Come creare una XRechnung: i campi obbligatori (2026)
Una XRechnung è una fattura elettronica secondo lo standard tedesco XRechnung: dati di fattura strutturati in XML, in sintassi UBL o CII. La crei con un software che ti chiede i campi obbligatori tedeschi, e controlli il risultato con un validatore. È lo standard per le fatture all’amministrazione federale tedesca; tra imprese con sede in Germania basta qualsiasi formato conforme alla norma europea EN 16931, incluso ZUGFeRD dalla versione 2.0.1, esclusi i profili MINIMUM e BASIC-WL.
Fatti chiave (al 21 settembre 2026)
- La versione attuale è XRechnung 3.0, in vigore dal 1° febbraio 2024 e almeno fino al 31 luglio 2027.
- Da settembre 2025 l’amministrazione federale tedesca riceve le fatture, di norma, tramite un’unica piattaforma centrale, OZG-RE.
- Dal 1° gennaio 2025 ogni impresa con sede in Germania deve poter ricevere fatture elettroniche; basta una casella e-mail.
- L’obbligo di emettere fatture elettroniche tra imprese tedesche arriva per fasi: 2027 per le imprese con un fatturato superiore a 800.000 euro nell’anno precedente, 2028 per tutte le altre, con eccezioni come le piccole fatture fino a 250 euro e i Kleinunternehmer.
- Obbligatori in ogni XRechnung: riferimento dell’acquirente (BT-10), un contatto del venditore con nome, telefono ed e-mail, i dati di pagamento e gli indirizzi elettronici di venditore e acquirente.
Che cos’è una XRechnung?
XRechnung è lo standard tedesco per le fatture elettroniche destinate agli acquirenti pubblici. Implementa la norma europea EN 16931 e aggiunge regole di business nazionali, le regole BR-DE. È gestito dalla Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Una XRechnung è un set di dati XML, non un PDF. Sono ammesse due sintassi: UBL e UN/CEFACT CII. Entrambe esprimono il modello di dati EN 16931. Il destinatario genera da sé una vista leggibile.
La versione attuale è XRechnung 3.0 (specifica 3.0.2). È in vigore dal 1° febbraio 2024 e, secondo la KoSIT, resta in vigore almeno fino al 31 luglio 2027. Una versione preliminare di XRechnung 4.0 è stata pubblicata il 15 settembre 2026; la KoSIT prevede la versione definitiva per la primavera 2027.
Quando serve una XRechnung
Fatture all’amministrazione federale tedesca (B2G)
I fornitori dell’amministrazione federale devono fatturare elettronicamente dal 27 novembre 2020 (§ 3(1) ERechV). Lo standard è XRechnung “in linea di principio”; un altro standard è ammesso se soddisfa la norma europea (§ 4(1) ERechV). Gli affidamenti diretti fino a 1.000 euro rientrano tra le esenzioni (§ 3(3) n. 1 ERechV).
La ERechV si applica solo al livello federale. I Länder tedeschi disciplinano autonomamente la fatturazione elettronica.
Fatture alle imprese (B2B)
Dal 1° gennaio 2025 la fattura elettronica è la regola tra imprese quando sia il fornitore sia il destinatario hanno sede in Germania (§ 14(2) UStG). Non deve essere per forza una XRechnung. Secondo le FAQ del Ministero federale delle Finanze tedesco (BMF), “XRechnung e ZUGFeRD dalla versione 2.0.1 (esclusi i profili MINIMUM e BASIC-WL)” soddisfano i requisiti.
La ricezione è già obbligatoria. Per questo basta una casella e-mail (FAQ del BMF).
Vale anche per le imprese fuori dalla Germania?
L’obbligo B2B si applica solo quando fornitore e destinatario hanno entrambi sede in Germania. “Sede” significa una sede legale, la direzione o una stabile organizzazione coinvolta nella vendita. Un’impresa senza una tale stabile organizzazione in Germania non è tenuta a emettere una fattura elettronica a un cliente business tedesco, anche se è registrata ai fini IVA in Germania (sezione 14.1(6) del decreto applicativo dell’IVA, come modificato dal BMF il 15 ottobre 2025, e FAQ del BMF). Può comunque inviarne una se il cliente lo chiede.
Le fatture all’amministrazione federale tedesca sono un’altra cosa: la ERechV si applica ai fornitori senza distinguere dove hanno sede.
Le scadenze
Le norme transitorie sono nel § 27(38) UStG.
| Periodo | Cosa è consentito |
|---|---|
| Operazioni nel 2025 e nel 2026 | carta oppure, con il consenso del destinatario, un altro formato elettronico |
| Operazioni nel 2027 | lo stesso, ma solo se il tuo fatturato complessivo dell’anno precedente non ha superato 800.000 euro |
| fino alla fine del 2027 | EDI con il consenso del destinatario |
| dal 1° gennaio 2028 | fattura elettronica per le operazioni B2B nazionali, con le eccezioni indicate sotto |
La soglia di 800.000 euro si applica all’impresa che emette la fattura, non al destinatario.
Eccezioni
Le piccole fatture fino a 250 euro (§ 33 UStDV) e le fatture delle piccole imprese in regime di Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) possono sempre essere inviate come altra fattura, quindi come PDF o su carta.
I campi obbligatori di una XRechnung
Lo schematron della KoSIT controlla quali dati deve contenere una XRechnung. Le regole con livello “fatal” rendono una fattura non valida; “warning” è una segnalazione.
| Regola | Cosa richiede | Livello |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | riferimento dell’acquirente (BT-10); per gli acquirenti pubblici la Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-2 | dati di contatto del venditore (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5, -6, -7 | punto di contatto (BT-41, una persona o un reparto), telefono (BT-42) ed e-mail (BT-43) | fatal |
| BR-DE-1 | istruzioni di pagamento (BG-16) | fatal |
| BR-DE-23-a | per un bonifico (codice 30 o 58), i dati del bonifico (BG-17) | fatal |
| BR-DE-16 | per le categorie IVA S, Z, E, AE, K, G, L o M: partita IVA (BT-31), numero fiscale (BT-32) o rappresentante fiscale (BG-11) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R020 | indirizzo elettronico del venditore (BT-34) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R010 | indirizzo elettronico dell’acquirente (BT-49) | fatal |
| BR-DE-19 | un IBAN valido (BT-84) | warning |
Entrambi gli indirizzi elettronici sono obbligatori in XRechnung 3.0; nello schematron CII sono fatali dalla versione 2.2.0. Un indirizzo e-mail è un esempio. Se ometti l’indirizzo dell’acquirente, la XRechnung non è valida.
Per le fatture all’amministrazione federale, il § 5(1) ERechV aggiunge la Leitweg-ID, le coordinate bancarie, le condizioni di pagamento e l’indirizzo e-mail dell’emittente.
La Leitweg-ID
La Leitweg-ID instrada una fattura all’ufficio giusto di un’autorità pubblica. Va in BT-10 e viene fornita dall’acquirente, di solito nell’ordine o nel contratto.
La sua struttura, secondo la specifica di formato 2.0.2 della KoSIT: un indirizzamento generale da 2 a 12 caratteri, un indirizzamento di dettaglio facoltativo fino a 30 caratteri e una cifra di controllo calcolata con Modulo 97-10, lo stesso metodo usato dall’IBAN.
Nel B2B una Leitweg-ID in genere non serve, secondo il BMF. BT-10 resta comunque obbligatorio (BR-DE-15): inserisci il riferimento che ti dà il tuo cliente. Se non ce n’è uno, il BMF accetta anche un segnaposto come ”-”.
Creare una XRechnung in cinque passaggi
- Scopri cosa richiede il destinatario. Amministrazione federale: XRechnung tramite OZG-RE. Imprese: chiedi se basta ZUGFeRD o se deve essere una XRechnung.
- Completa i tuoi dati. Indirizzo, partita IVA o numero fiscale tedesco, IBAN e un contatto con telefono ed e-mail.
- Inserisci i dati dell’acquirente. Il riferimento dell’acquirente o la Leitweg-ID per BT-10, e l’indirizzo e-mail dell’acquirente per BT-49.
- Genera la fattura. Con uno strumento che chiede i campi obbligatori e scrive XRechnung 3.0.
- Valida e invia. Controllala con il validatore della KoSIT, poi inviala tramite il canale indicato dal destinatario.
Strumenti per categoria
- Inserimento web di OZG-RE. Per singole fatture all’amministrazione federale. Si inviano direttamente sulla piattaforma; gratuito, con registrazione obbligatoria.
- Software di contabilità e fatturazione. Per le imprese con una contabilità continuativa. XRechnung come XML o ZUGFeRD, a seconda del prodotto.
- Generatori online. Per fatture occasionali senza un software proprio. XML o PDF con XML, a seconda del fornitore.
- SealDoc Invoice. Per le fatture nel browser. Un PDF/A-3 con la XRechnung incorporata.
Tra imprese con sede in Germania basta qualsiasi formato conforme alla EN 16931. Per OZG-RE, che richiede un file XML puro, gli strumenti che forniscono solo un PDF con XML incorporato sono esclusi.
XRechnung per le piccole imprese (Kleinunternehmer)
Un Kleinunternehmer ai sensi del § 19 UStG (fatturato dell’anno precedente fino a 25.000 euro, dell’anno in corso fino a 100.000 euro) non è tenuto a emettere fatture elettroniche: il § 34a UStDV consente sempre un’altra fattura. L’obbligo di ricevere fatture elettroniche resta comunque.
Se un cliente richiede una XRechnung, la specifica (capitolo 13.3) prevede, tra l’altro, la categoria IVA E (BT-118), l’aliquota 0 (BT-119), l’importo dell’imposta 0 (BT-117) e un motivo di esenzione in BT-120. BT-121 non viene trasmesso. Senza partita IVA, il tuo numero fiscale va in BT-32, perché BR-DE-16 copre anche la categoria E.
Validare una XRechnung
Il validatore di riferimento è il modulo di validazione della KoSIT. È open source e gira in locale, da riga di comando o come servizio proprio: validator 1.6.3 su github.com/itplr-kosit/validator, con la configurazione per XRechnung 3.0 da validator-configuration-xrechnung. Il BMF non raccomanda alcun validatore in particolare.
Per un controllo rapido nel browser esistono validatori online gratuiti, come il nostro validatore XRechnung. Esegue il controllo con il validatore open source Mustang.
Inviare e conservare le fatture XRechnung
Da settembre 2025 l’amministrazione federale riceve le fatture tramite un’unica piattaforma centrale, OZG-RE, su quattro canali: inserimento web, upload, Peppol o e-mail. Gli uffici con una Leitweg-ID che inizia con 993 usano una soluzione propria. OZG-RE accetta solo file XML puri senza parte visiva; per ZUGFeRD indica come esempio il profilo XRECHNUNG.
Alle imprese invii tramite il canale concordato; basta un allegato e-mail.
Le fatture devono essere conservate per otto anni (§ 14b(1) UStG).
Creare una XRechnung con SealDoc Invoice
Con SealDoc Invoice crei una XRechnung nel browser, senza installare nulla. Il pacchetto Free include 5 fatture al mese senza costi; ti serve un account, non una carta di credito.
Ottieni un unico file: un PDF/A-3 con la XRechnung (versione 3.0, sintassi CII) incorporata come xrechnung.xml. Prima di generare il file, SealDoc chiede il riferimento dell’acquirente o la Leitweg-ID, un contatto con telefono ed e-mail e l’IBAN, e indica ogni campo mancante. Ogni file viene controllato con veraPDF rispetto a PDF/A-3B prima che tu possa scaricarlo. Come Kleinunternehmer scegli § 19 UStG, e SealDoc inserisce la dicitura di legge “Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG” sulla fattura e in BT-120.
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Domande frequenti
Che cos’è una XRechnung?
Una XRechnung è una fattura elettronica in XML secondo lo standard tedesco XRechnung, che implementa la EN 16931. È pensata per i software; il destinatario crea una vista leggibile.
Le imprese straniere devono inviare una XRechnung ai clienti tedeschi?
Non ai clienti business tedeschi, a meno che l’impresa non abbia in Germania una stabile organizzazione coinvolta nella vendita; l’obbligo B2B si applica solo quando entrambe le parti hanno sede in Germania. Le fatture all’amministrazione federale tedesca devono essere elettroniche ai sensi della ERechV, e lì lo standard è XRechnung.
ZUGFeRD è accettato al posto di XRechnung?
Tra imprese tedesche sì: il BMF accetta ZUGFeRD dalla versione 2.0.1, esclusi i profili MINIMUM e BASIC-WL. La piattaforma federale OZG-RE accetta solo XML puro; per ZUGFeRD indica come esempio il profilo XRECHNUNG.
Che cos’è una Leitweg-ID?
L’ID di instradamento che un’autorità pubblica tedesca usa per far arrivare una fattura all’ufficio giusto. Va in BT-10 e la ricevi dall’autorità che ti fa l’ordine.
Posso creare una XRechnung gratis?
Sì. Per le fatture all’amministrazione federale c’è l’inserimento web gratuito di OZG-RE, con registrazione. SealDoc Invoice crea 5 fatture al mese gratis, come PDF/A-3 con la XRechnung incorporata.
Come valido una XRechnung?
Con il modulo di validazione della KoSIT e la configurazione XRechnung 3.0. È open source e gira in locale.
Quando inizia l’obbligo tedesco di fatturazione elettronica B2B?
La ricezione dal 1° gennaio 2025. L’emissione dal 2027 per le imprese con un fatturato superiore a 800.000 euro nell’anno precedente, e dal 2028 per tutte le altre imprese con sede in Germania, con eccezioni come le piccole fatture fino a 250 euro e i Kleinunternehmer.
Per quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche?
Otto anni ai sensi del § 14b(1) UStG. Per un formato ibrido come ZUGFeRD, il BMF considera i dati XML la parte determinante della fattura.
Al 21 settembre 2026. Fonti: § 14, § 14b, § 19 e § 27 UStG; § 33 e § 34a UStDV; ERechV; KoSIT versioni di XRechnung e specifica 3.0.2; schematron KoSIT v2.6.0; canali di OZG-RE e FAQ di E-Rechnung Bund; FAQ del BMF sulla fattura elettronica.