PDF z osadzonym XML odpadają.
XRechnung dla małych przedsiębiorstw (Kleinunternehmer)
Kleinunternehmer w rozumieniu § 19 UStG (obrót w poprzednim roku do 25 000 euro, w bieżącym roku do 100 000 euro) nie musi wystawiać e-faktur: § 34a UStDV zawsze dopuszcza inną fakturę. Obowiązek odbioru e-faktur nadal obowiązuje.
Jeśli klient wymaga XRechnung, specyfikacja (rozdział 13.3) określa między innymi kategorię VAT E (BT-118), stawkę 0 (BT-119), kwotę podatku 0 (BT-117) oraz przyczynę zwolnienia w BT-120. Pola BT-121 się nie przesyła. Bez numeru VAT Twój numer podatkowy trafia do BT-32, ponieważ BR-DE-16 obejmuje również kategorię E.
Walidacja XRechnung
Walidatorem referencyjnym jest moduł walidacyjny KoSIT. Jest open source i działa lokalnie, z wiersza poleceń lub jako własna usługa: walidator 1.6.3 na github.com/itplr-kosit/validator, z konfiguracją dla XRechnung 3.0 z validator-configuration-xrechnung. BMF nie rekomenduje żadnego konkretnego walidatora.
Do szybkiego sprawdzenia w przeglądarce istnieją bezpłatne walidatory online, takie jak nasz walidator XRechnung. Sprawdza on pliki walidatorem open source Mustang.
Wysyłanie i przechowywanie faktur XRechnung
Administracja federalna odbiera faktury od września 2025 r. przez jedną centralną platformę, OZG-RE, czterema kanałami: formularz webowy, przesłanie pliku, Peppol lub e-mail. Urzędy z Leitweg-ID zaczynającą się od 993 korzystają z własnego rozwiązania. OZG-RE przyjmuje wyłącznie czyste pliki XML bez części wizualnej; dla ZUGFeRD podaje jako przykład profil XRECHNUNG.
Przedsiębiorstwom wysyłasz faktury uzgodnionym kanałem; wystarczy załącznik e-mail.
Faktury należy przechowywać przez osiem lat (§ 14b Abs. 1 UStG).
Tworzenie XRechnung w SealDoc Invoice
W SealDoc Invoice tworzysz XRechnung w przeglądarce, bez instalowania czegokolwiek. Pakiet Free obejmuje 5 faktur miesięcznie bez opłat; potrzebujesz konta, a nie karty kredytowej.
Otrzymujesz jeden plik: PDF/A-3 z osadzoną XRechnung (wersja 3.0, składnia CII) jako xrechnung.xml. Zanim SealDoc zbuduje plik, prosi o referencję nabywcy lub Leitweg-ID, kontakt z telefonem i adresem e-mail oraz IBAN, i wskazuje każde brakujące pole. Każdy plik jest sprawdzany narzędziem veraPDF pod kątem PDF/A-3B, zanim będzie można go pobrać. Jako Kleinunternehmer wybierasz § 19 UStG, a SealDoc umieszcza na fakturze i w BT-120 ustawową adnotację „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG”.
Zacznij korzystać z SealDoc Invoice za darmo lub zobacz pakiety.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest XRechnung?
XRechnung to e-faktura w formacie XML zgodna z niemieckim standardem XRechnung, który wdraża EN 16931. Jest przeznaczona dla oprogramowania; czytelny widok tworzy odbiorca.
Czy firmy zagraniczne muszą wysyłać XRechnung niemieckim klientom?
Niemieckim klientom biznesowym nie, chyba że firma ma w Niemczech stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w sprzedaży; obowiązek B2B obowiązuje tylko wtedy, gdy obie strony mają siedzibę w Niemczech. Faktury dla niemieckiej administracji federalnej muszą być elektroniczne na podstawie ERechV, a standardem jest tam XRechnung.
Czy ZUGFeRD jest akceptowany zamiast XRechnung?
Między niemieckimi przedsiębiorstwami tak: BMF akceptuje ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL. Platforma federalna OZG-RE przyjmuje wyłącznie czysty XML; dla ZUGFeRD podaje jako przykład profil XRECHNUNG.
Czym jest Leitweg-ID?
To identyfikator routingu, którego niemiecki organ publiczny używa, aby skierować fakturę do właściwej komórki. Wpisuje się go w BT-10, a otrzymujesz go od organu, który składa u Ciebie zamówienie.
Czy mogę utworzyć XRechnung za darmo?
Tak. Do faktur dla administracji federalnej służy bezpłatny formularz webowy OZG-RE, wymagający rejestracji. SealDoc Invoice tworzy 5 faktur miesięcznie za darmo, jako PDF/A-3 z osadzoną XRechnung.
Jak zwalidować XRechnung?
Modułem walidacyjnym KoSIT z konfiguracją XRechnung 3.0. Jest open source i działa lokalnie.
Kiedy zaczyna się niemiecki obowiązek e-fakturowania B2B?
Odbiór od 1 stycznia 2025 r. Wystawianie od 2027 r. dla przedsiębiorstw z obrotem powyżej 800 000 euro w poprzednim roku i od 2028 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw z siedzibą w Niemczech, z wyjątkami, takimi jak faktury o niskiej wartości do 250 euro i Kleinunternehmer.
Jak długo trzeba przechowywać e-faktury?
Osiem lat zgodnie z § 14b Abs. 1 UStG. W przypadku formatu hybrydowego, takiego jak ZUGFeRD, BMF traktuje dane XML jako wiodącą część faktury.
Stan na 21 września 2026 r. Źródła: § 14, § 14b, § 19 i § 27 UStG; § 33 i § 34a UStDV; ERechV; KoSIT wersje XRechnung i specyfikacja 3.0.2; schematron KoSIT v2.6.0; kanały OZG-RE i FAQ E-Rechnung Bund; FAQ BMF dotyczące e-faktur.