Was kostet der Versand einer Rechnung? So rechnen Sie es aus

Der Versand einer Papierrechnung kostet 4,44 €, ein PDF per E-Mail 2,02 € und eine strukturierte E-Rechnung 1,20 €. Auf der Seite Ihres Kunden ist der Unterschied noch größer: Ein PDF aus der E-Mail zu verarbeiten kostet 7,68 €, eine E-Rechnung 2,27 €. Das sind die Durchschnittswerte aus dem Kostenmodell, das die Europäische Kommission 2024 herangezogen hat. Was es Ihr Unternehmen kostet, hängt von Ihren eigenen Stundenkosten und Ihrer eigenen Arbeitsweise ab. Dieser Artikel zeigt, woher die Beträge kommen und wie Sie mit demselben Rechenweg Ihre eigenen Kosten ermitteln.

Was kostet eine Rechnung im Durchschnitt?

Die Europäische Kommission hat 2024 die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung evaluiert (SWD(2024) 39). Im Anhang steht ein Kostenmodell der Universität Hasselt. Es misst die Kosten pro Rechnung zwischen Unternehmen, für den Absender und für den Empfänger:

Art der Rechnung	Versand	Empfang
Papier	4,44 €	8,04 €
PDF per E-Mail	2,02 €	7,68 €
E-Rechnung	1,20 €	2,27 €

Es sind Modellbeträge. Die Universität Hasselt hat das Modell 2014 erstellt, anhand der Einführung der E-Rechnung in Belgien zwischen 2012 und 2014, mit einem Stundensatz von 35,21 €. Die Beträge zeigen gut, wie sich die drei Arten zueinander verhalten. Ihre tatsächlichen Kosten rechnen Sie weiter unten selbst aus.

Zwei Dinge fallen auf. Ein PDF per E-Mail spart dem Absender gegenüber Papier mehr als die Hälfte, dem Empfänger aber fast nichts: Dort tippt weiterhin jemand die Angaben in die Buchhaltung ab. Erst die E-Rechnung, mit den Angaben als strukturierte Daten, macht es für beide Seiten günstiger.

Derselbe Bericht nennt noch eine weitere Schätzung, und die fällt höher aus. Die Automatisierung der Rechnungsstellung spart 5,28 € pro versendeter und 8,40 € pro empfangener E-Rechnung, bei Lohnkosten von 46 € pro Stunde.

Wo die Zeit steckt

Das Modell aus Hasselt ist ein Standardkosten-Modell (Standard Cost Model). Es zählt fünf Schritte für eine Rechnung:

1. Daten sammeln. Was wurde geliefert, an wen, zu welchem Preis?
2. Die Rechnung in der Buchhaltungssoftware erstellen.
3. Ausdrucken und kuvertieren.
4. Versenden.
5. Archivieren.

Für eine Papierrechnung kamen die Forscher auf 8 Minuten, bei einem Stundensatz von 35,21 € für eine Verwaltungskraft, plus 0,76 € Porto.

In den Niederlanden hat Sira Consulting 2021 eine vergleichbare Schätzung erstellt, im Auftrag des niederländischen Innenministeriums. Das Beratungsbüro maß die Zeit pro Rechnung vom Absender bis zum Empfänger. Eine E-Rechnung kostete 5 Minuten, eine PDF-Rechnung, die von Hand verarbeitet wird, 18 Minuten.

Was die Rechnungsstellung pro Jahr kostet

Multiplizieren Sie die Beträge pro Rechnung mit der Zahl Ihrer Rechnungen, und Sie sehen, welchen Unterschied das pro Jahr macht. Das sind die Kosten auf der Seite des Absenders, gerechnet mit den Modellbeträgen aus Hasselt. Diese Zahlen zeigen die Größenordnung, nicht die Kosten Ihres Unternehmens:

Rechnungen pro Monat	Papier pro Jahr	PDF per E-Mail pro Jahr	E-Rechnung pro Jahr
50	2.664 €	1.212 €	720 €
250	13.320 €	6.060 €	3.600 €
1.000	53.280 €	24.240 €	14.400 €
5.000	266.400 €	121.200 €	72.000 €

Bei 250 Rechnungen pro Monat spart Ihnen der Wechsel vom PDF zur E-Rechnung 2.460 € pro Jahr. Ihre Kunden sparen zusammen weitere 16.230 €, denn für sie sinken die Kosten von 7,68 € auf 2,27 € pro Rechnung. Letzteres ist der Grund, warum immer mehr Kunden eine E-Rechnung verlangen.

Rechnen Sie es für Ihr eigenes Unternehmen aus

Durchschnittswerte sind ein Anfang. Ihre eigene Zahl sagt mehr, und Sie berechnen sie in vier Schritten, mit derselben Formel wie das Standardkosten-Modell.

1. Zählen Sie Ihre Rechnungen. Wie viele versenden Sie pro Monat? Ihre Buchhaltung weiß es.
2. Messen Sie die Zeit für eine Rechnung. Nehmen Sie eine gewöhnliche Rechnung und stoppen Sie die Zeit für die fünf Schritte oben, vom Sammeln der Daten bis zum Archivieren. Zählen Sie auch die Nacharbeit mit: eine Rückfrage des Kunden, eine Änderung, eine Rechnungskorrektur.
3. Nehmen Sie Ihre Stundenkosten. Verwenden Sie die Lohnkosten der Person, die die Arbeit macht, einschließlich der Lohnnebenkosten. Kennen Sie diese nicht, rechnen Sie mit den 46 € pro Stunde aus dem Bericht der Kommission.
4. Rechnen Sie. Kosten pro Rechnung = Stundenkosten × Minuten ÷ 60, plus feste Kosten wie Porto. Kosten pro Jahr = Kosten pro Rechnung × Rechnungen pro Monat × 12.

Ein Beispiel. Angenommen, Sie versenden 120 Rechnungen pro Monat, und eine Rechnung kostet Sie 12 Minuten. Bei 46 € pro Stunde kostet eine Rechnung dann 9,20 €. Pro Monat sind das 1.104 €, pro Jahr 13.248 €.

Streichen Sie danach die Schritte, die Sie nicht mehr von Hand erledigen müssen, und rechnen Sie neu. Die Differenz ist das, was Sie pro Jahr zurückgewinnen.

Welche Schritte SealDoc übernimmt

SealDoc macht aus Ihren Rechnungsdaten eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Der dritte Schritt, Ausdrucken und Kuvertieren, entfällt. Die Arbeit aus dem zweiten und dem vierten Schritt übernimmt SealDoc:

• SealDoc vergibt die Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis, den Sie wählen.
• SealDoc berechnet die Positionsbeträge, die Umsatzsteuer pro Steuersatz und die Summen.
• SealDoc prüft jede Rechnung, bevor sie bereitsteht. Eine Rechnung, die die Prüfung nicht besteht, verlässt das Haus nicht.
• SealDoc erstellt ein PDF/A-3 mit der E-Rechnung als XML darin. Ihr Kunde liest das PDF, seine Buchhaltung liest das XML.
• SealDoc versendet die Rechnung per E-Mail mit Ihrem Firmennamen als Absender und mit Ihren Anhängen, etwa dem Arbeitsschein oder Fotos, und hält fest, was wann versendet wurde.
• SealDoc erstellt eine Rechnungskorrektur direkt aus der ursprünglichen Rechnung.

Was das kostet: Sie beginnen kostenlos mit 5 Rechnungen pro Monat. Invoice 50 kostet 7,50 € pro Monat (zzgl. USt.), und bei vollem Kontingent sind das 0,15 € pro Rechnung. Bei Invoice 500, für 29,95 € pro Monat, sind es 0,06 € pro Rechnung.

Was Sie nicht in Euro sehen

Nicht alles lässt sich in Minuten ausdrücken. Sira Consulting rechnete mit einem fehlerfreien Ablauf und merkte selbst an, dass das Fehlerrisiko bei der E-Rechnung deutlich geringer ist. Ein Fehler auf einer Rechnung kostet eine Rechnungskorrektur, eine neue Rechnung und einen Kunden, der später zahlt.

Und die Nachfrage der Kunden wächst. In Belgien ist die strukturierte E-Rechnung zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 Pflicht. In Deutschland muss jedes Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die niederländische Regierung will die E-Rechnung zwischen Unternehmen zum 1. Juli 2030 verpflichtend machen.

Häufige Fragen

Was kostet der Versand einer einzelnen Rechnung?

Nach dem Kostenmodell der Universität Hasselt, das die Europäische Kommission 2024 verwendet hat: 4,44 € für eine Papierrechnung, 2,02 € für ein PDF per E-Mail und 1,20 € für eine E-Rechnung. Ihre eigenen Kosten hängen von Ihren Stundenkosten ab und davon, wie viele Minuten Sie eine Rechnung kostet.

Was kostet die Verarbeitung einer empfangenen Rechnung?

Nach demselben Modell 8,04 € für eine Papierrechnung, 7,68 € für ein PDF per E-Mail und 2,27 € für eine E-Rechnung. Ein empfangenes PDF muss weiterhin jemand abtippen oder per Texterkennung auslesen lassen, eine E-Rechnung liest die Buchhaltung selbst ein.

Wie viel Zeit kostet die Erstellung einer Rechnung?

Das Modell aus Hasselt rechnet mit 8 Minuten für den Versand einer Papierrechnung. Sira Consulting maß 2021 in den Niederlanden die Zeit vom Absender bis zum Empfänger: 5 Minuten für eine E-Rechnung, 18 Minuten für ein PDF, das von Hand verarbeitet wird.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsangaben als strukturierte Daten nach EN 16931, in einem Format wie UBL oder CII, damit die Software des Empfängers sie selbst einlesen kann. Ein gewöhnliches PDF ist zum Lesen gemacht. Es kann durchsuchbaren Text enthalten, aber nicht diese strukturierten Daten. Eine hybride Rechnung wie Factur-X ist beides: ein PDF mit dem XML darin.

Zusammengefasst

Eine Rechnung kostet mehr, als Sie denken, und das meiste steckt in Handarbeit. Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen aus: Rechnungen pro Monat, Minuten pro Rechnung und Stundenkosten. Streichen Sie danach, was Sie nicht mehr von Hand erledigen. Wenn Sie sehen möchten, was dann übrig bleibt, beginnen Sie kostenlos mit der Rechnungsstellung in SealDoc oder sehen Sie sich die Pakete an.