When did KSeF become mandatory in Poland?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) became mandatory for large taxpayers (above PLN 200 million annual turnover) on 1 February 2026, and for remaining businesses from 1 April 2026. Micro-taxpayers (under PLN 200,000 turnover) have until 1 October 2026.

Does KSeF apply to cross-border invoices?

Cross-border invoices (B2B with a non-Polish buyer) are exempt from the mandatory KSeF submission requirement. However, Polish sellers invoicing foreign buyers are encouraged to use KSeF voluntarily. The exemption covers both intra-EU transactions and export invoices.

What is the KSeF invoice format?

KSeF invoices use the FA(2) XML schema, a Polish-specific format defined by the Ministry of Finance. It is not based on EN 16931 or Factur-X. Every invoice submitted to KSeF receives a unique KSeF number (Numer KSeF) that must be retained as proof of submission.

Panoramica fatturazione elettronica UE

KSeF obbligatorio da feb 2026

Guida KSeF Polonia

Il sistema nazionale di fatturazione elettronica della Polonia (KSeF) e diventato obbligatorio per le grandi imprese nel febbraio 2026 e per tutte le imprese dall'aprile 2026. KSeF e fondamentalmente diverso da Peppol: e un sistema di compensazione ospitato dal governo dove ogni fattura passa per il Ministero delle Finanze.

Sistema

KSeF (Ministry of Finance)

Formato

FA(2) XML

Grandi contribuenti

1 Feb 2026

Tutti gli altri

1 Apr 2026 / 1 Oct 2026

Come funziona KSeF

KSeF e un modello di compensazione. A differenza di Peppol (dove le fatture vengono instradate peer-to-peer), ogni fattura KSeF passa attraverso un sistema governativo centrale prima di essere legalmente considerata emessa.

Generare XML FA(2)

Il vostro sistema contabile genera una fattura nello schema XML FA(2) definito dal Ministero delle Finanze polacco.

Inviare a KSeF

L'XML viene inviato all'API KSeF. Il Ministero convalida la struttura e, se valida, restituisce un numero KSeF univoco (Numer KSeF) e un timestamp.

La fattura e emessa

La fattura e legalmente emessa nel momento in cui KSeF assegna il numero. L'acquirente puo recuperare la fattura direttamente da KSeF o riceverla dal venditore.

Il Numer KSeF e un identificatore alfanumerico di 36 caratteri che serve come prova che la fattura e stata legalmente emessa. Deve essere incluso su qualsiasi versione stampata o PDF della fattura inviata all'acquirente.

Cronologia del mandato

Attivo

1 gen 2022

Lancio volontario KSeF

Il Ministero delle Finanze polacco ha lanciato KSeF come pilota opt-in. Le imprese potevano iniziare a emettere e ricevere fatture FA(2) volontariamente.

Attivo

1 feb 2026

Obbligatorio: grandi contribuenti

Le imprese con fatturato annuale superiore a PLN 200 milioni (circa EUR 45 milioni) devono emettere tutte le fatture B2B domestiche tramite KSeF.

Attivo

1 apr 2026

Obbligatorio: tutti gli altri contribuenti

Tutte le altre imprese polacche registrate ai fini IVA (tranne le micro sotto PLN 200k) devono usare KSeF per le fatture B2B domestiche.

In arrivo

1 ott 2026

Obbligatorio: micro-contribuenti

Le imprese con fatturato inferiore a PLN 200.000 e le imprese esenti IVA devono conformarsi ai requisiti KSeF.

Venditori transfrontalieri: cosa dovete sapere

State vendendo A un acquirente polacco

Se siete un'azienda non polacca che emette fatture a un'azienda polacca, KSeF non si applica a voi. Le fatture transfrontaliere sono esenti dall'obbligo di invio a KSeF.

Il vostro acquirente polacco ricevera la fattura come al solito (PDF, email o Peppol). Non hanno bisogno di registrare la vostra fattura in KSeF.

Tuttavia: se il vostro acquirente polacco vi chiede di consegnare fatture in formato FA(2) tramite KSeF, potete farlo volontariamente (richiede un token API KSeF polacco concesso dall'acquirente).

Siete un'azienda polacca che vende all'estero

Le fatture di esportazione e le fatture B2B intra-UE destinate ad acquirenti non polacchi sono esenti dall'obbligo di invio a KSeF.

Dovete ancora emettere queste fatture secondo le regole IVA polacche, ma non dovete inviarle all'API KSeF. Potete comunque farlo volontariamente.

Per le fatture transfrontaliere che volete archiviare con prova di non manomissione e timestamp RFC 3161, SealDoc gestisce questo indipendentemente da KSeF.

KSeF vs Peppol: differenze chiave

	KSeF (Polonia)	Peppol (UE)
Modello	Compensazione: la fattura passa per il governo	Decentralizzato: instradamento peer-to-peer via Access Point
Formato	FA(2) XML (specifico per la Polonia)	UBL 2.1, CII, Factur-X (EN 16931)
Ambito	B2B e B2G domestici (solo Polonia)	B2B e B2G transfrontalieri EU
Timestamp legale	KSeF assegna timestamp all'invio	Timestamp RFC 3161 via TSA (opzionale, consigliato)
Archiviazione	KSeF conserva le fatture 10 anni su server governativi	Acquirente/venditore responsabile della propria archiviazione
Transfrontaliero	Esente per transazioni non domestiche	Progettato per fatturazione transfrontaliera EU

Domande frequenti

Quando KSeF e diventato obbligatorio in Polonia?

KSeF e diventato obbligatorio per i grandi contribuenti (fatturato annuale superiore a PLN 200 milioni) il 1 febbraio 2026. Tutte le altre imprese registrate ai fini IVA devono conformarsi dal 1 aprile 2026. I micro-contribuenti (fatturato inferiore a PLN 200.000) e le imprese esenti IVA hanno tempo fino al 1 ottobre 2026.

KSeF si applica alle fatture transfrontaliere?

No. Le fatture transfrontaliere (transazioni B2B in cui l'acquirente non e un contribuente polacco) sono esenti dall'obbligo di invio a KSeF. Cio include le vendite intra-UE e le esportazioni. I venditori polacchi possono usare KSeF volontariamente per tali transazioni.

Quale formato usa KSeF?

KSeF usa lo schema XML FA(2) (precedentemente FA_VAT). Si tratta di un formato specifico per la Polonia definito dal Ministero delle Finanze. Non e basato su EN 16931 e non e compatibile con Factur-X o XRechnung.

KSeF sostituisce la necessita di archiviare le fatture?

KSeF conserva le fatture inviate su server governativi per 10 anni. Tuttavia, le imprese dovrebbero comunque mantenere il proprio archivio. Il timestamp assegnato da KSeF e il Numer KSeF servono come prova di emissione legale, ma le imprese sono responsabili della pista di verifica completa inclusa la conferma di pagamento e i documenti correlati.

Il mio cliente polacco chiede una fattura KSeF. Cosa devo fare come venditore straniero?

Come venditore non polacco, non siete obbligati a usare KSeF. Spiegate al vostro cliente polacco che le fatture transfrontaliere sono esenti da KSeF. Potete inviare una fattura strutturata (Factur-X o UBL) o un normale PDF. Entrambi sono accettati per le transazioni non domestiche. Se insistono su una fattura in formato KSeF, dovrebbero concedervi accesso all'API, cosa insolita per i fornitori regolari.

Verificate se i vostri partner polacchi sono su Peppol

La ricerca Peppol e gratuita. Per le fatture transfrontaliere agli acquirenti polacchi, Factur-X o UBL e l'opzione piu interoperabile.

Peppol Check Convalida Factur-X