Wat kost het versturen van een factuur? Zo reken je het uit
Een papieren factuur versturen kost €4,44, een pdf per mail €2,02 en een gestructureerde e-factuur €1,20. Aan de kant van je klant is het verschil nog groter: een pdf uit de mail verwerken kost €7,68, een e-factuur €2,27. Dat zijn de gemiddelden uit het kostenmodel dat de Europese Commissie in 2024 aanhaalde. Wat het jouw bedrijf kost, hangt af van je eigen uurkosten en je eigen werkwijze. Dit artikel laat zien waar de bedragen vandaan komen, en hoe je met dezelfde rekensom je eigen kosten uitrekent.
Wat kost een factuur gemiddeld?
De Europese Commissie evalueerde in 2024 de richtlijn over elektronisch factureren (SWD(2024) 39). In de bijlage staat een kostenmodel van de Universiteit Hasselt, dat de kosten per zakelijke factuur meet voor de verzender en de ontvanger:
| Soort factuur | Versturen | Ontvangen |
|---|---|---|
| Papier | €4,44 | €8,04 |
| Pdf per e-mail | €2,02 | €7,68 |
| E-factuur | €1,20 | €2,27 |
Het zijn modelbedragen. De Universiteit Hasselt stelde het model in 2014 op, aan de hand van de invoering van e-facturatie in België tussen 2012 en 2014, met een uurtarief van €35,21. Ze laten goed zien hoe de drie soorten zich tot elkaar verhouden. Je werkelijke kosten reken je verderop zelf uit.
Twee dingen vallen op. Een pdf per mail scheelt de verzender ruim de helft ten opzichte van papier, maar de ontvanger bijna niets: iemand typt de gegevens nog steeds over in de boekhouding. Pas de e-factuur, met de gegevens als gestructureerde data, maakt het voor beide kanten goedkoper.
Hetzelfde rapport noemt nog een schatting, en die komt hoger uit. Factureren automatiseren levert €5,28 op per verstuurde en €8,40 per ontvangen e-factuur, bij een loonkost van €46 per uur.
Waar de tijd in zit
Het model van Hasselt is een Standard Cost Model. Het telt vijf stappen voor één factuur:
- Gegevens verzamelen. Wat is er geleverd, aan wie, tegen welke prijs?
- De factuur opstellen in de boekhoudsoftware.
- Afdrukken en de envelop klaarmaken.
- Versturen.
- Archiveren.
Voor een papieren factuur kwamen de onderzoekers op 8 minuten, tegen een uurtarief van €35,21 voor een administratief medewerker, plus €0,76 porto.
In Nederland maakte Sira Consulting in 2021 een vergelijkbare schatting, in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Het bureau mat de tijd per factuur van verzender tot ontvanger. Een e-factuur kostte 5 minuten, een pdf-factuur die met de hand wordt verwerkt 18 minuten.
Wat factureren per jaar kost
Vermenigvuldig de bedragen per factuur met je aantal facturen, en je ziet wat het per jaar scheelt. Dit zijn de kosten aan de kant van de verzender, gerekend met de modelbedragen van Hasselt. Ze geven de orde van grootte, niet de kosten van jouw bedrijf:
| Facturen per maand | Papier per jaar | Pdf per mail per jaar | E-factuur per jaar |
|---|---|---|---|
| 50 | €2.664 | €1.212 | €720 |
| 250 | €13.320 | €6.060 | €3.600 |
| 1.000 | €53.280 | €24.240 | €14.400 |
| 5.000 | €266.400 | €121.200 | €72.000 |
Bij 250 facturen per maand scheelt de overstap van pdf naar e-factuur je €2.460 per jaar. Je klanten besparen samen nog eens €16.230, want voor hen gaat het van €7,68 naar €2,27 per factuur. Dat laatste is de reden dat steeds meer klanten om een e-factuur vragen.
Reken het uit voor je eigen bedrijf
Gemiddelden zijn een begin. Je eigen cijfer zegt meer, en je rekent het in vier stappen uit met dezelfde formule als het Standard Cost Model.
- Tel je facturen. Hoeveel verstuur je per maand? Je boekhouding weet het.
- Meet één factuur. Neem een gewone factuur en klok de vijf stappen hierboven, van gegevens verzamelen tot archiveren. Tel ook het nawerk mee: een vraag van de klant, een correctie, een creditnota.
- Neem je uurkosten. Gebruik de loonkosten van wie het werk doet, inclusief werkgeverslasten. Weet je die niet, reken dan met de €46 per uur uit het rapport van de Commissie.
- Reken uit. Kosten per factuur = uurkosten × minuten ÷ 60, plus vaste kosten zoals porto. Kosten per jaar = kosten per factuur × facturen per maand × 12.
Een voorbeeld. Stel, je verstuurt 120 facturen per maand en één factuur kost je 12 minuten. Bij €46 per uur kost een factuur dan €9,20. Per maand is dat €1.104, per jaar €13.248.
Streep daarna de stappen weg die je niet meer met de hand hoeft te doen, en reken opnieuw. Het verschil is wat je per jaar terugwint.
Welke stappen SealDoc overneemt
SealDoc maakt van je factuurgegevens een e-factuur volgens de Europese norm EN 16931. De derde stap, afdrukken en de envelop, vervalt. Het werk uit de tweede en de vierde stap neemt SealDoc over:
- SealDoc kent het factuurnummer toe uit de reeks die je kiest.
- SealDoc rekent de regelbedragen, de btw per tarief en de totalen uit.
- SealDoc controleert elke factuur voordat hij klaarstaat. Een factuur die niet door de controle komt, gaat de deur niet uit.
- SealDoc maakt een PDF/A-3 met de e-factuur als XML erin. Je klant leest de pdf, zijn boekhouding leest de XML.
- SealDoc mailt de factuur met jouw bedrijfsnaam als afzender en met je bijlagen erbij, zoals de werkbon of foto’s, en legt vast wat er wanneer verstuurd is.
- SealDoc maakt een creditnota rechtstreeks vanuit de oorspronkelijke factuur.
Wat dat kost: je begint gratis met 5 facturen per maand. Invoice 50 kost €7,50 per maand (excl. btw), en bij een volle bundel is dat €0,15 per factuur. Bij Invoice 500, voor €29,95 per maand, is het €0,06 per factuur.
Wat je niet in euro’s ziet
Niet alles laat zich in minuten uitdrukken. Sira Consulting rekende met een proces zonder fouten, en noemde het er zelf bij: “De kans op fouten bij e-facturering is veel kleiner.” Een fout op een factuur kost een creditnota, een nieuwe factuur en een klant die later betaalt.
En de vraag van klanten groeit. In België is de gestructureerde e-factuur tussen bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht. In Duitsland moet elk bedrijf sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. Het Nederlandse kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven per 1 juli 2030 verplicht maken.
Veelgestelde vragen
Wat kost het versturen van één factuur?
Volgens het kostenmodel van de Universiteit Hasselt, dat de Europese Commissie in 2024 gebruikte: €4,44 voor een papieren factuur, €2,02 voor een pdf per mail en €1,20 voor een e-factuur. Je eigen kosten hangen af van je uurkosten en van hoeveel minuten een factuur je kost.
Wat kost het verwerken van een ontvangen factuur?
Volgens hetzelfde model €8,04 voor een papieren factuur, €7,68 voor een pdf per mail en €2,27 voor een e-factuur. Een ontvangen pdf moet iemand nog steeds overtypen of laten herkennen, een e-factuur leest de boekhouding zelf in.
Hoeveel tijd kost het maken van een factuur?
Het model van Hasselt rekent 8 minuten om een papieren factuur te versturen. Sira Consulting mat in 2021 in Nederland de tijd van verzender tot ontvanger: 5 minuten voor een e-factuur, 18 minuten voor een pdf die met de hand wordt verwerkt.
Is een pdf per mail een e-factuur?
Nee. Een e-factuur bevat de factuurgegevens als gestructureerde data volgens EN 16931, in een formaat als UBL of CII, zodat de software van de ontvanger ze zelf kan inlezen. Een gewone pdf is gemaakt om te lezen. Er kan doorzoekbare tekst in staan, maar niet die gestructureerde gegevens. Een hybride factuur, zoals Factur-X, is allebei: een pdf met de XML erin.
Samengevat
Een factuur kost meer dan je denkt, en het meeste zit in handwerk. Reken het uit met je eigen aantallen: facturen per maand, minuten per factuur en uurkosten. Streep daarna weg wat je niet meer met de hand doet. Wil je zien wat er dan overblijft, begin gratis met factureren in SealDoc of bekijk de pakketten.