Apercu facturation electronique UE
KSeF obligatoire depuis fev 2026

Guide KSeF Pologne

Le systeme national de facturation electronique polonais (KSeF) est devenu obligatoire pour les grandes entreprises en fevrier 2026 et pour toutes les entreprises a partir d'avril 2026. KSeF est fondamentalement different de Peppol: c'est un systeme de compensation heberge par l'Etat ou chaque facture passe par le ministere des Finances.

Systeme

KSeF (Ministry of Finance)

Format

FA(2) XML

Grands contribuables

1 Feb 2026

Tous les autres

1 Apr 2026 / 1 Oct 2026

Comment fonctionne KSeF

KSeF est un modele de compensation. Contrairement a Peppol (ou les factures sont acheminées en pair a pair), chaque facture KSeF passe par un systeme gouvernemental central avant d'etre legalement consideree comme emise.

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Generer le XML FA(2)

Votre systeme comptable genere une facture dans le schema XML FA(2) defini par le ministere polonais des Finances.

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Soumettre a KSeF

Le XML est soumis a l'API KSeF. Le ministere valide la structure et, si valide, retourne un numero KSeF unique (Numer KSeF) et un horodatage.

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La facture est emise

La facture est legalement emise au moment ou KSeF attribue le numero. L'acheteur peut recuperer la facture directement depuis KSeF ou la recevoir du vendeur.

Le Numer KSeF est un identifiant alphanumerique de 36 caracteres qui sert de preuve que la facture a ete legalement emise. Il doit figurer sur toute version imprimee ou PDF de la facture envoyee a l'acheteur.

Calendrier du mandat

Actif

1 jan 2022

Lancement volontaire KSeF

Le ministere polonais des Finances a lance KSeF comme pilote optionnel. Les entreprises pouvaient commencer a emettre et recevoir des factures FA(2) volontairement.

Actif

1 fev 2026

Obligatoire: grands contribuables

Les entreprises avec un chiffre d'affaires annuel superieur a 200 millions PLN (env. 45 M EUR) doivent emettre toutes les factures B2B domestiques via KSeF.

Actif

1 avr 2026

Obligatoire: tous les autres contribuables

Toutes les autres entreprises polonaises immatriculees a la TVA (sauf les micro en dessous de 200k PLN) doivent utiliser KSeF pour les factures B2B domestiques.

A venir

1 oct 2026

Obligatoire: micro-contribuables

Les entreprises avec un chiffre d'affaires inferieur a 200.000 PLN et les entreprises exonerees de TVA doivent se conformer aux exigences KSeF.

Vendeurs transfrontaliers: ce que vous devez savoir

Vous vendez A un acheteur polonais

Si vous etes une entreprise non polonaise emettant des factures a une entreprise polonaise, KSeF ne s'applique pas a vous. Les factures transfrontieres sont exemptees de la soumission KSeF obligatoire.

Votre acheteur polonais recevra la facture comme d'habitude (PDF, email ou Peppol). Il n'a pas besoin d'enregistrer votre facture dans KSeF.

Cependant: si votre acheteur polonais vous demande de livrer des factures au format FA(2) via KSeF, vous pouvez le faire volontairement (necessite un token API KSeF polonais accorde par l'acheteur).

Vous etes une entreprise polonaise vendant a l'etranger

Les factures d'exportation et les factures B2B intra-UE destinees a des acheteurs non polonais sont exemptes de la soumission KSeF obligatoire.

Vous devez toujours emettre ces factures selon les regles de TVA polonaises, mais vous n'avez pas besoin de les soumettre a l'API KSeF. Vous pouvez toujours le faire volontairement.

Pour les factures transfrontieres que vous souhaitez archiver avec preuve de non-falsification et horodatages RFC 3161, SealDoc gere cela independamment de KSeF.

KSeF vs Peppol: differences cles

KSeF (Pologne) Peppol (UE)
Modele Compensation: la facture passe par le gouvernement Decentralise: acheminement pair a pair via points d'acces
Format FA(2) XML (specifique a la Pologne) UBL 2.1, CII, Factur-X (EN 16931)
Portee B2B et B2G domestiques (Pologne uniquement) B2B et B2G transfrontaliers EU
Horodatage legal KSeF attribue l'horodatage lors de la soumission Horodatage RFC 3161 via TSA (optionnel, recommande)
Archivage KSeF stocke les factures 10 ans sur serveurs gouvernementaux Acheteur/vendeur responsable de son propre archivage
Transfrontalier Exempt pour les transactions non domestiques Concu pour la facturation transfrontaliere EU

Questions frequemment posees

Quand KSeF est-il devenu obligatoire en Pologne?
KSeF est devenu obligatoire pour les grands contribuables (chiffre d'affaires annuel superieur a 200 millions PLN) le 1er fevrier 2026. Toutes les autres entreprises immatriculees a la TVA doivent se conformer a partir du 1er avril 2026. Les micro-contribuables (chiffre d'affaires inferieur a 200.000 PLN) et les entreprises exonerees de TVA ont jusqu'au 1er octobre 2026.
KSeF s'applique-t-il aux factures transfrontieres?
Non. Les factures transfrontieres (transactions B2B ou l'acheteur n'est pas un contribuable polonais) sont exemptees de la soumission KSeF obligatoire. Cela inclut les ventes intra-UE et les exportations. Les vendeurs polonais peuvent utiliser KSeF volontairement pour ces transactions.
Quel format utilise KSeF?
KSeF utilise le schema XML FA(2) (anciennement FA_VAT). Il s'agit d'un format specifique a la Pologne defini par le ministere des Finances. Il n'est pas base sur EN 16931 et n'est pas compatible avec Factur-X ou XRechnung.
KSeF remplace-t-il la necessite d'archiver les factures?
KSeF stocke les factures soumises sur des serveurs gouvernementaux pendant 10 ans. Cependant, les entreprises doivent toujours maintenir leur propre archive. L'horodatage attribue par KSeF et le Numer KSeF servent de preuve d'emission legale, mais les entreprises sont responsables de la piste d'audit complete incluant la confirmation de paiement et les documents associes.
Mon client polonais demande une facture KSeF. Que dois-je faire en tant que vendeur etranger?
En tant que vendeur non polonais, vous n'etes pas oblige d'utiliser KSeF. Expliquez a votre client polonais que les factures transfrontieres sont exemptees de KSeF. Vous pouvez envoyer une facture structuree (Factur-X ou UBL) ou un PDF ordinaire. Les deux sont acceptes pour les transactions non domestiques. S'ils insistent sur une facture au format KSeF, ils devraient vous accorder un acces API, ce qui est inhabituel pour les fournisseurs reguliers.

Verifiez si vos partenaires polonais sont sur Peppol

La recherche Peppol est gratuite. Pour les factures transfrontieres destinees aux acheteurs polonais, Factur-X ou UBL est l'option la plus interoperable.

Peppol Check Valider Factur-X