Kolik stojí odeslání faktury? Takto si to spočítáte
Odeslání papírové faktury stojí 4,44 €, PDF e-mailem 2,02 € a strukturované elektronické faktury 1,20 €. Na straně vašeho zákazníka je rozdíl ještě větší: zpracování PDF z e-mailu stojí 7,68 €, zpracování e-faktury 2,27 €. Jsou to průměry z nákladového modelu, na který se v roce 2024 odvolala Evropská komise. Kolik to stojí vaši firmu, závisí na vašich vlastních hodinových nákladech a na vašem vlastním způsobu práce. Tento článek ukazuje, odkud se částky berou a jak stejným výpočtem spočítáte své vlastní náklady.
Kolik stojí faktura v průměru?
Evropská komise v roce 2024 vyhodnotila směrnici o elektronické fakturaci (SWD(2024) 39). V příloze je nákladový model Univerzity v Hasseltu, který měří náklady na jednu obchodní fakturu u odesílatele i u příjemce:
| Druh faktury | Odeslání | Přijetí |
|---|---|---|
| Papír | 4,44 € | 8,04 € |
| PDF e-mailem | 2,02 € | 7,68 € |
| E-faktura | 1,20 € | 2,27 € |
Jsou to modelové částky. Univerzita v Hasseltu sestavila model v roce 2014 na základě zavádění e-fakturace v Belgii v letech 2012 až 2014, s hodinovou sazbou 35,21 €. Částky dobře ukazují, v jakém poměru jsou tyto tři druhy faktur. Své skutečné náklady si sami spočítáte níže.
Dvě věci jsou nápadné. PDF e-mailem ušetří odesílateli oproti papíru víc než polovinu, příjemci ale téměř nic: někdo údaje stále přepisuje do účetnictví. Teprve e-faktura, která nese údaje jako strukturovaná data, zlevní fakturaci oběma stranám.
Stejná zpráva uvádí ještě jeden odhad, a ten vychází výš. Automatizace fakturace přináší 5,28 € na každou odeslanou a 8,40 € na každou přijatou e-fakturu, při mzdových nákladech 46 € za hodinu.
Kde se ztrácí čas
Model z Hasseltu je Standard Cost Model. Počítá s pěti kroky na jednu fakturu:
- Shromáždění údajů. Co bylo dodáno, komu a za jakou cenu?
- Vystavení faktury v účetním softwaru.
- Tisk a příprava obálky.
- Odeslání.
- Archivace.
U papírové faktury došli výzkumníci k 8 minutám při hodinové sazbě administrativního pracovníka 35,21 €, plus 0,76 € za poštovné.
V Nizozemsku provedla podobný odhad v roce 2021 společnost Sira Consulting na zakázku nizozemského ministerstva vnitra. Měřila čas na jednu fakturu od odesílatele po příjemce. E-faktura zabrala 5 minut, faktura v PDF zpracovaná ručně 18 minut.
Kolik stojí fakturace za rok
Vynásobte částky za fakturu počtem svých faktur a uvidíte, kolik se dá za rok ušetřit. Toto jsou náklady na straně odesílatele, počítané s modelovými částkami z Hasseltu. Udávají řádovou velikost, ne náklady vaší firmy:
| Faktur za měsíc | Papír za rok | PDF e-mailem za rok | E-faktura za rok |
|---|---|---|---|
| 50 | 2 664 € | 1 212 € | 720 € |
| 250 | 13 320 € | 6 060 € | 3 600 € |
| 1 000 | 53 280 € | 24 240 € | 14 400 € |
| 5 000 | 266 400 € | 121 200 € | 72 000 € |
Při 250 fakturách měsíčně vám přechod z PDF na e-fakturu ušetří 2 460 € ročně. Vaši zákazníci ušetří dohromady dalších 16 230 €, protože jim náklady klesnou ze 7,68 € na 2,27 € za fakturu. Právě proto o e-fakturu žádá stále více zákazníků.
Spočítejte si to pro vlastní firmu
Průměry jsou začátek. Vaše vlastní číslo řekne víc. Spočítáte ho ve čtyřech krocích, stejným vzorcem jako Standard Cost Model.
- Spočítejte své faktury. Kolik jich měsíčně odešlete? Vaše účetnictví to ví.
- Změřte jednu fakturu. Vezměte běžnou fakturu a změřte čas pěti kroků výše, od shromáždění údajů po archivaci. Započítejte i práci, která přijde potom: dotaz zákazníka, opravu, opravný daňový doklad (dobropis).
- Vezměte své hodinové náklady. Použijte mzdové náklady toho, kdo práci dělá, včetně odvodů zaměstnavatele. Pokud je neznáte, počítejte se 46 € za hodinu ze zprávy Komise.
- Spočítejte to. Náklady na fakturu = hodinové náklady × minuty ÷ 60, plus pevné náklady, například poštovné. Náklady za rok = náklady na fakturu × faktury za měsíc × 12.
Příklad. Řekněme, že měsíčně odešlete 120 faktur a jedna faktura vám zabere 12 minut. Při 46 € za hodinu pak jedna faktura stojí 9,20 €. Za měsíc je to 1 104 €, za rok 13 248 €.
Pak škrtněte kroky, které už nemusíte dělat ručně, a spočítejte to znovu. Rozdíl je částka, kterou každý rok získáte zpět.
Které kroky převezme SealDoc
SealDoc z vašich fakturačních údajů vytvoří e-fakturu podle evropské normy EN 16931. Třetí krok, tisk a obálka, odpadá. Práci z druhého a čtvrtého kroku převezme SealDoc:
- SealDoc přidělí číslo faktury z číselné řady, kterou si zvolíte.
- SealDoc vypočítá částky řádků, DPH podle sazeb a celkové součty.
- SealDoc zkontroluje každou fakturu dřív, než je připravena. Faktura, která neprojde kontrolou, neodejde.
- SealDoc vytvoří PDF/A-3 s e-fakturou jako vloženým XML. Váš zákazník čte PDF, jeho účetnictví čte XML.
- SealDoc fakturu odešle e-mailem s názvem vaší firmy jako odesílatelem a s vašimi přílohami, například pracovním výkazem nebo fotografiemi, a zaznamená, co a kdy odešlo.
- SealDoc vytvoří opravný daňový doklad (dobropis) přímo z původní faktury.
Kolik to stojí: začínáte zdarma s 5 fakturami měsíčně. Invoice 50 stojí 7,50 € měsíčně (bez DPH) a při plně využitém balíčku to vychází na 0,15 € za fakturu. U Invoice 500 za 29,95 € měsíčně je to 0,06 € za fakturu.
Co v eurech nevidíte
Ne všechno se dá vyjádřit v minutách. Sira Consulting počítala s procesem bez chyb a sama k tomu dodala, že u elektronické fakturace je riziko chyb mnohem menší. Chyba na faktuře vás stojí opravný daňový doklad, novou fakturu a zákazníka, který zaplatí později.
A poptávka zákazníků roste. V Belgii je strukturovaná elektronická faktura mezi firmami povinná od 1. ledna 2026. V Německu musí každá firma od 1. ledna 2025 umět přijímat elektronické faktury. Nizozemská vláda chce elektronickou fakturaci mezi firmami zavést jako povinnou od 1. července 2030.
Často kladené otázky
Kolik stojí odeslání jedné faktury?
Podle nákladového modelu Univerzity v Hasseltu, který Evropská komise použila v roce 2024: 4,44 € za papírovou fakturu, 2,02 € za PDF e-mailem a 1,20 € za e-fakturu. Vaše vlastní náklady závisí na vašich hodinových nákladech a na tom, kolik minut vám jedna faktura zabere.
Kolik stojí zpracování přijaté faktury?
Podle stejného modelu 8,04 € za papírovou fakturu, 7,68 € za PDF e-mailem a 2,27 € za e-fakturu. Přijaté PDF musí někdo stále přepsat nebo nechat rozpoznat. E-fakturu si účetnictví načte samo.
Kolik času zabere vystavení faktury?
Model z Hasseltu počítá s 8 minutami na odeslání papírové faktury. Sira Consulting v roce 2021 v Nizozemsku změřila čas od odesílatele po příjemce: 5 minut u e-faktury, 18 minut u PDF zpracovaného ručně.
Je PDF poslané e-mailem e-faktura?
Ne. E-faktura obsahuje fakturační údaje jako strukturovaná data podle EN 16931 ve formátu, jako je UBL nebo CII, takže je software příjemce dokáže sám načíst. Běžné PDF je určeno ke čtení. Může obsahovat prohledávatelný text, ale ne tyto strukturované údaje. Hybridní faktura, jako je Factur-X, je obojí: PDF s vloženým XML.
Shrnutí
Faktura stojí víc, než si myslíte, a nejvíc z toho tvoří ruční práce. Spočítejte si to s vlastními čísly: faktury za měsíc, minuty na fakturu a hodinové náklady. Pak škrtněte, co už ručně neděláte. Chcete vidět, co potom zbude? Začněte zdarma fakturovat v SealDoc, nebo si prohlédněte balíčky.