Comment créer une XRechnung : les champs obligatoires (2026)
Une XRechnung est une facture électronique conforme à la norme allemande XRechnung : des données de facture structurées en XML, en syntaxe UBL ou CII. Vous la créez avec un logiciel qui demande les champs obligatoires allemands, et vous contrôlez le résultat avec un validateur. C’est la norme pour les factures adressées à l’administration fédérale allemande ; entre entreprises établies en Allemagne, tout format conforme à la norme européenne EN 16931 suffit, y compris ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1, sauf les profils MINIMUM et BASIC-WL.
Points clés (au 21 septembre 2026)
- La version actuelle est XRechnung 3.0, en vigueur depuis le 1er février 2024 et au moins jusqu’au 31 juillet 2027.
- Depuis septembre 2025, l’administration fédérale allemande reçoit en principe les factures par une plateforme centrale unique, OZG-RE.
- Depuis le 1er janvier 2025, toute entreprise établie en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques ; une boîte e-mail suffit.
- L’obligation d’émettre des factures électroniques entre entreprises allemandes arrive par étapes : 2027 pour les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépasse 800 000 euros, 2028 pour toutes les autres, avec des exceptions comme les petites factures jusqu’à 250 euros et les Kleinunternehmer.
- Obligatoires dans toute XRechnung : la référence acheteur (BT-10), un contact vendeur avec nom, téléphone et e-mail, les informations de paiement, et les adresses électroniques du vendeur et de l’acheteur.
Qu’est-ce qu’une XRechnung ?
XRechnung est la norme allemande pour les factures électroniques adressées aux acheteurs publics. Elle met en œuvre la norme européenne EN 16931 et y ajoute des règles de gestion nationales, les règles BR-DE. Elle est maintenue par la Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Une XRechnung est un jeu de données XML, pas un PDF. Deux syntaxes sont admises : UBL et UN/CEFACT CII. Les deux expriment le modèle de données de l’EN 16931. Le destinataire produit lui-même une vue lisible.
La version actuelle est XRechnung 3.0 (spécification 3.0.2). Elle est en vigueur depuis le 1er février 2024 et, selon la KoSIT, le reste au moins jusqu’au 31 juillet 2027. Une préversion de XRechnung 4.0 a été publiée le 15 septembre 2026 ; la KoSIT attend la version définitive au printemps 2027.
Quand vous avez besoin d’une XRechnung
Factures à l’administration fédérale allemande (B2G)
Les fournisseurs de l’administration fédérale doivent facturer électroniquement depuis le 27 novembre 2020 (§ 3 Abs. 1 ERechV). La norme est XRechnung « en principe » ; une autre norme est admise si elle respecte la norme européenne (§ 4 Abs. 1 ERechV). Les commandes directes jusqu’à 1 000 euros font partie des exemptions (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
L’ERechV ne s’applique qu’au niveau fédéral. Les Länder allemands réglementent eux-mêmes la facturation électronique.
Factures aux entreprises (B2B)
Depuis le 1er janvier 2025, la facture électronique est la règle entre entreprises lorsque le fournisseur et le destinataire sont tous deux établis en Allemagne (§ 14 Abs. 2 UStG). Il ne doit pas nécessairement s’agir d’une XRechnung. Selon la FAQ du ministère fédéral allemand des Finances (BMF), « XRechnung et ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 (sauf les profils MINIMUM et BASIC-WL) » satisfont aux exigences.
La réception est déjà obligatoire. Une boîte e-mail suffit pour cela (FAQ du BMF).
Cela s’applique-t-il aux entreprises situées hors d’Allemagne ?
L’obligation B2B ne s’applique que lorsque le fournisseur et le destinataire sont tous deux établis en Allemagne. « Établi » signifie disposer d’un siège, d’une direction ou d’un établissement stable qui participe à la vente. Une entreprise sans un tel établissement en Allemagne n’est pas tenue d’émettre une facture électronique à un client professionnel allemand, même si elle est immatriculée à la TVA en Allemagne (section 14.1(6) de la circulaire d’application de la TVA, dans sa version modifiée par le BMF le 15 octobre 2025, et FAQ du BMF). Elle peut toutefois en envoyer une si le client le demande.
Les factures adressées à l’administration fédérale allemande sont un cas différent : l’ERechV s’applique aux fournisseurs sans distinction de leur lieu d’établissement.
Les échéances
Les règles transitoires figurent au § 27 Abs. 38 UStG.
| Période | Ce qui est permis |
|---|---|
| Ventes en 2025 et 2026 | papier ou, avec l’accord du destinataire, un autre format électronique |
| Ventes en 2027 | idem, mais uniquement si votre chiffre d’affaires total de l’année précédente ne dépassait pas 800 000 euros |
| jusqu’à fin 2027 | EDI avec l’accord du destinataire |
| à partir du 1er janvier 2028 | facture électronique pour les ventes B2B nationales, avec les exceptions ci-dessous |
Le seuil de 800 000 euros s’applique à l’entreprise qui émet la facture, pas au destinataire.
Exceptions
Les petites factures jusqu’à 250 euros (§ 33 UStDV) et les factures des petites entreprises relevant du régime des Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) peuvent toujours être émises sous forme d’autre facture, donc en PDF ou sur papier.
Les champs obligatoires d’une XRechnung
Le schematron de la KoSIT contrôle les informations dont une XRechnung a besoin. Les règles de niveau « fatal » rendent une facture invalide ; « warning » est une remarque.
| Règle | Ce qu’elle exige | Niveau |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | référence acheteur (BT-10) ; pour les acheteurs publics, la Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-2 | coordonnées du contact vendeur (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5, -6, -7 | point de contact (BT-41, une personne ou un service), téléphone (BT-42) et e-mail (BT-43) | fatal |
| BR-DE-1 | instructions de paiement (BG-16) | fatal |
| BR-DE-23-a | pour un virement (code 30 ou 58), les informations de virement (BG-17) | fatal |
| BR-DE-16 | pour les catégories de TVA S, Z, E, AE, K, G, L ou M : numéro de TVA (BT-31), numéro fiscal (BT-32) ou représentant fiscal (BG-11) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R020 | adresse électronique du vendeur (BT-34) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R010 | adresse électronique de l’acheteur (BT-49) | fatal |
| BR-DE-19 | un IBAN valide (BT-84) | warning |
Les deux adresses électroniques sont obligatoires dans XRechnung 3.0 ; dans le schematron CII, elles sont fatales depuis la version 2.2.0. Une adresse e-mail en est un exemple. Omettez l’adresse de l’acheteur, et la XRechnung est invalide.
Pour les factures à l’administration fédérale, le § 5 Abs. 1 ERechV ajoute la Leitweg-ID, les coordonnées bancaires, les conditions de paiement et l’adresse e-mail de l’émetteur.
La Leitweg-ID
La Leitweg-ID achemine une facture vers le bon service d’une autorité publique. Elle se place dans BT-10 et provient de l’acheteur, généralement dans la commande ou le contrat.
Sa structure, selon la spécification de format 2.0.2 de la KoSIT : un adressage principal de 2 à 12 caractères, un adressage fin facultatif de 30 caractères au maximum, et un chiffre de contrôle calculé avec Modulo 97-10, la même méthode que celle de l’IBAN.
En B2B, une Leitweg-ID n’est généralement pas nécessaire, selon le BMF. BT-10 reste obligatoire (BR-DE-15) : indiquez la référence que votre client vous communique. S’il n’y en a pas, le BMF accepte aussi un caractère de remplacement tel que « - ».
Créer une XRechnung en cinq étapes
- Déterminez ce qu’exige le destinataire. Administration fédérale : XRechnung via OZG-RE. Entreprises : demandez si ZUGFeRD suffit ou s’il doit s’agir d’une XRechnung.
- Complétez vos propres informations. Adresse, numéro de TVA ou numéro fiscal allemand, IBAN, et un contact avec téléphone et e-mail.
- Saisissez l’acheteur. La référence acheteur ou la Leitweg-ID pour BT-10, et l’adresse e-mail de l’acheteur pour BT-49.
- Générez la facture. Avec un outil qui demande les champs obligatoires et produit du XRechnung 3.0.
- Validez et envoyez. Contrôlez-la avec le validateur de la KoSIT, puis envoyez-la par le canal indiqué par le destinataire.
Outils par catégorie
- Saisie web OZG-RE. Pour des factures individuelles à l’administration fédérale. Déposées directement sur la plateforme ; gratuite, inscription requise.
- Logiciels de comptabilité et de facturation. Pour les entreprises qui tiennent une comptabilité courante. XRechnung en XML ou ZUGFeRD, selon le produit.
- Générateurs en ligne. Pour des factures occasionnelles sans logiciel propre. XML ou PDF avec XML, selon le fournisseur.
- SealDoc Invoice. Pour des factures dans le navigateur. Un PDF/A-3 avec la XRechnung intégrée.
Entre entreprises établies en Allemagne, tout format conforme à l’EN 16931 suffit. Pour OZG-RE, qui exige un fichier XML pur, les outils qui ne livrent qu’un PDF avec XML intégré sont exclus.
XRechnung pour les petites entreprises (Kleinunternehmer)
Un Kleinunternehmer au sens du § 19 UStG (chiffre d’affaires de l’année précédente jusqu’à 25 000 euros, de l’année en cours jusqu’à 100 000 euros) n’est pas tenu d’émettre des factures électroniques : le § 34a UStDV permet toujours une autre facture. L’obligation de recevoir des factures électroniques s’applique néanmoins.
Si un client exige une XRechnung, la spécification (chapitre 13.3) fixe notamment la catégorie de TVA E (BT-118), le taux 0 (BT-119), le montant de taxe 0 (BT-117) et un motif d’exonération dans BT-120. BT-121 n’est pas transmis. Sans numéro de TVA, votre numéro fiscal va dans BT-32, car BR-DE-16 couvre aussi la catégorie E.
Valider une XRechnung
Le validateur de référence est le module de validation de la KoSIT. Il est open source et s’exécute localement, en ligne de commande ou comme votre propre service : le validateur 1.6.3 sur github.com/itplr-kosit/validator, avec la configuration pour XRechnung 3.0 issue de validator-configuration-xrechnung. Le BMF ne recommande aucun validateur en particulier.
Pour un contrôle rapide dans le navigateur, il existe des validateurs en ligne gratuits, comme notre validateur XRechnung. Il effectue le contrôle avec le validateur open source Mustang.
Envoyer et conserver les factures XRechnung
L’administration fédérale reçoit les factures par une plateforme centrale unique, OZG-RE, depuis septembre 2025, sur quatre canaux : saisie web, téléversement, Peppol ou e-mail. Les services dont la Leitweg-ID commence par 993 utilisent leur propre solution. OZG-RE n’accepte que des fichiers XML purs sans partie visuelle ; pour ZUGFeRD, elle cite le profil XRECHNUNG comme exemple.
Aux entreprises, vous envoyez par le canal convenu ; une pièce jointe à un e-mail suffit.
Les factures doivent être conservées pendant huit ans (§ 14b Abs. 1 UStG).
Créer une XRechnung avec SealDoc Invoice
Avec SealDoc Invoice, vous créez une XRechnung dans votre navigateur, sans rien installer. Le forfait Free comprend 5 factures par mois sans frais ; il vous faut un compte, pas une carte bancaire.
Vous obtenez un seul fichier : un PDF/A-3 dans lequel la XRechnung (version 3.0, syntaxe CII) est intégrée sous le nom xrechnung.xml. Avant de créer le fichier, SealDoc demande la référence acheteur ou la Leitweg-ID, un contact avec téléphone et e-mail, et l’IBAN, et signale tout champ manquant. Chaque fichier est contrôlé avec veraPDF selon PDF/A-3B avant que vous puissiez le télécharger. En tant que Kleinunternehmer, vous choisissez le § 19 UStG, et SealDoc porte la mention légale « Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG » sur la facture et dans BT-120.
Commencer gratuitement avec SealDoc Invoice ou voir les forfaits.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une XRechnung ?
Une XRechnung est une facture électronique en XML conforme à la norme allemande XRechnung, qui met en œuvre l’EN 16931. Elle est destinée aux logiciels ; le destinataire en crée une vue lisible.
Les entreprises étrangères doivent-elles envoyer une XRechnung à leurs clients allemands ?
Pas à leurs clients professionnels allemands, sauf si l’entreprise dispose en Allemagne d’un établissement qui participe à la vente ; l’obligation B2B ne s’applique que lorsque les deux parties sont établies en Allemagne. Les factures à l’administration fédérale allemande doivent être électroniques selon l’ERechV, et XRechnung y est la norme.
ZUGFeRD est-il accepté à la place de XRechnung ?
Entre entreprises allemandes, oui : le BMF accepte ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1, sauf les profils MINIMUM et BASIC-WL. La plateforme fédérale OZG-RE n’accepte que du XML pur ; pour ZUGFeRD, elle cite le profil XRECHNUNG comme exemple.
Qu’est-ce qu’une Leitweg-ID ?
L’identifiant d’acheminement qu’une autorité publique allemande utilise pour diriger une facture vers le bon service. Elle se place dans BT-10 et vous l’obtenez auprès de l’autorité qui vous passe commande.
Peut-on créer une XRechnung gratuitement ?
Oui. Pour les factures à l’administration fédérale, il existe la saisie web OZG-RE gratuite, avec inscription. SealDoc Invoice crée 5 factures par mois gratuitement, sous forme de PDF/A-3 avec la XRechnung intégrée.
Comment valider une XRechnung ?
Avec le module de validation de la KoSIT et la configuration XRechnung 3.0. Il est open source et s’exécute localement.
Quand commence l’obligation allemande de facturation électronique B2B ?
Pour la réception, depuis le 1er janvier 2025. Pour l’émission, à partir de 2027 pour les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépasse 800 000 euros, et à partir de 2028 pour toutes les autres entreprises établies en Allemagne, avec des exceptions comme les petites factures jusqu’à 250 euros et les Kleinunternehmer.
Combien de temps les factures électroniques doivent-elles être conservées ?
Huit ans, selon le § 14b Abs. 1 UStG. Pour un format hybride comme ZUGFeRD, le BMF considère les données XML comme la partie déterminante de la facture.
Au 21 septembre 2026. Sources : § 14, § 14b, § 19 et § 27 UStG ; § 33 et § 34a UStDV ; ERechV ; KoSIT, versions XRechnung et spécification 3.0.2 ; schematron KoSIT v2.6.0 ; canaux OZG-RE et FAQ E-Rechnung Bund ; FAQ du BMF sur la facture électronique.