Ile kosztuje wysłanie faktury? Tak to obliczysz
Wysłanie papierowej faktury kosztuje 4,44 €, PDF-a e-mailem 2,02 €, a ustrukturyzowanej faktury elektronicznej 1,20 €. Po stronie Twojego klienta różnica jest jeszcze większa: przetworzenie PDF-a z e-maila kosztuje 7,68 €, a e-faktury 2,27 €. To średnie z modelu kosztów, na który Komisja Europejska powołała się w 2024 roku. Ile kosztuje to Twoją firmę, zależy od Twojego własnego kosztu godziny pracy i od tego, jak pracujesz. Ten artykuł pokazuje, skąd biorą się te kwoty, i jak tym samym rachunkiem obliczysz własne koszty.
Ile średnio kosztuje faktura?
W 2024 roku Komisja Europejska oceniła dyrektywę o fakturowaniu elektronicznym (SWD(2024) 39). W załączniku znajduje się model kosztów opracowany przez Uniwersytet w Hasselt. Mierzy on koszt jednej faktury między firmami, po stronie nadawcy i po stronie odbiorcy:
| Rodzaj faktury | Wysyłka | Odbiór |
|---|---|---|
| Papierowa | 4,44 € | 8,04 € |
| PDF e-mailem | 2,02 € | 7,68 € |
| E-faktura | 1,20 € | 2,27 € |
To kwoty modelowe. Uniwersytet w Hasselt opracował ten model w 2014 roku na podstawie wdrożenia e-fakturowania w Belgii między 2012 a 2014 rokiem, przy stawce godzinowej 35,21 €. Dobrze pokazują, jak trzy rodzaje faktur mają się do siebie. Swoje rzeczywiste koszty obliczysz samodzielnie w dalszej części artykułu.
Rzucają się w oczy dwie rzeczy. PDF wysłany e-mailem oszczędza nadawcy ponad połowę kosztu w porównaniu z papierem, ale odbiorcy prawie nic: ktoś nadal przepisuje dane do księgowości. Dopiero e-faktura, z danymi w postaci ustrukturyzowanej, obniża koszty po obu stronach.
Ten sam raport podaje jeszcze jeden szacunek, a ten wychodzi wyżej. Automatyzacja fakturowania przynosi 5,28 € na każdej wysłanej i 8,40 € na każdej otrzymanej e-fakturze, przy koszcie pracy 46 € za godzinę.
Gdzie idzie czas
Model z Hasselt to Standard Cost Model. Liczy pięć kroków dla jednej faktury:
- Zebranie danych. Co zostało dostarczone, komu i po jakiej cenie?
- Sporządzenie faktury w programie księgowym.
- Wydruk i przygotowanie koperty.
- Wysyłka.
- Archiwizacja.
Dla faktury papierowej badacze doliczyli się 8 minut, przy stawce 35,21 € za godzinę pracy pracownika administracyjnego, plus 0,76 € opłaty pocztowej.
W Holandii podobny szacunek przygotowała w 2021 roku firma Sira Consulting, na zlecenie holenderskiego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Zmierzyła czas obsługi faktury od nadawcy do odbiorcy. E-faktura zajmowała 5 minut, faktura PDF przetwarzana ręcznie 18 minut.
Ile fakturowanie kosztuje rocznie
Pomnóż kwoty na fakturę przez liczbę swoich faktur, a zobaczysz różnicę w skali roku. Oto koszty po stronie nadawcy, obliczone według kwot modelowych z Hasselt. Pokazują rząd wielkości, a nie koszty Twojej firmy:
| Faktury miesięcznie | Papier rocznie | PDF e-mailem rocznie | E-faktura rocznie |
|---|---|---|---|
| 50 | 2664 € | 1212 € | 720 € |
| 250 | 13 320 € | 6060 € | 3600 € |
| 1000 | 53 280 € | 24 240 € | 14 400 € |
| 5000 | 266 400 € | 121 200 € | 72 000 € |
Przy 250 fakturach miesięcznie przejście z PDF-a na e-fakturę oszczędza Ci 2460 € rocznie. Twoi klienci oszczędzają łącznie kolejne 16 230 €, bo dla nich koszt spada z 7,68 € do 2,27 € za fakturę. Właśnie dlatego coraz więcej klientów prosi o e-fakturę.
Oblicz to dla własnej firmy
Średnie to dopiero początek. Twoja własna liczba mówi więcej, a obliczysz ją w czterech krokach, tym samym wzorem co w Standard Cost Model.
- Policz swoje faktury. Ile wysyłasz miesięcznie? Twoja księgowość to wie.
- Zmierz jedną fakturę. Weź zwykłą fakturę i zmierz czas pięciu kroków opisanych wyżej, od zebrania danych po archiwizację. Dolicz też pracę po wysyłce: pytanie klienta, poprawkę, fakturę korygującą.
- Ustal koszt godziny pracy. Weź koszty wynagrodzenia osoby, która wykonuje tę pracę, łącznie z kosztami pracodawcy. Jeśli ich nie znasz, licz z kwotą 46 € za godzinę z raportu Komisji.
- Oblicz. Koszt faktury = koszt godziny × minuty ÷ 60, plus koszty stałe, takie jak opłata pocztowa. Koszt roczny = koszt faktury × faktury miesięcznie × 12.
Przykład. Załóżmy, że wysyłasz 120 faktur miesięcznie, a jedna faktura zajmuje Ci 12 minut. Przy 46 € za godzinę faktura kosztuje wtedy 9,20 €. Miesięcznie to 1104 €, rocznie 13 248 €.
Następnie skreśl kroki, których nie musisz już wykonywać ręcznie, i policz jeszcze raz. Różnica to kwota, którą odzyskujesz każdego roku.
Które kroki przejmuje SealDoc
SealDoc zamienia dane Twojej faktury w e-fakturę zgodną z europejską normą EN 16931. Trzeci krok, wydruk i koperta, znika. Pracę z drugiego i czwartego kroku przejmuje SealDoc:
- SealDoc nadaje numer faktury z serii, którą wybierasz.
- SealDoc oblicza kwoty pozycji, VAT dla każdej stawki i sumy.
- SealDoc sprawdza każdą fakturę, zanim będzie gotowa. Faktura, która nie przejdzie kontroli, nie wychodzi z firmy.
- SealDoc tworzy PDF/A-3 z e-fakturą w formacie XML w środku. Twój klient czyta PDF, jego księgowość czyta XML.
- SealDoc wysyła fakturę e-mailem z nazwą Twojej firmy jako nadawcą i z Twoimi załącznikami, takimi jak raport pracy czy zdjęcia, oraz zapisuje, co i kiedy zostało wysłane.
- SealDoc tworzy fakturę korygującą bezpośrednio z pierwotnej faktury.
Ile to kosztuje: zaczynasz za darmo z 5 fakturami miesięcznie. Invoice 50 kosztuje 7,50 € miesięcznie (netto), a przy pełnym wykorzystaniu pakietu to 0,15 € za fakturę. W Invoice 500, za 29,95 € miesięcznie, to 0,06 € za fakturę.
Czego nie widać w euro
Nie wszystko da się wyrazić w minutach. Sira Consulting liczyła proces bez błędów i sama zaznaczyła, że przy e-fakturowaniu ryzyko błędów jest znacznie mniejsze. Błąd na fakturze kosztuje fakturę korygującą, nową fakturę i klienta, który płaci później.
Rośnie też zapotrzebowanie ze strony klientów. W Belgii ustrukturyzowana faktura elektroniczna między firmami jest obowiązkowa od 1 stycznia 2026 roku. W Niemczech każda firma od 1 stycznia 2025 roku musi móc odbierać e-faktury. Holenderski rząd chce wprowadzić obowiązek e-fakturowania między firmami od 1 lipca 2030 roku.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje wysłanie jednej faktury?
Według modelu kosztów Uniwersytetu w Hasselt, z którego Komisja Europejska skorzystała w 2024 roku: 4,44 € za fakturę papierową, 2,02 € za PDF wysłany e-mailem i 1,20 € za e-fakturę. Twoje własne koszty zależą od kosztu godziny pracy i od tego, ile minut zajmuje Ci jedna faktura.
Ile kosztuje przetworzenie otrzymanej faktury?
Według tego samego modelu 8,04 € za fakturę papierową, 7,68 € za PDF otrzymany e-mailem i 2,27 € za e-fakturę. Otrzymany PDF ktoś nadal musi przepisać albo przepuścić przez rozpoznawanie tekstu, a e-fakturę program księgowy wczytuje sam.
Ile czasu zajmuje wystawienie faktury?
Model z Hasselt liczy 8 minut na wysłanie faktury papierowej. Sira Consulting zmierzyła w 2021 roku w Holandii czas od nadawcy do odbiorcy: 5 minut dla e-faktury, 18 minut dla PDF-a przetwarzanego ręcznie.
Czy PDF wysłany e-mailem to e-faktura?
Nie. E-faktura zawiera dane faktury w postaci ustrukturyzowanej zgodnie z EN 16931, w formacie takim jak UBL lub CII, dzięki czemu oprogramowanie odbiorcy samo je wczytuje. Zwykły PDF służy do czytania. Może zawierać tekst, który da się przeszukiwać, ale nie te ustrukturyzowane dane. Faktura hybrydowa, taka jak Factur-X, jest jednym i drugim: PDF-em z XML w środku.
Podsumowanie
Faktura kosztuje więcej, niż myślisz, a najwięcej pochłania praca ręczna. Policz to na własnych liczbach: faktury miesięcznie, minuty na fakturę i koszt godziny pracy. Potem skreśl to, czego nie robisz już ręcznie. Chcesz zobaczyć, co wtedy zostaje? Zacznij fakturować w SealDoc za darmo albo zobacz pakiety.