EU-E-Rechnungs-Ubersicht
KSeF Pflicht ab Feb 2026

Polen KSeF-Leitfaden

Das nationale E-Rechnungssystem Polens (KSeF) wurde im Februar 2026 fur grosse Unternehmen Pflicht und ab April 2026 fur alle Unternehmen. KSeF unterscheidet sich grundlegend von Peppol: Es ist ein staatlich betriebenes Clearingsystem, bei dem jede Rechnung das Finanzministerium durchlauft.

System

KSeF (Ministry of Finance)

Format

FA(2) XML

Grosse Steuerpflichtige

1 Feb 2026

Alle anderen

1 Apr 2026 / 1 Oct 2026

Wie KSeF funktioniert

KSeF ist ein Clearance-Modell. Im Gegensatz zu Peppol (wo Rechnungen Peer-to-Peer weitergeleitet werden) passiert jede KSeF-Rechnung ein zentrales staatliches System, bevor sie rechtlich als ausgestellt gilt.

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FA(2) XML erstellen

Ihr Buchhaltungssystem erstellt eine Rechnung im FA(2)-XML-Schema, das vom polnischen Finanzministerium definiert wurde.

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An KSeF ubermitteln

Die XML wird an die KSeF-API ubermittelt. Das Ministerium validiert die Struktur und gibt bei Gultigkeit eine eindeutige KSeF-Nummer (Numer KSeF) und einen Zeitstempel zuruck.

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Rechnung ist ausgestellt

Die Rechnung ist rechtlich ausgestellt, sobald KSeF die Nummer zuweist. Der Kaufer kann die Rechnung direkt von KSeF abrufen oder vom Verkaufer erhalten.

Die Numer KSeF ist eine 36-stellige alphanumerische Kennung, die als Nachweis dient, dass die Rechnung rechtlich ausgestellt wurde. Sie muss auf jeder gedruckten oder PDF-Version der an den Kaufer gesendeten Rechnung angegeben sein.

Pflicht-Zeitplan

Aktiv

1. Jan 2022

Freiwilliger KSeF-Start

Das polnische Finanzministerium startete KSeF als freiwilligen Piloten. Unternehmen konnten damit beginnen, FA(2)-Rechnungen freiwillig auszustellen und zu empfangen.

Aktiv

1. Feb 2026

Pflicht: grosse Steuerpflichtige

Unternehmen mit einem Jahresumsatz uber PLN 200 Millionen (ca. EUR 45 Mio.) mussen alle inlandischen B2B-Rechnungen uber KSeF ausstellen.

Aktiv

1. Apr 2026

Pflicht: alle ubrigen Steuerpflichtigen

Alle ubrigen in Polen mehrwertsteuerregistrierten Unternehmen (ausser Kleinstunternehmen unter PLN 200k) mussen KSeF fur inlandische B2B-Rechnungen nutzen.

Bevorstehend

1. Okt 2026

Pflicht: Kleinstunternehmen

Unternehmen mit einem Umsatz unter PLN 200.000 und von der Mehrwertsteuer befreite Unternehmen mussen die KSeF-Anforderungen erfullen.

Grenzuberschreitende Verkaufer: Was Sie wissen mussen

Sie verkaufen AN einen polnischen Kaufer

Wenn Sie ein nicht-polnisches Unternehmen sind, das Rechnungen an ein polnisches Unternehmen ausstellt, gilt KSeF nicht fur Sie. Grenzuberschreitende Rechnungen sind von der KSeF-Pflicht befreit.

Ihr polnischer Kaufer erhalt die Rechnung wie gewohnt (PDF, E-Mail oder Peppol). Er muss Ihre Rechnung nicht in KSeF registrieren.

Wenn Ihr polnischer Kaufer jedoch verlangt, dass Sie Rechnungen im FA(2)-Format uber KSeF liefern, konnen Sie dies freiwillig tun (erfordert einen polnischen KSeF-API-Token, der vom Kaufer gewahrt wird).

Sie sind ein polnisches Unternehmen, das im Ausland verkauft

Exportrechnungen und innergemeinschaftliche B2B-Rechnungen an nicht-polnische Kaufer sind von der KSeF-Pflicht befreit.

Sie mussen diese Rechnungen weiterhin nach polnischen Mehrwertsteuervorschriften ausstellen, mussen sie aber nicht an die KSeF-API ubermitteln. Sie konnen dies weiterhin freiwillig tun.

Fur grenzuberschreitende Rechnungen, die Sie mit Manipulationsnachweis und RFC 3161-Zeitstempeln archivieren mochten, erledigt SealDoc dies unabhangig von KSeF.

KSeF vs. Peppol: Hauptunterschiede

KSeF (Polen) Peppol (EU)
Modell Clearance: Rechnung passiert die Regierung Dezentralisiert: Peer-to-Peer uber Zugangspunkte
Format FA(2) XML (polnisch-spezifisch) UBL 2.1, CII, Factur-X (EN 16931)
Umfang Inlandisches B2B und B2G (nur Polen) Grenzuberschreitendes EU-B2B und B2G
Rechtlicher Zeitstempel KSeF weist Zeitstempel bei Einreichung zu RFC 3161-Zeitstempel uber TSA (optional, empfohlen)
Archivierung KSeF speichert Rechnungen 10 Jahre auf Staatsservern Kaufer/Verkaufer fur eigene Archivierung verantwortlich
Grenzuberschreitend Befreit fur nichtinlandische Transaktionen Fur grenzuberschreitende EU-Rechnungen konzipiert

Haufig gestellte Fragen

Wann wurde KSeF in Polen Pflicht?
KSeF wurde am 1. Februar 2026 fur grosse Steuerpflichtige (Jahresumsatz uber PLN 200 Millionen) Pflicht. Alle ubrigen mehrwertsteuerregistrierten Unternehmen mussen ab 1. April 2026 erfullen. Kleinstunternehmen (Umsatz unter PLN 200.000) und mehrwertsteuerbefreite Unternehmen haben bis 1. Oktober 2026.
Gilt KSeF fur grenzuberschreitende Rechnungen?
Nein. Grenzuberschreitende Rechnungen (B2B-Transaktionen, bei denen der Kaufer kein polnischer Steuerpflichtiger ist) sind von der KSeF-Pflicht befreit. Dazu gehoren innergemeinschaftliche Verkaufe und Exporte. Polnische Verkaufer konnen KSeF fur solche Transaktionen freiwillig nutzen.
Welches Format verwendet KSeF?
KSeF verwendet das FA(2)-XML-Schema (fruher FA_VAT). Dies ist ein polnisch-spezifisches Format, das vom Finanzministerium definiert wurde. Es basiert nicht auf EN 16931 und ist nicht mit Factur-X oder XRechnung kompatibel.
Ersetzt KSeF die Notwendigkeit der Rechnungsarchivierung?
KSeF speichert eingereichte Rechnungen zehn Jahre lang auf Staatsservern. Unternehmen sollten jedoch weiterhin ein eigenes Archiv fuhren. Der KSeF-zugewiesene Zeitstempel und die Numer KSeF dienen als Nachweis der rechtlichen Ausstellung, aber Unternehmen sind fur den gesamten Prufsaldo einschliesslich Zahlungsbestatigung und verwandter Dokumente verantwortlich.
Mein polnischer Kunde fragt nach einer KSeF-Rechnung. Was soll ich als auslandischer Verkaufer tun?
Als nicht-polnischer Verkaufer sind Sie nicht verpflichtet, KSeF zu nutzen. Erklaren Sie Ihrem polnischen Kunden, dass grenzuberschreitende Rechnungen von KSeF befreit sind. Sie konnen eine strukturierte Rechnung (Factur-X oder UBL) oder eine normale PDF senden. Beide werden fur nicht-inlandische Transaktionen akzeptiert. Wenn sie auf einer KSeF-formatierten Rechnung bestehen, mussten sie Ihnen API-Zugang gewahren, was fur regulare Lieferanten ungewohnlich ist.

Prufen Sie, ob Ihre polnischen Partner auf Peppol sind

Peppol-Suche ist kostenlos. Fur grenzuberschreitende Rechnungen an polnische Kaufer ist Factur-X oder UBL die interoperabelste Option.

Peppol Check Factur-X validieren