When did KSeF become mandatory in Poland?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) became mandatory for large taxpayers (above PLN 200 million annual turnover) on 1 February 2026, and for remaining businesses from 1 April 2026. Micro-taxpayers (under PLN 200,000 turnover) have until 1 October 2026.

Does KSeF apply to cross-border invoices?

Cross-border invoices (B2B with a non-Polish buyer) are exempt from the mandatory KSeF submission requirement. However, Polish sellers invoicing foreign buyers are encouraged to use KSeF voluntarily. The exemption covers both intra-EU transactions and export invoices.

What is the KSeF invoice format?

KSeF invoices use the FA(2) XML schema, a Polish-specific format defined by the Ministry of Finance. It is not based on EN 16931 or Factur-X. Every invoice submitted to KSeF receives a unique KSeF number (Numer KSeF) that must be retained as proof of submission.

Przeglad e-fakturowania EU

KSeF obowiazkowy od lut 2026

Przewodnik KSeF Polska

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stal sie obowiazkowy dla duzych przedsiebiorstw w lutym 2026 r. i dla wszystkich firm od kwietnia 2026 r. KSeF rozni sie zasadniczo od Peppol: jest to system clearingowy obsługiwany przez rzad, przez ktory przechodzi kazda faktura, zanim trafi do Ministerstwa Finansow.

System

KSeF (Ministry of Finance)

Format

FA(2) XML

Duzych podatnikow

1 Feb 2026

Wszyscy pozostali

1 Apr 2026 / 1 Oct 2026

Jak dziala KSeF

KSeF jest modelem clearingowym. W przeciwienstwie do Peppol (gdzie faktury sa przesylane bezposrednio miedzy stronami), kazda faktura KSeF przechodzi przez centralny system rzadowy zanim zostanie uznana za wystawiona.

Generowanie XML FA(2)

System ksiegowy generuje fakture w schemacie XML FA(2) zdefiniowanym przez polskie Ministerstwo Finansow.

Przeslanie do KSeF

XML jest przesylany do API KSeF. Ministerstwo weryfikuje strukture i jesli jest poprawna, zwraca unikalny numer KSeF (Numer KSeF) oraz znacznik czasu.

Faktura jest wystawiona

Faktura jest wystawiona prawnie w momencie nadania numeru przez KSeF. Nabywca moze pobrac fakture bezposrednio z KSeF lub otrzymac ja od sprzedawcy.

Numer KSeF to 36-znakowy identyfikator alfanumeryczny bedacy dowodem prawnego wystawienia faktury. Musi byc umieszczony na kazdej drukowanej lub PDF wersji faktury wyslanej do nabywcy.

Harmonogram obowiazku

Aktywny

1 sty 2022

Dobrowolne uruchomienie KSeF

Ministerstwo Finansow uruchomilo KSeF jako dobrowolny pilot. Firmy mogly zaczac wystawiac i otrzymywac faktury FA(2) dobrowolnie.

Aktywny

1 lut 2026

Obowiazkowy: duzi podatnicy

Firmy z rocznym obrotem powyzej 200 mln PLN (ok. 45 mln EUR) musza wystawiac wszystkie krajowe faktury B2B przez KSeF.

Aktywny

1 kwi 2026

Obowiazkowy: wszyscy pozostali podatnicy

Wszystkie pozostale polskie firmy zarejestrowane do VAT (z wyjatkiem mikro ponizej 200k PLN) musza uzywac KSeF do krajowych faktur B2B.

Nadchodzacy

1 paz 2026

Obowiazkowy: mikropodatnicy

Firmy z obrotem ponizej 200 000 PLN oraz firmy zwolnione z VAT musza spelniac wymogi KSeF.

Sprzedawcy transgraniczni: co musisz wiedziec

Sprzedajesz DO polskiego nabywcy

Jesli jestes firma spoza Polski wystawiajaca faktury polskiej firmie, KSeF nie dotyczy Ciebie. Faktury transgraniczne sa zwolnione z obowiazkowego przesylania do KSeF.

Twoj polski nabywca otrzyma fakture jak zwykle (PDF, e-mail lub Peppol). Nie musi rejestrowac Twojej faktury w KSeF.

Jednak jesli Twoj polski nabywca poprosi Cie o dostarczanie faktur w formacie FA(2) przez KSeF, mozesz to zrobic dobrowolnie (wymaga polskiego tokenu API KSeF przyznanego przez nabywce).

Jestes polska firma sprzedajaca za granice

Faktury eksportowe i wewnatrzwspolnotowe faktury B2B do nabywcow spoza Polski sa zwolnione z obowiazkowego przesylania do KSeF.

Nadal musisz wystawiac te faktury zgodnie z polskimi przepisami VAT, ale nie musisz ich przesylac do API KSeF. Mozesz to robic dobrowolnie.

Do archiwizacji faktur transgranicznych z dowodem niezfalszowania i znacznikami czasu RFC 3161, SealDoc obsluguje to niezaleznie od KSeF.

KSeF vs Peppol: kluczowe roznice

	KSeF (Polska)	Peppol (UE)
Model	Clearing: faktura przechodzi przez rzad	Zdecentralizowany: routing peer-to-peer przez Punkty Dostepu
Format	FA(2) XML (specyficzny dla Polski)	UBL 2.1, CII, Factur-X (EN 16931)
Zakres	Krajowe B2B i B2G (tylko Polska)	Transgraniczne UE B2B i B2G
Prawny znacznik czasu	KSeF nadaje znacznik czasu przy przeslaniu	Znacznik czasu RFC 3161 przez TSA (opcjonalny, zalecany)
Archiwizacja	KSeF przechowuje faktury przez 10 lat na serwerach rzadowych	Nabywca/sprzedawca odpowiada za wlasna archiwizacje
Transgraniczne	Zwolnione dla transakcji niekrajowych	Zaprojektowane dla transgranicznego fakturowania UE

Czesto zadawane pytania

Kiedy KSeF stal sie obowiazkowy w Polsce?

KSeF stal sie obowiazkowy dla duzych podatnikow (roczny obrot powyzej 200 mln PLN) 1 lutego 2026 r. Wszystkie pozostale firmy zarejestrowane do VAT musza spelniac wymogi od 1 kwietnia 2026 r. Mikropodatnicy (obrot ponizej 200 000 PLN) i firmy zwolnione z VAT maja czas do 1 pazdziernika 2026 r.

Czy KSeF dotyczy faktur transgranicznych?

Nie. Faktury transgraniczne (transakcje B2B, w ktorych nabywca nie jest polskim podatnikiem) sa zwolnione z obowiazkowego przesylania do KSeF. Obejmuje to sprzedaz wewnatrzwspolnotowa i eksport. Polscy sprzedawcy moga uzywac KSeF dobrowolnie dla takich transakcji.

Jakiego formatu uzywa KSeF?

KSeF uzywa schematu XML FA(2) (wczesniej FA_VAT). Jest to format specyficzny dla Polski zdefiniowany przez Ministerstwo Finansow. Nie jest oparty na EN 16931 i nie jest kompatybilny z Factur-X ani XRechnung.

Czy KSeF zastepuje potrzebe archiwizacji faktur?

KSeF przechowuje przeslane faktury na serwerach rzadowych przez 10 lat. Jednak firmy nadal powinny prowadzic wlasne archiwum. Znacznik czasu nadany przez KSeF i Numer KSeF sluza jako dowod prawnego wystawienia, ale firmy sa odpowiedzialne za pelna sciezke audytu, w tym potwierdzenie platnosci i powiazane dokumenty.

Moj polski klient prosi o fakture KSeF. Co mam zrobic jako zagraniczny sprzedawca?

Jako sprzedawca spoza Polski nie jestes zobowiazany do korzystania z KSeF. Wyjasnil polskiemu klientowi, ze faktury transgraniczne sa zwolnione z KSeF. Mozesz wyslac ustrukturyzowana fakture (Factur-X lub UBL) lub zwykly PDF. Oba sa akceptowane dla transakcji niekrajowych. Jesli nalegaja na fakture w formacie KSeF, musieliby przyznac Ci dostep do API, co jest nietypowe dla zwyklych dostawcow.

Sprawdz, czy Twoi polscy partnerzy sa na Peppol

Wyszukiwanie Peppol jest bezplatne. Do transgranicznych faktur dla polskich nabywcow, Factur-X lub UBL jest najbardziej interoperabilna opcja.

Peppol Check Walidacja Factur-X