Combien coûte l'envoi d'une facture ? Voici comment le calculer
Envoyer une facture papier coûte 4,44 €, un PDF par e-mail 2,02 € et une facture électronique structurée 1,20 €. Côté client, l’écart est encore plus grand : traiter un PDF reçu par e-mail coûte 7,68 €, une facture électronique 2,27 €. Ce sont les moyennes du modèle de coûts que la Commission européenne a cité en 2024. Ce que cela coûte à votre entreprise dépend de votre propre coût horaire et de votre propre façon de travailler. Cet article montre d’où viennent ces montants, et comment calculer vos propres coûts avec la même formule.
Combien coûte une facture en moyenne ?
En 2024, la Commission européenne a évalué la directive sur la facturation électronique (SWD(2024) 39). L’annexe contient un modèle de coûts de l’Université de Hasselt, qui mesure le coût d’une facture entre entreprises pour l’émetteur et pour le destinataire :
| Type de facture | Envoi | Réception |
|---|---|---|
| Papier | 4,44 € | 8,04 € |
| PDF par e-mail | 2,02 € | 7,68 € |
| Facture électronique | 1,20 € | 2,27 € |
Ce sont des montants issus d’un modèle. L’Université de Hasselt a établi ce modèle en 2014, à partir de l’introduction de la facturation électronique en Belgique entre 2012 et 2014, avec un taux horaire de 35,21 €. Ils montrent bien comment les trois types se situent les uns par rapport aux autres. Vos coûts réels, vous les calculez vous-même plus loin.
Deux choses frappent. Par rapport au papier, un PDF par e-mail fait économiser plus de la moitié à l’émetteur, mais presque rien au destinataire : quelqu’un ressaisit toujours les données dans la comptabilité. Il faut la facture électronique, dont les données sont structurées, pour que le coût baisse des deux côtés.
Le même rapport cite une autre estimation, plus élevée. Automatiser la facturation rapporte 5,28 € par facture électronique envoyée et 8,40 € par facture électronique reçue, pour un coût salarial de 46 € de l’heure.
Où passe le temps
Le modèle de Hasselt est un Standard Cost Model. Il compte cinq étapes pour une facture :
- Rassembler les données. Qu’est-ce qui a été livré, à qui, à quel prix ?
- Établir la facture dans le logiciel comptable.
- Imprimer et préparer l’enveloppe.
- Envoyer.
- Archiver.
Pour une facture papier, les chercheurs arrivent à 8 minutes, à un taux horaire de 35,21 € pour un employé administratif, plus 0,76 € d’affranchissement.
Aux Pays-Bas, Sira Consulting a réalisé en 2021 une estimation comparable, à la demande du ministère néerlandais de l’Intérieur. Le cabinet a mesuré le temps par facture, de l’émetteur au destinataire. Une facture électronique demandait 5 minutes, une facture PDF traitée à la main 18 minutes.
Ce que la facturation coûte par an
Multipliez les montants par facture par votre nombre de factures, et vous voyez ce que vous économisez par an. Voici les coûts côté émetteur, calculés avec les montants du modèle de Hasselt. Ils donnent un ordre de grandeur, pas les coûts de votre entreprise :
| Factures par mois | Papier par an | PDF par e-mail par an | Facture électronique par an |
|---|---|---|---|
| 50 | 2 664 € | 1 212 € | 720 € |
| 250 | 13 320 € | 6 060 € | 3 600 € |
| 1 000 | 53 280 € | 24 240 € | 14 400 € |
| 5 000 | 266 400 € | 121 200 € | 72 000 € |
À 250 factures par mois, passer du PDF à la facture électronique vous fait économiser 2 460 € par an. Vos clients économisent ensemble 16 230 € de plus, car pour eux le coût passe de 7,68 € à 2,27 € par facture. C’est ce dernier chiffre qui explique pourquoi de plus en plus de clients demandent une facture électronique.
Faites le calcul pour votre entreprise
Les moyennes sont un point de départ. Votre propre chiffre en dit plus, et vous le calculez en quatre étapes avec la même formule que le Standard Cost Model.
- Comptez vos factures. Combien en envoyez-vous par mois ? Votre comptabilité le sait.
- Mesurez une facture. Prenez une facture ordinaire et chronométrez les cinq étapes ci-dessus, de la collecte des données à l’archivage. Comptez aussi le travail après coup : une question du client, une correction, un avoir.
- Prenez votre coût horaire. Utilisez le coût salarial de la personne qui fait le travail, charges patronales comprises. Si vous ne le connaissez pas, comptez avec les 46 € de l’heure du rapport de la Commission.
- Calculez. Coût par facture = coût horaire × minutes ÷ 60, plus les frais fixes comme l’affranchissement. Coût par an = coût par facture × factures par mois × 12.
Un exemple. Vous envoyez 120 factures par mois, et une facture vous prend 12 minutes. À 46 € de l’heure, une facture coûte alors 9,20 €. Cela fait 1 104 € par mois, 13 248 € par an.
Rayez ensuite les étapes que vous n’avez plus à faire à la main, et refaites le calcul. La différence est ce que vous récupérez chaque année.
Les étapes que SealDoc prend en charge
SealDoc transforme les données de vos factures en facture électronique conforme à la norme européenne EN 16931. La troisième étape, l’impression et l’enveloppe, disparaît. SealDoc prend en charge le travail des deuxième et quatrième étapes :
- SealDoc attribue le numéro de facture dans la série que vous choisissez.
- SealDoc calcule les montants des lignes, la TVA par taux et les totaux.
- SealDoc contrôle chaque facture avant qu’elle soit prête. Une facture qui ne passe pas le contrôle ne part pas.
- SealDoc crée un PDF/A-3 qui contient la facture électronique en XML. Votre client lit le PDF, sa comptabilité lit le XML.
- SealDoc envoie la facture par e-mail avec le nom de votre entreprise comme expéditeur et avec vos pièces jointes, comme le bon de travail ou des photos, et enregistre ce qui a été envoyé et quand.
- SealDoc crée un avoir directement à partir de la facture d’origine.
Ce que cela coûte : vous commencez gratuitement avec 5 factures par mois. Invoice 50 coûte 7,50 € par mois (HT), et avec un volume entièrement utilisé, cela fait 0,15 € par facture. Avec Invoice 500, à 29,95 € par mois, c’est 0,06 € par facture.
Ce que les euros ne montrent pas
Tout ne s’exprime pas en minutes. Sira Consulting a calculé avec un processus sans erreurs, et a précisé lui-même que le risque d’erreur est nettement plus faible avec la facturation électronique. Une erreur sur une facture coûte un avoir, une nouvelle facture et un client qui paie plus tard.
Et la demande des clients augmente. En Belgique, la facture électronique structurée entre entreprises est obligatoire depuis le 1er janvier 2026. En Allemagne, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er janvier 2025. Le gouvernement néerlandais veut rendre la facturation électronique entre entreprises obligatoire au 1er juillet 2030.
Questions fréquentes
Combien coûte l’envoi d’une facture ?
Selon le modèle de coûts de l’Université de Hasselt, utilisé par la Commission européenne en 2024 : 4,44 € pour une facture papier, 2,02 € pour un PDF par e-mail et 1,20 € pour une facture électronique. Vos propres coûts dépendent de votre coût horaire et du nombre de minutes que vous prend une facture.
Combien coûte le traitement d’une facture reçue ?
Selon le même modèle, 8,04 € pour une facture papier, 7,68 € pour un PDF par e-mail et 2,27 € pour une facture électronique. Un PDF reçu doit encore être ressaisi ou passé par un outil de reconnaissance. Une facture électronique, la comptabilité la lit elle-même.
Combien de temps faut-il pour établir une facture ?
Le modèle de Hasselt compte 8 minutes pour envoyer une facture papier. En 2021, aux Pays-Bas, Sira Consulting a mesuré le temps de l’émetteur au destinataire : 5 minutes pour une facture électronique, 18 minutes pour un PDF traité à la main.
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. Une facture électronique contient les données de la facture sous forme structurée selon EN 16931, dans un format comme UBL ou CII, pour que le logiciel du destinataire puisse les lire lui-même. Un PDF ordinaire est fait pour être lu. Il peut contenir du texte recherchable, mais pas ces données structurées. Une facture hybride, comme Factur-X, est les deux à la fois : un PDF qui contient le XML.
En résumé
Une facture coûte plus que vous ne le pensez, et l’essentiel tient au travail manuel. Faites le calcul avec vos propres chiffres : factures par mois, minutes par facture et coût horaire. Rayez ensuite ce que vous ne faites plus à la main. Pour voir ce qu’il reste alors, commencez gratuitement à facturer avec SealDoc ou consultez les formules.