Quanto costa inviare una fattura? Ecco come calcolarlo
Inviare una fattura cartacea costa 4,44 €, un PDF via e-mail 2,02 € e una fattura elettronica strutturata 1,20 €. Dal lato del tuo cliente la differenza è ancora più grande: elaborare un PDF arrivato per e-mail costa 7,68 €, una fattura elettronica 2,27 €. Sono le medie del modello di costo citato dalla Commissione europea nel 2024. Quanto costa alla tua impresa dipende dal tuo costo orario e dal tuo modo di lavorare. Questo articolo mostra da dove arrivano gli importi, e come con lo stesso calcolo ricavi i tuoi costi.
Quanto costa in media una fattura?
Nel 2024 la Commissione europea ha valutato la direttiva sulla fatturazione elettronica (SWD(2024) 39). In allegato c’è un modello di costo dell’Università di Hasselt, che misura il costo di ogni fattura tra imprese per chi la invia e per chi la riceve:
| Tipo di fattura | Invio | Ricezione |
|---|---|---|
| Carta | 4,44 € | 8,04 € |
| PDF via e-mail | 2,02 € | 7,68 € |
| Fattura elettronica | 1,20 € | 2,27 € |
Sono importi di modello. L’Università di Hasselt ha elaborato il modello nel 2014, sulla base dell’introduzione della fatturazione elettronica in Belgio tra il 2012 e il 2014, con una tariffa oraria di 35,21 €. Gli importi mostrano bene come i tre tipi si rapportano tra loro. I tuoi costi reali li calcoli tu stesso più avanti.
Saltano all’occhio due cose. Un PDF via e-mail fa risparmiare al mittente più della metà rispetto alla carta, ma al destinatario quasi nulla: qualcuno ricopia ancora i dati nella contabilità. La fattura elettronica, con i dati in forma strutturata, è la prima a ridurre i costi per entrambe le parti.
Lo stesso rapporto cita anche un’altra stima, e questa è più alta. Automatizzare la fatturazione fa risparmiare 5,28 € per ogni fattura elettronica inviata e 8,40 € per ogni fattura elettronica ricevuta, con un costo del lavoro di 46 € l’ora.
Dove va il tempo
Il modello di Hasselt è uno Standard Cost Model. Conta cinque passaggi per una fattura:
- Raccogliere i dati. Che cosa è stato fornito, a chi, a quale prezzo?
- Redigere la fattura nel software di contabilità.
- Stampare e preparare la busta.
- Inviare.
- Archiviare.
Per una fattura cartacea i ricercatori sono arrivati a 8 minuti, con una tariffa oraria di 35,21 € per un impiegato amministrativo, più 0,76 € di affrancatura.
Nei Paesi Bassi Sira Consulting ha fatto una stima simile nel 2021, su incarico del Ministero dell’Interno olandese. La società ha misurato il tempo per fattura dal mittente al destinatario. Una fattura elettronica richiedeva 5 minuti, una fattura PDF elaborata a mano 18 minuti.
Quanto costa la fatturazione in un anno
Moltiplica gli importi per fattura per il numero delle tue fatture, e vedi quanto risparmi in un anno. Questi sono i costi dal lato del mittente, calcolati con gli importi di modello di Hasselt. Danno l’ordine di grandezza, non i costi della tua impresa:
| Fatture al mese | Carta all’anno | PDF via e-mail all’anno | Fattura elettronica all’anno |
|---|---|---|---|
| 50 | 2.664 € | 1.212 € | 720 € |
| 250 | 13.320 € | 6.060 € | 3.600 € |
| 1.000 | 53.280 € | 24.240 € | 14.400 € |
| 5.000 | 266.400 € | 121.200 € | 72.000 € |
Con 250 fatture al mese, passare dal PDF alla fattura elettronica ti fa risparmiare 2.460 € all’anno. I tuoi clienti risparmiano insieme altri 16.230 €, perché per loro il costo scende da 7,68 € a 2,27 € per fattura. Ecco perché sempre più clienti chiedono una fattura elettronica.
Calcolalo per la tua impresa
Le medie sono un punto di partenza. Il tuo numero dice di più, e lo calcoli in quattro passaggi con la stessa formula dello Standard Cost Model.
- Conta le tue fatture. Quante ne invii al mese? La tua contabilità lo sa.
- Misura una fattura. Prendi una fattura normale e cronometra i cinque passaggi qui sopra, dalla raccolta dei dati all’archiviazione. Conta anche il lavoro successivo: una domanda del cliente, una correzione, una nota di credito.
- Prendi il tuo costo orario. Usa il costo del lavoro di chi svolge il compito, compresi gli oneri a carico del datore di lavoro. Se non lo conosci, calcola con i 46 € l’ora del rapporto della Commissione.
- Fai il calcolo. Costo per fattura = costo orario × minuti ÷ 60, più i costi fissi come l’affrancatura. Costo all’anno = costo per fattura × fatture al mese × 12.
Un esempio. Mettiamo che tu invii 120 fatture al mese e che una fattura ti richieda 12 minuti. A 46 € l’ora una fattura costa allora 9,20 €. Al mese sono 1.104 €, all’anno 13.248 €.
Poi cancella i passaggi che non devi più fare a mano, e rifai il calcolo. La differenza è ciò che recuperi ogni anno.
Quali passaggi fa SealDoc al posto tuo
SealDoc trasforma i dati delle tue fatture in una fattura elettronica conforme alla norma europea EN 16931. Il terzo passaggio, la stampa e la busta, sparisce. Il lavoro del secondo e del quarto passaggio lo fa SealDoc:
- SealDoc assegna il numero di fattura dalla serie che scegli.
- SealDoc calcola gli importi di riga, l’IVA per aliquota e i totali.
- SealDoc controlla ogni fattura prima che sia pronta. Una fattura che non supera il controllo non esce.
- SealDoc crea un PDF/A-3 con dentro la fattura elettronica in XML. Il tuo cliente legge il PDF, la sua contabilità legge l’XML.
- SealDoc invia la fattura via e-mail con il nome della tua azienda come mittente e con i tuoi allegati, come il rapporto di lavoro o le foto, e registra che cosa è stato inviato e quando.
- SealDoc crea una nota di credito direttamente dalla fattura originale.
Quanto costa: inizi gratis con 5 fatture al mese. Invoice 50 costa 7,50 € al mese (IVA esclusa), e a pacchetto pieno sono 0,15 € a fattura. Con Invoice 500, a 29,95 € al mese, sono 0,06 € a fattura.
Quello che non vedi in euro
Non tutto si esprime in minuti. Sira Consulting ha calcolato ipotizzando un processo privo di errori, e lo ha sottolineato nello stesso studio: con la fatturazione elettronica il rischio di errori è molto più basso. Un errore in una fattura costa una nota di credito, una nuova fattura e un cliente che paga più tardi.
E la domanda dei clienti cresce. In Belgio la fattura elettronica strutturata tra imprese è obbligatoria dal 1° gennaio 2026. In Germania ogni impresa deve poter ricevere fatture elettroniche dal 1° gennaio 2025. Il governo olandese vuole rendere obbligatoria la fatturazione elettronica tra imprese dal 1° luglio 2030.
Domande frequenti
Quanto costa inviare una fattura?
Secondo il modello di costo dell’Università di Hasselt, usato dalla Commissione europea nel 2024: 4,44 € per una fattura cartacea, 2,02 € per un PDF via e-mail e 1,20 € per una fattura elettronica. I tuoi costi dipendono dal tuo costo orario e da quanti minuti ti richiede una fattura.
Quanto costa elaborare una fattura ricevuta?
Secondo lo stesso modello, 8,04 € per una fattura cartacea, 7,68 € per un PDF via e-mail e 2,27 € per una fattura elettronica. Un PDF ricevuto qualcuno deve ancora ricopiarlo o farlo riconoscere da un software, mentre una fattura elettronica la contabilità la importa da sé.
Quanto tempo richiede creare una fattura?
Il modello di Hasselt calcola 8 minuti per inviare una fattura cartacea. Nel 2021 Sira Consulting ha misurato nei Paesi Bassi il tempo dal mittente al destinatario: 5 minuti per una fattura elettronica, 18 minuti per un PDF elaborato a mano.
Un PDF via e-mail è una fattura elettronica?
No. Una fattura elettronica contiene i dati della fattura in forma strutturata secondo la EN 16931, in un formato come UBL o CII, così che il software del destinatario li possa importare da sé. Un PDF normale è fatto per essere letto. Può contenere testo ricercabile, ma non quei dati strutturati. Una fattura ibrida, come Factur-X, è entrambe le cose: un PDF con dentro l’XML.
In sintesi
Una fattura costa più di quanto pensi, e la gran parte sta nel lavoro manuale. Fai il calcolo con i tuoi numeri: fatture al mese, minuti per fattura e costo orario. Poi cancella ciò che non fai più a mano. Se vuoi vedere cosa resta, inizia gratis a fatturare con SealDoc oppure guarda i pacchetti.