When did KSeF become mandatory in Poland?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) became mandatory for large taxpayers (above PLN 200 million annual turnover) on 1 February 2026, and for remaining businesses from 1 April 2026. Micro-taxpayers (under PLN 200,000 turnover) have until 1 October 2026.

Does KSeF apply to cross-border invoices?

Cross-border invoices (B2B with a non-Polish buyer) are exempt from the mandatory KSeF submission requirement. However, Polish sellers invoicing foreign buyers are encouraged to use KSeF voluntarily. The exemption covers both intra-EU transactions and export invoices.

What is the KSeF invoice format?

KSeF invoices use the FA(2) XML schema, a Polish-specific format defined by the Ministry of Finance. It is not based on EN 16931 or Factur-X. Every invoice submitted to KSeF receives a unique KSeF number (Numer KSeF) that must be retained as proof of submission.

Resumen facturacion electronica UE

KSeF obligatorio desde feb 2026

Guia KSeF Polonia

El sistema nacional de facturacion electronica de Polonia (KSeF) se volvio obligatorio para las grandes empresas en febrero de 2026 y para todas las empresas desde abril de 2026. KSeF es fundamentalmente diferente de Peppol: es un sistema de compensacion alojado por el gobierno donde cada factura pasa por el Ministerio de Finanzas.

Sistema

KSeF (Ministry of Finance)

Formato

FA(2) XML

Grandes contribuyentes

1 Feb 2026

Todos los demas

1 Apr 2026 / 1 Oct 2026

Como funciona KSeF

KSeF es un modelo de compensacion. A diferencia de Peppol (donde las facturas se enrutan de igual a igual), cada factura KSeF pasa por un sistema gubernamental central antes de ser legalmente considerada emitida.

Generar XML FA(2)

Su sistema contable genera una factura en el esquema XML FA(2) definido por el Ministerio de Finanzas polaco.

Enviar a KSeF

El XML se envia a la API KSeF. El Ministerio valida la estructura y, si es valida, devuelve un numero KSeF unico (Numer KSeF) y una marca de tiempo.

La factura esta emitida

La factura se emite legalmente en el momento en que KSeF asigna el numero. El comprador puede recuperar la factura directamente desde KSeF o recibirla del vendedor.

El Numer KSeF es un identificador alfanumerico de 36 caracteres que sirve como prueba de que la factura fue emitida legalmente. Debe incluirse en cualquier version impresa o PDF de la factura enviada al comprador.

Cronograma del mandato

Activo

1 ene 2022

Lanzamiento voluntario KSeF

El Ministerio de Finanzas polaco lanzo KSeF como piloto voluntario. Las empresas podian comenzar a emitir y recibir facturas FA(2) voluntariamente.

Activo

1 feb 2026

Obligatorio: grandes contribuyentes

Las empresas con facturacion anual superior a PLN 200 millones (aprox. EUR 45 millones) deben emitir todas las facturas B2B domesticas a traves de KSeF.

Activo

1 abr 2026

Obligatorio: todos los demas contribuyentes

Todas las demas empresas polacas registradas en IVA (excepto micro por debajo de PLN 200k) deben usar KSeF para facturas B2B domesticas.

Proximo

1 oct 2026

Obligatorio: micro contribuyentes

Las empresas con facturacion por debajo de PLN 200.000 y las empresas exentas de IVA deben cumplir con los requisitos de KSeF.

Vendedores transfronterizos: lo que necesita saber

Esta vendiendo A un comprador polaco

Si es una empresa no polaca que emite facturas a una empresa polaca, KSeF no le aplica. Las facturas transfronterizas estan exentas de la presentacion obligatoria a KSeF.

Su comprador polaco recibira la factura como de costumbre (PDF, correo electronico o Peppol). No necesitan registrar su factura en KSeF.

Sin embargo: si su comprador polaco le pide que entregue facturas en formato FA(2) a traves de KSeF, puede hacerlo voluntariamente (requiere un token de API KSeF polaco otorgado por el comprador).

Es una empresa polaca que vende al extranjero

Las facturas de exportacion y las facturas B2B intra-UE a compradores no polacos estan exentas de la presentacion obligatoria a KSeF.

Aun necesita emitir estas facturas bajo las reglas de IVA polacas, pero no necesita enviarlas a la API KSeF. Puede hacerlo voluntariamente.

Para las facturas transfronterizas que desea archivar con prueba de no manipulacion y marcas de tiempo RFC 3161, SealDoc lo gestiona independientemente de KSeF.

KSeF vs Peppol: diferencias clave

	KSeF (Polonia)	Peppol (UE)
Modelo	Compensacion: la factura pasa por el gobierno	Descentralizado: enrutamiento de igual a igual via puntos de acceso
Formato	FA(2) XML (especifico de Polonia)	UBL 2.1, CII, Factur-X (EN 16931)
Alcance	B2B y B2G domesticos (solo Polonia)	B2B y B2G transfronterizos EU
Marca de tiempo legal	KSeF asigna marca de tiempo al enviar	Marca de tiempo RFC 3161 via TSA (opcional, recomendada)
Archivo	KSeF almacena facturas 10 anos en servidores gubernamentales	Comprador/vendedor responsable de su propio archivo
Transfronterizo	Exento para transacciones no domesticas	Disenado para facturacion transfronteriza EU

Preguntas frecuentes

Cuando se volvio obligatorio KSeF en Polonia?

KSeF se volvio obligatorio para los grandes contribuyentes (facturacion anual superior a PLN 200 millones) el 1 de febrero de 2026. Todas las demas empresas registradas en IVA deben cumplir desde el 1 de abril de 2026. Los micro-contribuyentes (facturacion inferior a PLN 200.000) y las empresas exentas de IVA tienen hasta el 1 de octubre de 2026.

Aplica KSeF a las facturas transfronterizas?

No. Las facturas transfronterizas (transacciones B2B donde el comprador no es un contribuyente polaco) estan exentas de la presentacion obligatoria a KSeF. Esto incluye ventas intra-UE y exportaciones. Los vendedores polacos pueden usar KSeF voluntariamente para dichas transacciones.

Que formato usa KSeF?

KSeF usa el esquema XML FA(2) (anteriormente FA_VAT). Este es un formato especifico de Polonia definido por el Ministerio de Finanzas. No esta basado en EN 16931 y no es compatible con Factur-X o XRechnung.

Reemplaza KSeF la necesidad de archivar facturas?

KSeF almacena las facturas enviadas en servidores gubernamentales durante 10 anos. Sin embargo, las empresas deben mantener su propio archivo. La marca de tiempo asignada por KSeF y el Numer KSeF sirven como prueba de emision legal, pero las empresas son responsables de la pista de auditoria completa incluyendo la confirmacion de pago y documentos relacionados.

Mi cliente polaco pide una factura KSeF. Que debo hacer como vendedor extranjero?

Como vendedor no polaco, no esta obligado a usar KSeF. Explique a su cliente polaco que las facturas transfronterizas estan exentas de KSeF. Puede enviar una factura estructurada (Factur-X o UBL) o un PDF normal. Ambos son aceptados para transacciones no domesticas. Si insisten en una factura con formato KSeF, necesitarian otorgarle acceso a la API, lo cual es inusual para proveedores regulares.

Compruebe si sus socios polacos estan en Peppol

La busqueda Peppol es gratuita. Para facturas transfronterizas a compradores polacos, Factur-X o UBL es la opcion mas interoperable.

Peppol Check Validar Factur-X