Twój klient wystawia faktury do Francji: cztery pytania, które warto zadać w tym miesiącu

1 września 2026 roku Francja uruchomiła obowiązek e-fakturowania. Od tej daty każda firma z siedzibą we Francji musi być w stanie odbierać e-faktury, a duże i średnie przedsiębiorstwa muszą je także wystawiać i prowadzić e-reporting; małe i mikroprzedsiębiorstwa dołączają 1 września 2027 roku. Między francuskimi firmami wysłanie pliku PDF e-mailem, nawet z osadzonym XML, nie spełnia już wymogów.

Większość publikacji na ten temat powstała z myślą o francuskich firmach. Ten tekst jest napisany dla księgowego holenderskiej lub belgijskiej firmy, która sprzedaje do Francji, bo to właśnie tam pytanie pojawia się najpierw i tam najłatwiej je przeoczyć.

Przeoczany punkt jest prosty. Francuski obowiązek e-fakturowania dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy zarówno dostawca, jak i nabywca są podatnikami z siedzibą we Francji. Firma z Eindhoven bez siedziby we Francji pozostaje poza nim, nawet jeśli ma francuski numer VAT. Jej francuski nabywca biznesowy zgłasza zakup w ramach e-reportingu. Zmienia się natomiast sposób, w jaki ten nabywca otrzymuje teraz faktury.

Których Twoich klientów to dotyczy

Możesz to ustalić na podstawie samej dokumentacji księgowej, bez pytania kogokolwiek.

Przejrzyj rejestr należności w poszukiwaniu numerów VAT zaczynających się od FR. Każdy klient, który ma francuskich nabywców zarejestrowanych do VAT, sprzedaje firmom, które odbierają teraz e-faktury przez zatwierdzoną platformę. To, czy sam klient podlega obowiązkowi, zależy od jednego pytania: czy ma siedzibę we Francji? Bez niej pozostaje poza obowiązkiem, nawet z francuskim numerem VAT.

Zwykle wyłaniają się dwie grupy:

1. Regularni eksporterzy. Wiedzą, że sprzedają do Francji, i często dostali już pytanie od francuskiego nabywcy. To im możesz pomóc najbardziej konkretnie.
2. Okazjonalni eksporterzy. Jedna lub dwie francuskie faktury rocznie, zwykle poza czyimkolwiek polem widzenia. To oni zostaną zaskoczeni w ciągu kwartału, bo nic w ich procesie nie wygląda na wymagające zmiany, dopóki jakaś faktura nie wróci.

Druga grupa jest większa, niż spodziewa się większość biur rachunkowych.

Cztery pytania

Dla każdego klienta z francuskimi nabywcami cztery pytania wyjaśniają sytuację. Zajmują około dziesięciu minut na klienta.

1. Czy Twoi francuscy nabywcy są osiągalni w sieci Peppol?

Można to sprawdzić dla każdego numeru VAT bez kontaktowania się z kimkolwiek. Peppol Directory jest publiczny, a wyszukiwanie zwraca odpowiedź tak lub nie w ciągu kilku sekund. Możesz to zrobić w naszym bezpłatnym sprawdzeniu Peppol, jeden numer naraz; bez konta, bez karty kredytowej.

Nabywca, który jest osiągalny, może już dziś odebrać ustrukturyzowaną fakturę. Nabywca, który nie jest osiągalny, albo korzysta z zatwierdzonej platformy, która nie opublikowała adresu Peppol, albo nie jest gotowy. To prowadzi do pytania drugiego.

2. Jeśli nie jest osiągalny, jaką zatwierdzoną platformę wybrał ten nabywca?

Francja nie zbudowała modelu czterech rogów opartego wyłącznie na Peppol, jak Belgia i Holandia. Stosuje sieć zatwierdzonych platform wokół portalu publicznego, z trzema rolami:

• PPF (Portail Public de Facturation): portal publiczny. Nie pośredniczy już w wymianie faktur, ale prowadzi centralny katalog i przekazuje dane z faktur do organu podatkowego.
• PA (plateforme agréée, dawniej PDP): zatwierdzone prywatne platformy, z którymi łączą się firmy. Zatwierdzone platformy są ze sobą połączone i przekazują dane do PPF.
• OD (Opérateur de Dématérialisation): niezatwierdzeni dostawcy, którzy działają na bazie zatwierdzonej platformy.

Każda e-faktura między francuskimi firmami musi przejść przez zatwierdzoną platformę (plateforme agréée, PA); portal publiczny (PPF) nie pośredniczy już w wymianie faktur, ale prowadzi centralny katalog i przekazuje dane z faktur do organu podatkowego. Bezpośrednia wymiana EDI między dwiema stronami, bez zatwierdzonej platformy, również nie spełnia wymogów.

Francuski nabywca Twojego klienta musi więc wybrać zatwierdzoną platformę. Jeśli nie potrafi żadnej wskazać, jest opóźniony, a Twój klient powinien w międzyczasie zaplanować obsługę ręczną. Warto to wiedzieć we wrześniu, a nie w listopadzie.

3. Czy system Twojego klienta w ogóle potrafi wygenerować ustrukturyzowaną fakturę?

Francja akceptuje na równych prawach trzy formaty bazowe: UBL, CII i Factur-X.

Większość pakietów księgowych sprzedawanych w Holandii i Belgii potrafi generować UBL, ponieważ belgijski obowiązek z 1 stycznia 2026 roku wymusił tę kwestię. Czy konkretny profil eksportu spełnia EN 16931, to osobne pytanie i warto zwalidować jedną prawdziwą fakturę, zamiast ufać liście funkcji dostawcy oprogramowania.

4. Jak faktura faktycznie trafia do Francji?

Dla większości niefrancuskich MŚP najprostszą drogą jest most Peppol. Kilka zatwierdzonych platform akceptuje faktury Peppol BIS Billing 3.0. Firma wysyłająca nie musi bezpośrednio integrować się z francuską infrastrukturą: wysyła do własnego Access Pointa Peppol, platforma nabywcy odbiera, nabywca jest osiągalny.

Warto to jasno powiedzieć klientowi, który przygotowuje się na francuski projekt integracyjny. W wielu przypadkach takiego projektu po prostu nie ma.

Gdy odpowiedź brzmi „nie”

Jeśli klient nie może dziś wysyłać ustrukturyzowanych faktur do francuskiego nabywcy, praktyczna kolejność wygląda tak:

1. Potwierdź, których konkretnie nabywców to dotyczy. Zwykle jest ich mniej, niż obawia się klient.
2. Zapytaj każdego z tych nabywców, z jakiej zatwierdzonej platformy korzysta i czy ta platforma akceptuje Peppol. Większość akceptuje.
3. Sprawdź, co pakiet księgowy klienta już potrafi wyeksportować, i zwaliduj jedną prawdziwą fakturę względem formatu, zanim zaczniesz na nim polegać.
4. Uzgodnij, co dzieje się w międzyczasie, aby faktura nie utknęła w dziale zobowiązań nabywcy.

Punkt czwarty to ten, który przekonuje ludzi. Argument zgodności z przepisami jest abstrakcyjny; zablokowana należność nie.

Harmonogram w jednej kolumnie

• 16 stycznia 2026 roku: organ podatkowy opublikował pierwszą listę 101 zatwierdzonych platform.
• 1 września 2026 roku: obowiązek odbioru dla każdej firmy z siedzibą we Francji. Obowiązek wystawiania i e-reportingu dla dużych i średnich przedsiębiorstw (średnie: mniej niż 5000 osób oraz obrót nieprzekraczający 1,5 mld EUR lub suma bilansowa nieprzekraczająca 2 mld EUR).
• 1 września 2027 roku: obowiązek wystawiania i e-reportingu rozszerza się na małe i mikroprzedsiębiorstwa (małe: mniej niż 250 osób oraz obrót nieprzekraczający 50 mln EUR lub suma bilansowa nieprzekraczająca 43 mln EUR).
• E-reporting (dane transakcyjne dla B2C i obrotu transgranicznego) ma ten sam harmonogram co wystawianie: 1 września 2026 roku dla dużych i średnich przedsiębiorstw, 1 września 2027 roku dla małych i mikroprzedsiębiorstw.

Termin, który zaskakuje ludzi, to pierwszy z nich, i dotyczy on nabywcy Twojego klienta, a nie samego klienta. Nawet mała francuska firma, która nie musi jeszcze elektronicznie wysyłać, ma obowiązek elektronicznie odbierać od swoich francuskich dostawców. Faktura od Twojego klienta, bez siedziby we Francji, pozostaje poza tym obowiązkiem; nabywca zgłasza ją w ramach e-reportingu.

Co to oznacza dla Twojego biura

To dziesięciominutowa rozmowa z każdym klientem, o której potrzebie większość z nich nie wie. Sprawdzenie numerów VAT dla całej bazy klientów zajmuje jedno popołudnie i daje krótką listę nazw z konkretnym problemem, który ma swoją datę.

Francja nie jest też ostatnia. Belgia ruszyła 1 stycznia 2026 roku, polski KSeF w lutym i kwietniu 2026 roku, a niemiecki system B2B wchodzi etapami. Klienci, których mapujesz teraz, to ci sami klienci, których będziesz mapować ponownie dla kolejnej jurysdykcji, a praca za każdym razem staje się tańsza.

Jeśli chcesz zacząć od części, która nie wymaga przygotowania, weź dwudziestu największych francuskich nabywców z całej bazy klientów i sprawdź ich osiągalność w Peppol. Ci, dla których wynik jest negatywny, to Twoja lista rozmów na ten miesiąc.

Kto to napisał i czym się zajmujemy

Ten artykuł pochodzi od SealDoc i słusznie jest zapytać, czym to jest, zanim klikniesz link. Chodzi o dwie rzeczy i warto je od siebie oddzielić.

Pierwsza to e-fakturowanie. Generowanie i walidacja faktur w formatach Peppol BIS Billing 3.0, Factur-X, ZUGFeRD i XRechnung, przez API albo przez n8n i Make. Bezpłatne sprawdzenie Peppol opisane powyżej działa na tym samym silniku, podobnie jak walidator, w którym możesz sprawdzić istniejącą fakturę względem formatu.

Druga to warstwa dowodowa pod spodem i to tu robi się ciekawie dla biura rachunkowego. Każdy dokument, który przez nią przechodzi, staje się plikiem PDF/A-3B, zwalidowanym względem ISO 19005-3, domyślnie opatrzonym znacznikiem czasu RFC 3161 i zapisanym w łańcuchu skrótów SHA-384 oraz w łańcuchu dowodowym, które utrwalają, kto co zrobił i kiedy. Całość eksportuje się jako jeden Evidence Pack: dokument, ścieżka audytowa i manifest, w formie, którą możesz przekazać audytorowi.

Powód jego istnienia jest prozaiczny. Plik PDF w folderze dowodzi, że masz plik. Nie dowodzi, kiedy plik powstał, ani tego, że od tamtej pory nie zmienił się w nim ani jeden bajt. W przypadku faktury, która musi przetrwać siedem lat lub dłużej, to różnica, którą zauważa się dopiero w chwili, gdy ktoś o to zapyta. Wtedy jest już za późno, żeby to załatwić.

Wszystko działa na europejskiej infrastrukturze. Jeśli chcesz zobaczyć, czym to jest, bez instalowania czegokolwiek, sprawdzenie Peppol i walidator nie wymagają konta ani karty kredytowej. Pełniejsze wyjaśnienie znajdziesz na stronie czym jest SealDoc.